www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Коммерческая документация:
правильное архивирование для аудиторской проверки

Архивирование документации с помощью Doxis4

«Никаких проводок без документов» – это один из главных принципов надлежащего бухгалтерского учета. Отчетный документ является исходной точкой любой бухгалтерской проводки и считается доказательством правильности учета. Он документально подтверждает хозяйственную операцию, влияющую в финансовом отношении на предприятие.

Но и после проведения по бухгалтерским книгам необходимость в отчетном документе не отпадает: на него распространяется обязанность хранения на основании Торгового кодекса и налогового права. Предприятия и органы управления должны принимать меры для того, чтобы документацию можно было найти и прочитать даже через несколько лет. Через бухгалтерию ежедневно проходит огромное количество документов в виде входящих и исходящих счетов, бухгалтерских журналов, выписок по счетам, сальдового баланса, служебной переписки и т. п., которые должны быть защищены от изменений, т. е. храниться для аудиторской проверки до десяти лет в Германии и Швейцарии, семь лет в Австрии. Кроме того, данные и документация по требованию должны оперативно предоставляться в распоряжение налогово-финансового ведомства в пригодном для машинного считывания формате.

Универсальная инфраструктура архива без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами

Пакет управления корпоративным информационным контентом Doxis4 обеспечивает решение задач по хранению документов в рамках предприятия, с помощью которого можно начать архивирование документации в бухгалтерском учете и которое в дальнейшем можно последовательно внедрять во всех подразделениях. В данном случае речь идет об универсальной инфраструктуре архива без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами, которую можно последовательно интегрировать в собственное коммерческое программное обеспечение и бизнес-процессы.

С помощью архивирования документации Doxis4 коммерческие документы эффективно сохраняются для аудиторской проверки в течение сроков, предусмотренных налоговым правом и Торговым кодексом. К тому же архивирование документации позволяет легко и быстро находить документы в рамках аудита и финансовой ревизии на предприятии, а также обеспечивает их считывание даже спустя много лет – благодаря использованию таких длительно хранящихся форматов файлов, как TIFF, PDF и PDF/A.

Одним нажатием кнопки правильный документ по любой операции

Поиск и отображение документов могут осуществляться нажатием кнопки напрямую из системы финансового учета или ERP, а также на выбор с помощью программы просмотра Doxis4, отдельного клиента Doxis4 (ОС Windows, веб, мобильный) или оригинального приложения, посредством которого был создан документ. Для каждого документа можно переносить или вручную регистрировать необходимые метаданные из систем финансового учета, логистики и товарного хозяйства.

Архивирование для аудиторской проверки с помощью Doxis4

Ключевую роль в выборе системы играет пригодность для аудиторской проверки: неизменяемая память с защитой от записи, протоколирование для аудиторской проверки, защищенный паролем доступ, присвоение сроков хранения и удаления относятся к самым важным характеристикам архива документов для аудиторской проверки. Для этого Doxis4 поддерживает распространенные технологии WORM («Write Once Read Multiple» – однократная запись, многократное считывание) на программной и аппаратной базе. Просмотры можно регламентировать посредством прав доступа, изменения и обращения протоколируются с помощью контрольного журнала Doxis4. Автоматизированные сроки хранения и удаления обеспечивают невозможность непреднамеренного или ошибочного удаления документов.

В рамках аудита и финансовых ревизий на предприятии можно организовывать временные рабочие места, через которые оцифрованные документы предоставляются в специально предназначенном для этого «документальном пространстве». Это ускоряет и упрощает проверки!

Подробнее об архивировании документации с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Сертифицированное согласно стандарту IDW PS 880 архивирование всех бухгалтерских документов для аудиторской проверки (в бумажном/цифровом виде)
  • Интеграция в любую систему финансового учета, логистики и товарного хозяйства (напр., SAP, MS Dynamics)
  • Подготовка цифровых документов или организация временных рабочих мест для аудиторов и ревизоров финансовой деятельности предприятия
  • Исчерпывающее документирование истории хозяйственных операций

Раннее и позднее сканирование/регистрация

Doxis4 гибко поддерживает типичные сценарии регистрации и архивирования в бухгалтерском учете:

Раннее сканирование/регистрация

В случае «раннего сканирования/регистрации» все документы сканируются сразу же после поступления почты и доставляются ответственным исполнителям в электронном виде, а оригиналы архивируются. В идеале обработка транзакций полностью осуществляется в цифровом виде. Этот вариант ускоряет процессы. Все происходит еще проще с автоматизированной обработкой входящих счетов. С помощью Doxis4 InvoiceMaster счета можно регистрировать, проверять и автоматизированно обрабатывать, доводя проведение по бухгалтерским книгам до (полной) автоматизации.

Позднее сканирование/регистрация

При «позднем сканировании/регистрации» входящие документы в бумажном виде сначала, как обычно, доставляются через внутреннюю почтовую рассылку. Затем документы регистрируются и только в последнюю очередь сканируются. При этом порядке действий архивирование для аудиторской проверки осуществляется в конце процесса. В конечном итоге все документы доступны в цифровом виде. Этот метод не способствует оптимизации бизнес-процессов. 

Проверенная безопасность

Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала программному обеспечению для управления корпоративным информационным контентом Doxis4 от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Таким образом, компания SER официально гарантирует клиентам, что электронное архивирование для аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов.

Ревизоры обязаны проводить экспертизу относящихся к бухгалтерскому учету IT-систем проверяемого предприятия в рамках годового аудита. Программное обеспечение для архивирования, сертифицированное по стандарту для испытаний IDW PS 880, гарантирует проверенную безопасность ревизии.

Проверка аудиторской компанией Deloitte & Touche осуществлялась с учетом строгих стандартов Института общественных аудиторов (IDW). Проверялся не только сам программный пакет Doxis4 iECM, но и процессы его разработки.

Согласно выданному компанией Deloitte & Touche экспертному заключению проверенный программный продукт Doxis4 при надлежащем применении обеспечивает управление необходимыми для отчетности документами и данными и их хранение в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета. Этот сертификат Doxis4 получил первым среди электронных систем архивирования.

Стандарт IDW PS 880: Проверка программных продуктов

После внесения изменений и новой публикации стандарта IDW «Проверка программных продуктов (IDW PS 880)» по состоянию на 11.03.2010 г., осуществленных Экспертной комиссией по информационным технологиям (FAIT), методика испытаний в соответствии с классификацией системных проверок при использовании информационных технологий была модернизирована и учитывает подход к критериям Международного стандарта ISAE 3000 «Задания по подтверждению достоверности, отличные от аудита или обзорных проверок исторической финансовой информации». В документе IDW RS FAIT 1 сформулированы вытекающие из §§ 238, 239 и 257 Торгового кодекса требования к ведению торговых книг с помощью систем с IT-поддержкой. В директиве IDW RS FAIT 3 уточняются основные положения надлежащего ведения бухгалтерского учета (GoB) с применением электронных технологий архивирования. Здесь разъясняются требования к системам архивирования, которые должны выполняться для соблюдения обязанностей хранения на основании Торгового кодекса.

Подробнее о сертификации пакета Doxis4 iECM согласно стандарту IDW PS 880

Возможности & достоинства

  • Интеграция системы ERP в финансах и учете

    В рамках архивирования документации Doxis4 соединяет все заархивированные коммерческие документы – как поступившие электронным путем, так и оцифрованные – с соответствующими транзакциями в системах ERP и/или финансового учета в финансах и учете. Так что при необходимости оригинальные документы и/или длительно хранящиеся в считываемом виде копии PDF/A или TIFF по нажатию кнопки предоставляются в распоряжение в контексте соответствующей транзакции. Основой оптимальной интеграции архива документов Doxis4 в соответствующую систему является интерфейс ERP или сертифицированные интерфейсы SAP.

  • Обнаружение документов

    Необходимо, чтобы каждый документ мог быть обнаружен и размножен в надлежащий момент. Это важное требование архивирования для аудиторской проверки (см. также 10 сентенций Ассоциации VOI). Doxis4 предлагает для этого поиск по индексу и полнотекстовый поиск, а также их комбинацию. Поиск по индексу основывается на критериях оценки индексов (метаданных) документов, процессов и папок. Критерии оценки индексов могут свободно определяться и автоматизированно переписываться из систем ERP финансового учета, логистики и т. п. При необходимости их также можно дополнять вручную. Доступ к документам может осуществляться напрямую из системы финансового учета и логистики или же через одного из клиентов Doxis4 (ОС Windows, веб, мобильный).

  • Неизменяемость сохраненных документов и данных

    Технология WORM («Write Once Read Multiple» – однократная запись, многократное считывание) предлагает долгосрочные меры по предотвращению неконтролируемого удаления, перезаписи и изменения. Использующиеся системы ЗУ предоставляют доступ только для чтения. Doxis4 поддерживает распространенные технологии WORM на программной и аппаратной базе, предотвращая тем самым изменение сохраненных данных в дальнейшем или их удаление (по ошибке). Наряду с оригинальным документом сохраняются долгосрочные зарезервированные копии (визуальное воспроизведение) в формате TIFF, PDF или PDF/A – так обеспечиваются доступ и возможность считывания в течение длительного времени.

  • Документирование для аудиторской проверки

    Возможность полного воспроизведения всех этапов обработки обеспечивает интегрированная в Doxis4 функция контрольного журнала. Так, например, в случае аудиторской проверки или финансовой ревизии на предприятии в любой момент можно доказать, кто и когда просматривал какие-либо документы, процессы и папки и вносил изменения. Все запротоколированные этапы обработки архивируются для аудиторской проверки так же, как и сами документы. Кроме того, индивидуальные права доступа защищают сохраненную в контрольном журнале информацию от несанкционированного доступа, обеспечивая тем самым защиту данных.

  • Защита доступа

    Основой безопасности заархивированных документов являются персональная авторизация и аутентификация пользователя, а также шифрование SSL взаимодействия «клиент-сервер». Комплексная концепция предоставления прав в Doxis4 позволяет осуществлять дифференцированное управление доступом к документам, процессам и папкам на уровне пользователей, групп и отделов. На крупных предприятиях или в учреждениях с несколькими самостоятельными подразделениями, кроме того, возможно полностью раздельное хранение в автономных мандантах. В рамках аудита и финансовых ревизий на предприятии можно организовывать временные рабочие места, через которые предоставляются оцифрованные документы. Дополнительно архивирование может осуществляться в зашифрованном виде для дополнительной защиты от шпионажа извне.

  • Управление сроками хранения

    Автоматизированное управление правилами хранения и сроками удаления в Doxis4 обеспечивает защиту документов от ошибочного или преждевременного удаления. Долгосрочную возможность считывания документов – в том числе на протяжении очень длительного периода времени – гарантирует преобразование в долговременный формат для аудиторской проверки (например, PDF, PDF/A и TIFF). Наряду с защищенным хранением важных документов и данных Doxis4 обеспечивает также очередное освобождение емкости запоминающих устройств за счет автоматизированного удаления уже ненужных документов и данных – если, конечно, используемое хранилище WORM поддерживает эту функцию.

Doxis4: архивирование документации SAP

Для предприятий, использующих в финансовом учете, логистике, контроллинге, управлении персоналом и т. д. программное обеспечение ERP от SAP, Doxis4 является идеальным дополнением, среди прочего, для архивирования документов SAP для аудиторской проверки (входящие документы SAP(NCI), исходящие документы SAP (CI) и печатные бланки). В контексте SAP преобразование документов в длительно хранящийся формат файлов (например, PDF/A и TIFF) также обеспечивает постоянную доступность и возможность считывания всех документов в течение предписанного срока хранения. За счет привязки всех без исключения документов (например, отсканированных бумажных документов, документов SAP и документов из других приложений) к соответствующим транзакциям SAP любую документацию можно разыскивать, вызывать и отображать непосредственно из SAP. Doxis4 и в SAP гибко поддерживает сценарии архивирования от ранней до поздней регистрации.

Но в контексте SAP наряду с архивированием документации Doxis4 может также использовать для архивирования данные SAP – это разгружает базу данных SAP и обеспечивает быстродействие системы. Помимо того, пакет Doxis4 iECM с помощью электронных папок структурирует список объектов SAP и поддерживает процессы контроля счетов на предприятии – в том числе с подключением пользователей, не использующих SAP.

Подробнее об интеграции в SAP с помощью Doxis4

Мыслить с перспективой: архивирование документации – это только начало

Предприятия и общественные учреждения зачастую совершают ошибку, приобретая несколько систем архивирования для отдельных подразделений и различных типов документов, например для электронных писем и офисных документов. Это усложняет инфраструктуру архивирования, а также повышает расходы на приобретение, сопровождение и администрирование. И как следствие – сбои воспроизведения данных коммуникативными средствами и противоречия в бизнес-процессах.

Лучшей альтернативой является такое решение для архивирования в рамках предприятия, как пакет для управления корпоративным информационным контентом Doxis4. Это решение учитывает любые индивидуальные требования. Неважно, начинаете ли вы с отдельных направлений архивирования, планируя в дальнейшем последовательное расширение, или реализуете архивирование сразу в рамках всего предприятия: Doxis4 обеспечивает универсальную инфраструктуру архива без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами, которую можно последовательно интегрировать в собственное коммерческое программное обеспечение и бизнес-процессы.

Подробнее об электронном архивировании с помощью Doxis4

Резервное копирование и архивирование

Термины «архивирование» и «резервное копирование» часто ошибочно используются в качестве синонимов.
Однако между ними существуют значительные различия (источник: Википедия):

Резервное копирование

Резервное копирование данных (по-английски backup) означает копирование данных для обеспечения возможности их восстановления в случае потери. Сохраненные на носителе ЗУ данные называются резервной копией. Процесс восстановления оригинальных данных из резервной копии обозначается как восстановление данных, восстановление резервных копий или Restore (по-английски). Такая форма резервного копирования данных применима, например, для баз данных и каталогов файлов и дополнительно используется также для сохранения базы метаданных Doxis4 iECM.

Архивирование

Электронное архивирование означает неизменяемое, долгосрочное хранение электронной информации в рамках управления корпоративным информационным контентом. Для электронного архивирования, как правило, используются специальные системы архивирования. Термин «электронное архивирование» объединяет различные компоненты системы управления корпоративным информационным контентом, которые в англо-американской языковой практике отдельно обозначаются как «Records Management» (управление записями), «Storage» (память) и «Preservation» (сохранение). Электронное архивирование применяется для сохранения важных для предприятия данных и документов и их длительного хранения для аудиторской проверки.

Обзор архивирования документации Doxis4

Электронное архивирование документов

  • Архивирование документов (NCI и CI) и данных
  • Свободно определяемые критерии оценки индексов с автоматическим применением из систем финансового учета и ERP, с возможностью расширения вручную в любой момент
  • Полнотекстовая индексация всех документов
  • Универсальное управление метаданными в реляционной базе данных
  • Разнообразные возможности поиска по всему массиву данных
  • Глобальное управление сроками хранения и удаления
  • Виртуализация физической памяти

Соблюдение предписаний/защита информации

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки (IDW PS 880)
  • Сохранение в формате для долгосрочного хранения PDF/A и/или TIFF
  • Программная блокировка записи на базе технологии WORM
  • Шифрование информационных объектов со стороны сервера
  • Надежное взаимодействие «клиент-сервер» (на базе SSL)

Интерфейсы

  • Поддержка всех популярных на рынке систем ЗУ: NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera и ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock и т. д.
  • Универсальные интерфейсы для распространенных систем ERP и финансового учета
  • Сертифицированные интерфейсы к SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)
Contact