www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Doxis4: От электронного архивирования
до хранилища контента

Электронное архивирование с помощью Doxis4 сегодня представляет собой намного больше, чем просто долгосрочное хранение информации для аудиторской проверки. Doxis4 с его хранилищем контента предлагает корпоративный пул информации для всех документов и данных. Здесь можно выкладывать информацию для долгосрочного архивирования, а также для временного хранения и обработки. 

Хранилище контента Doxis4 управляет всеми информационными объектами, которые существуют в цифровом формате или могут быть переведены в таковой – это документы, электронные письма, изображения, мультимедийные объекты, ссылки и т. п. Базой для последующего быстрого и целенаправленного доступа служат раздельно управляемые метаданные (критерии оценки индексов) для документов, процессов и папок. Кроме того, полная индексация документов позволяет также удобный поиск посредством полнотекстового поиска – благодаря функции интеллектуального анализа текстов поиск в Doxis4 выявляет подходящую информацию в контексте, даже если в документе отсутствуют ключевые слова.

Пул информации для эффективного управления документами

При ежедневной работе с документами необходима защита от потери данных. Каталоги файлов годятся для этого лишь условно. По ошибке вы можете перезаписать файлы, случайно удалить их полностью или частично. В сложной структуре некоторых каталогов файлов документы теряются, хотя физически все еще существуют – только больше никто не может их найти! Доступ к каталогу файлов в большинстве случаев принадлежит определенным группам сотрудников и отделам. Если в бизнес-процессы для совместной работы вовлекаются разные отделы, каталоги файлов препятствуют регулируемому доступу к информации.

В качестве универсального хранилища контента Doxis4 заменяет каталоги файлов и устраняет описанные выше недостатки. Благодаря автоматизированному контролю версий документы можно изменять, не утрачивая первоначальную версию. Решением о необходимости долгосрочного архивирования документов и их выбором управляет регулирующий орган. Таким образом предотвращается долгосрочное хранение уже не нужных рабочих версий и не требующих архивации документов.

Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки в целях надежного долгосрочного хранения

Функция электронного архивирования Doxis4 обеспечивает долгосрочное хранение структурированной и неструктурированной информации. Благодаря продуманной концепции предоставления прав, системе управления жизненным циклом информации (ILM) с регулируемыми правилами хранения, запоминающему устройству на базе технологии WORM и электронным подписям обеспечивается экономичное хранение информации для аудиторской проверки в соответствии с законом. Отработанная виртуализация памяти позволяет осуществлять соединение, одновременную эксплуатацию и замену в любой момент самых разных систем запоминающих устройств всех популярных на рынке производителей, включая «облачные» решения. Кроме того, с помощью Doxis4 можно реализовывать любые сценарии распределения и репликации – с учетом требований как амбициозных предприятий среднего уровня, так и больших концернов мирового масштаба. Для многих сценариев использования Doxis4 предлагает разработанные с учетом конкретных особенностей интерфейсы и службы ввода, например для данных SAP, MS SharePoint, MS Exchange, IBM Lotus Domino и т. д., в целях реализации разнообразнейших решений архивирования.

Таким образом, хранилище контента Doxis4 означает намного больше, чем просто электронное архивирование – это пул информации для эффективного управления документами.

Подробнее об электронном архивировании с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Мгновенный и независимый от места нахождения доступ к информации
  • Надежное хранение в соответствии с действующими ведомственными директивами
  • Возможность полного воспроизведения за счет протоколирования всех процессов
  • Максимальная гибкость и долгосрочная инвестиционная безопасность благодаря виртуализации памяти

Архивирование в контексте архитектуры Doxis4

Хранилище контента для всех типов информации

Документы и данные попадают на предприятия из самых разных источников и в различных форматах. Они создаются в многочисленных приложениях (ERP, CRM, HR, Mail, Office и т. д.) и должны оставаться привязанными к ним, даже если документы давно заархивированы. Работа с документами охватывает все подразделения. В рамках бизнес-процессов работать с документами приходится сотрудникам разных отделов и подразделений. В конечном итоге многие документы должны сохраняться длительное время, так как этого требует закон, ведомственный контроль и гарантийные обязательства. Для всего этого Doxis4 предлагает универсальное и корпоративное хранилище контента, вплоть до электронного архивирования и долгосрочного хранения.

Doxis4 позволяет перейти с разгруппированного и привязанного к приложениям хранения информации на предметно-ориентированное и относящееся к процессам. Помимо уже названных преимуществ, архивирование освобождает различные приложения от загруженности файлами, обеспечивая тем самым их быстродействие. Кроме того, оно снижает расходы за счет перемещения редко запрашиваемой информации на более дешевые носители ЗУ. Для пользователя это происходит незаметно – вся информация в соответствующей среде продолжает оставаться доступной напрямую.

Архивирование документов

Сохранение массива данных через клиентов Doxis4 и манданты клиентов, а также напрямую из MS Office и Sharepoint. Автоматический импорт/индексация больших объемов документов.

Архивирование электронной почты

Ручное и автоматизированное архивирование электронной почты, интегрированное в ПО для рабочих групп: Exchange/Outlook, Lotus Domino/Notes.

Архивирование файловых систем

Архивирование файловых систем с файловых серверов Windows и из других систем – вручную, в административном порядке или в регулирующем режиме на базе атрибутов файлов.

Архивирование данных

Архивирование данных SAP посредством реорганизации базы данных из всех модулей SAP – уменьшает размер и рост базы данных SAP.

Архивирование SAP

Соответствующее законодательству архивирование документов SAP, включая атрибуты документов, для аудиторской проверки.

Архивирование Microsoft SharePoint

Ручное сохранение массивов данных напрямую из Microsoft SharePoint и регулируемое, автоматическое архивирование содержимого SharePoint для аудиторской проверки.

Возможности & достоинства

  • Электронный универсальный архив

    Архив Doxis4 управляет любыми информационными объектами, которые существуют в цифровом формате или могут быть переведены в таковой, и надежно сохраняет их – это документы, электронные письма, изображения, мультимедийные объекты, данные и т. п. Бизнес-документация, требующая сохранения в силу особой важности или в связи с обязательствами, наряду с оригиналом может храниться в виде долгосрочных зарезервированных копий (визуальное воспроизведение) в формате TIFF, PDF, PDF/A-1 или PDF/A-2 и выкладываться на неизменяемых носителях ЗУ, в так называемых хранилищах WORM. Автоматизированное, точно настроенное управление правилами хранения и сроками удаления согласно правовым и внутренним служебным директивам обеспечивает, с одной стороны, необходимую защиту важной документации, а с другой – очередное освобождение емкости запоминающих устройств. Кроме того, в эффективное использование доступных систем ЗУ свой вклад вносят дедупликация (недублирующее хранение) и система управления жизненным циклом информации (ILM). Первое обеспечивает сохранение идентичного содержимого в архиве «физически» только один раз и предотвращение избыточности, второе контролирует весь жизненный цикл документов и при этом предоставляет оптимальную доступность при использовании максимально экономичных систем ЗУ.

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки

    Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету Doxis4 iECM от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Таким образом, электронное архивирование для аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов. Программная блокировка записи на базе технологии WORM («Write Once Read Multiple» = однократная запись, многократное считывание) препятствует последующему изменению или удалению данных, сохраненных на жестких дисках. Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки вместе с точной технологической документацией, гибкими сроками хранения, возможностью воспроизведения изменений и цифровыми подписями обеспечивает соответствие правовым нормам и долгосрочную защиту обязательных для хранения и важных документов.

  • Поиск информации и независимый от места нахождения доступ

    Надежное сохранение информации – это лишь первый шаг. Важную роль для ежедневной работы с информацией играет быстрота ее поиска. Основой для этого служат свободно определяемые критерии оценки индексов (метаданные) для каждого документа, процесса и папки – они создаются автоматизированно (в том числе из третьих систем, например SAP), но в любой момент могут добавляться вручную. Раздельное управление метаданными (база данных SQL) и содержимым документов (структура памяти) обеспечивает быструю доступность, в том числе, для огромных наборов документов. Дополнительно Doxis4 индексирует все без исключения содержимое и через интеллектуальный ассоциативный полнотекстовый поиск выявляет весь набор информации. При этом архивы Doxis4 отличаются чрезвычайно гибкими возможностями применения: при необходимости они предоставляют документы в контексте предметной и диалоговой обработки запросов ведущих систем, таких как ERP, CRM, HR и т. д. В ином случае доступ осуществляется через одного из клиентов Doxis4 (Windows, веб, мобильный) или на порталах интрасети, в SharePoint и т. п. через портлеты.

  • Защита доступа и возможность воспроизведения

    Основой безопасности заархивированной бизнес-документации являются персональная авторизация и аутентификация шифрования пользователя, а также кодовое представление SSL взаимодействия «клиент-сервер». Детализированное предоставление прав позволяет осуществлять дифференцированное управление доступом к информации для служебного пользования на предприятии или к конфиденциальным данным и предотвращает их несанкционированную передачу. Кроме того, архивирование может осуществляться в зашифрованном виде для дополнительной защиты от шпионажа. С помощью интегрированной в Doxis4 функции контрольного журнала в случае чего можно в любой момент доказать, кто и когда просматривал какие-либо документы, процессы и папки и вносил изменения.

  • Виртуализация памяти и репликация

    Doxis4 поддерживает все популярные на рынке системы запоминающих устройств, напр., NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera и ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 safeLock и т. д., и посредством виртуализации памяти может объединять их в глобальную, «виртуальную» систему ЗУ. Использование виртуализации памяти предоставляет предприятиям возможность приспосабливаться к обстоятельствам: для сохранения долгосрочных массивов данных можно использовать экономичные носители ЗУ, часто запрашиваемые наборы можно хранить на особенно быстрых носителях. Виртуализация памяти является правильным решением и в свете стремительного развития в сфере систем ЗУ: предприятия выигрывают за счет новых технологий, например тех же «облачных» хранилищ, без необходимости немедленного копирования устаревших систем – это сберегает инвестиции. При наличии разрозненных подразделений высокопроизводительные, интеллектуальные механизмы репликации обеспечивают быструю доступность и эффективную загруженность систем ЗУ.

  • Многоарендная архитектура

    Для концернов и предприятий средних размеров с множеством юридически самостоятельных подразделений незаменима многоарендная архитектура архивирования Doxis4: несколько компаний или мандантов могут одновременно и отдельно друг от друга хранить документы и данные для аудиторской проверки. Переход от одного манданта к другому возможен либо посредством повторной авторизации и аутентификации пользователя, либо путем определения дифференциации мандантов посредством концепции предоставления прав и раздельного сохранения данных (база данных и носители ЗУ). Doxis4 позволяет осуществлять такое раздельное сохранение данных и одновременно не допускает взаимный доступ к данным в соответствии с требованием законодательства.

  • Электронные подписи

    Без квалифицированной электронной подписи электронные документы официально не признаются. Кроме того, подписи защищают от фальсификаций и позволяют безошибочно определять автора (аутентичность). Doxis4 поддерживает использование электронных подписей в полном объеме – от сканирования до архивирования для аудиторской проверки. С помощью Doxis4 подписи можно создавать, проверять и архивировать по отдельности и группами. Doxis4 без проблем управляет несколькими электронными подписями на документ.

Система управления жизненным циклом информации (ILM)

ILM объединяет процессы и технологии для управления информацией предприятия в течение всего жизненного цикла. Она следит за тем, чтобы данные и документы в бизнес-процессе были доступны в нужный момент и одновременно надежно сохранялись на соответствующем оптимальном носителе ЗУ – с учетом скорости, аспектов затрат и правовых требований.

Жизненный цикл документов:

  • Управление структурированной и неструктурированной информацией в течение всего жизненного цикла
  • Автоматизированное перемещение документов и данных на соответствующий оптимальный носитель ЗУ
  • Интеллектуальные механизмы кэширования
Randstad Deutschland

Randstad – ведущее кадровое агентство в Германии – внедрило архив Doxis4 для архивирования свыше 27 млн личных документов из системы SAP Folder Management.

Читать »
Stadtwerke Bielefeld GmbH

Основой для единого, структури­рованного сохранения документов, постоянного доступа и необходимой оптимизации процессов стало внед­рение электронной строительной папки (EBA) на базе Doxis4.

Читать »
Город Гёттинген

Город Гёттинген доверяет «электрон­ному правительству» и при поддержке SER внедрил в первые организацион­ные единицы электронного ведения документации.

Читать »
SEW-Eurodrive

Компания SEW Eurodrive во всем мире использует СУД /архив, международ­ную сетевую инфраструктуру хранения и другие решения SER для оптимизации процессов.

Отчет о проекте »
Westfalen Gruppe

Die Westfalen Gruppe setzt auf Doxis4 als unter­nehmens­weite ECM-Plattform. In den letzten 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut – mittler­weile ar­beiten nahezu alle Abtei­lungen und Unter­nehmens­bereiche mit Doxis4.

Читать »
DHL Express

Компания DHL с 2010 года использует универсальную корпоративную программу СУД на базе Doxis4, чтобы вместе с партнером НР формировать один из самых крупных в мире архивов коммерческих документов.

Читать »
DER Touristik

Используя свое решение Doxis4, группа компаний каждый год автоматически обрабатывает более полумиллиона входящих счетов и архивирует все расчетные документы в архиве SER для аудиторской проверки.

Читать »
PVS Büdingen

В организации PVS Büdingen используют архив, СУД, электронные папки, почтовые ящики, рабочий процесс, модуль сканирования (Capture), офисное приложение SmartOffice Plus из пакета Doxis4 iECM.

Читать »
Fraport AG

Компания Fraport AG использует долгосрочное архивирование на базе Doxis4. Уже при переходе на современное поколение продукта архив вмещал 8,7 млн. документов общим объемом 1,3 ТБ.

Отчет о проекте »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL использует интегрируемую сис­тему ЕСМ от SER в разных отделах. Свое применение находят электрон­ные папки, архивирование, проверка счетов и руководство KTQ.

Читать »
Eissmann Group Automotive

Компания Eissmann выбрала для корпоративного использования пакет Doxis4 iECM от SER.

Читать »
DB Systel

Благодаря системе управления контентом в железнодорожной отрасли (BCM) на базе Doxis4 концерн Deutsche Bahn реализует специфические приложения для многотысячных пользователей.

Отчет о проекте »
EDEKA Nord

Компания EDEKA Nord управляет планами, актами приемки, договорами, текущими счетами своих рынков и т. п. в так называемых электронных папках объектов, чтобы быстро и удобно размещать документы без излишней работы с бумагами.

Читать »
LBS

На сегодняшний момент в системе Doxis4 ССК находится уже 43 млн документов. 300 сотрудников ССК работают с электронными папками, например с папкой накоплений на строительство, кредитной папкой, правовой папкой.

Читать »
BAUHAUS AG

В 2007 году компания BAUHAUS AG внедрила в юридическом отделе электронную правовую папку. Сегодня система управления делопроиз­водством на базе Doxis4 регулирует все коммуникационные процессы в рамках юридического отдела.

Читать »

Обзор электронного архивирования с помощью Doxis4

Хранилище контента

  • Архивирование документов (документы NCI и CI), данных, электронных писем, изображений, мультимедийных объектов и т. д.
  • Универсальное управление метаданными в реляционной базе данных
  • Разнообразные возможности поиска по всему массиву данных
  • Глобальное управление сроками хранения и удаления
  • Виртуализация физической памяти

Применимость на корпоративном уровне

  • Широкие возможности конфигурирования – вплоть до корпоративных приложений
  • Максимальная эффективность даже при высоких требованиях к пропускной способности и частоте обращений
  • Модуль репликации для максимальной доступности даже при разрозненных подразделениях
  • Многоарендная архитектура

Степень соответствия/безопасность

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки (IDW PS 880)
  • Программная блокировка записи на базе технологии WORM
  • Кодовое представление информационных объектов со стороны сервера
  • Надежное взаимодействие «клиент-сервер» (на базе SSL)

Интерфейсы

  • Поддержка всех популярных на рынке систем ЗУ: NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera и ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock и др.
  • Универсальные интерфейсы для распространенных систем ERP, HR и CRM
  • Сертифицированные интерфейсы к SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Администрирование

  • Охватывающее платформу приложение и сохранение данных
  • Администрирование посредством графического пользовательского интерфейса (на базе сети Интернет)
Эксклюзивный +Content для зарегистрированных пользователей
Решения для хранения с соблюдением нормативных требований: сертифицированная безопасность! - Doxis4 safeLock
Информационная брошюра

Решения для хранения с соблюдением нормативных требований: сертифицированная безопасность! - Doxis4 safeLock

Информационная брошюра »
Преобразование форматов на сервере - Doxis4 Rendition Server
Информационная брошюра

Преобразование форматов на сервере - Doxis4 Rendition Server

Информационная брошюра »
Contact