www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Архивирование файловых систем –
управление контентом с помощью автоматизированного архивирования

Архивирование файловых систем с Doxis4

Несмотря на многие недостатки, файловые системы (англ. filesystem) для сохранения документов и данных на так называемых файловых серверах все еще широко распространены на предприятиях. Объемы данных огромные и постоянно растут – зачастую до размеров в петабайтах. Во многих случаях сотрудники и рабочие группы управляют своими документами в необозримых, сильно разветвленных каталогах файлов. Обнаружение затруднено, особенно если дерево каталогов недостаточно структурировано и организовано.

Огромный объем данных обходится дорого, занимая большую область памяти. На резервное копирование, сопровождение систем и управление ими тратятся драгоценные IT-ресурсы, что связано со значительными потерями времени и издержками. С увеличением объемов данных увеличивается требуемая область памяти и соответственно – время на резервное копирование. Повседневные процессы поиска и доступа к файлам длятся дольше, чем это необходимо, так как быстродействие системы снижается, из-за чего пользователи теряют драгоценное рабочее время.

Более серьезной проблемой оказывается зачастую неизбежный беспорядок в каталогах файлов. Сотрудники сохраняют различные версии или копии документов в разных местах, что приводит к неконтролируемому хаосу в данных. В результате утрачивается обзорность, остаются неучтенными требования по соблюдению предписаний, не хватает информационного контекста и используются чрезмерные объемы памяти. В таких условиях не может быть и речи о сохранении для аудиторской проверки обязательных для хранения и важных документов!

Привычное для пользователей манипулирование заархивированными документами

Архивирование файловых систем Doxis4 предоставляет широкомасштабные функции для надежного хранения (вплоть до архивирования для аудиторской проверки), а также для восстановления файлов, папок, каталогов (в том числе целых файловых систем). При помощи атрибутов файлов можно устанавливать или задавать вручную объекты, предназначенные для архивирования.

Архивирование осуществляется автоматически (может протекать синхронизированно в фоновом режиме) и контролируется конфигурируемым сводом правил. Посредством соответствующих правил можно целенаправленно специфицировать содержимое, которое необходимо «поместить в архив». И наоборот, ранее заархивированные и, тем самым, выгруженные объекты можно в кодонезависимом режиме просто выбрать и восстановить щелчком мыши через диалоговое окно «Открыть файл».

С точки зрения пользователя нет никакой разницы в том, находится ли файл на файловом сервере или же загружается из хранилища контента Doxis4. Только по изменившемуся ярлыку файла (CD) пользователь может определить, что данный файл уже был заархивирован. Сохраненные и заархивированные документы можно обычным образом открывать, отправлять, интегрировать в другие документы или переадресовывать. Существует альтернативная возможность систематичного восстановления больших файлов посредством соответствующих административных процессов (задания).

Разгрузка файловых серверов и IT-ресурсов

Архивирование файловых систем с помощью Doxis4 разгружает использующиеся файловые серверы. На файловом сервере остаются лишь файловые записи с именем файла, атрибутами и ссылкой. Это облегчает сопровождение и заметно сокращает время на резервное копирование и восстановление. Кроме того, можно выполнять регуляторные требования, лежащие в основе архивирования для аудиторской проверки (соблюдение предписаний).

Подробнее об архивировании файловых систем Doxis4

Ваши выгоды

  • Разгрузка файловых серверов/файловых систем
  • Предотвращение избыточности за счет архивирования единственных копий (дедупликация данных)
  • Сокращение времени на резервное копирование и
    ручное архивирование
  • Регулируемое автоматизированное и ручное архивирование
  • Возможность интеллектуального поиска содержимого посредством полнотекстового поиска
  • Оптимизация быстродействия
  • Консолидация сервера, памяти и резервного копирования
  • Сертифицированное хранение и архивирование

Возможности & достоинства

  • Администрирование и своды правил

    Основой администрирования файловых систем Doxis4 является гибкое определение правил архивирования. При этом важно помнить: нет правил без исключений. Чтобы специфицировать исключения, не нужно определять совершенно новые правила для таких особых случаев. Сами правила архивирования складываются, опять-таки, из различных составляющих, определяющих разные аспекты правил. Самым важным аспектом является «выбор документа», который задает объекты, подлежащие архивированию, т. е. при архивировании файловых систем это, например, папки, не подлежащие архивированию. Еще один важный аспект – «архивный формат». Он определяет, например, создается ли полнотекстовое индексирование, происходит ли сжатие и т. д. Третьей важной составляющей является «управление распределением памяти», которое задает дальнейшие действия с объектами в исходной системе после архивирования или восстановления. Помимо этого, правила определяют ручные функции, находящиеся в распоряжении пользователей в клиентах. Дополнительно еще устанавливаются временные рамки для применения правил архивирования.

  • Архивирование, переадресация и удаление

    При использовании архивирования файловых систем Doxis4 возможна реализация различных сценариев в отношении хранения, переадресации и удаления. После архивирования документ или файл может сохраняться сначала в исходной системе и параллельно в Doxis4. Это целесообразно, например, если к данным еще часто обращаются в исходной системе. Но в случае редко требующихся документов и данных рациональнее удалить их из исходной системы и заменить ссылкой на элементы в Doxis4. Этот процесс, также называющийся сокращением или частичным удалением, выполняется архивированием файловых систем автоматически на основании заданных правил, обычно непосредственно после архивирования. Если документы и данные больше не нужны, например в случае очень старых данных или истекшего срока хранения, их можно также полностью удалить из обеих систем. Это тоже происходит автоматически согласно определенному своду правил. Для определенных групп пользователей возможно и ручное удаление заархивированных документов пользователем в файловой системе, что может быть важным с точки зрения защиты данных, не подлежащих разглашению.

  • Прозрачность для пользователя

    При интеграции архивирования файловых систем Doxis4 в файловую систему особенно важно то, что пользователю не нужно менять свои привычки при использовании файловой системы или проводника Windows. Оперирование данными с точки зрения пользователя остается без изменений. Документы и пр. можно открывать, отправлять, интегрировать в другие документы или переадресовывать. При этом Doxis4 выполняет необходимые задачи, например запросы данных из архива и восстановление. Соответствующие символы показывают, был ли данный файл уже заархивирован или удален.

  • Поиск в архиве через файловую систему

    Заархивированные файлы – в частности файлы, уже удаленные архивированием файловых систем Doxis4 из файловой системы – можно искать в файловой системе через подключаемый модуль. Для поиска используются индексные данные документа. Индексные данные состоят, например, из имени файла и места сохранения (папки). Результаты поиска отображаются для пользователя в форме таблицы, из которой можно выбрать необходимый результат. Кроме того, с помощью дополнительного полнотекстового поиска можно искать в содержимом файлов/документов. При этом возможна комбинация обоих методов поиска.

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки

    Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету Doxis4 iECM от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Таким образом, электронное архивирование для аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов. Программная блокировка записи на базе технологии WORM («Write Once Read Multiple» = однократная запись, многократное считывание) препятствует последующему изменению или удалению данных, сохраненных на жестких дисках. Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки вместе с точной технологической документацией, гибкими сроками хранения, возможностью воспроизведения изменений и цифровыми подписями обеспечивает соответствие правовым нормам и долгосрочную защиту обязательных для хранения и важных документов.

Электронное архивирование

Хранилище контента Doxis4 является корпоративным пулом информации для всех документов и данных. В нем записывается информация из самых разных источников (ERP, CRM, HR, электронная почта, Office и т. д.) и в различных форматах как для долгосрочного архивирования, так и для временного хранения и обработки, после чего она объединяется и предоставляется в распоряжение для дальнейшего использования как через клиентов Doxis4, так и с помощью привычного набора функций в соответствующей среде приложения.

Подробнее об универсальном архиве Doxis4

Doxis4 Gateway Services

Универсальной основой для автоматизированного регулируемого архивирования контента из систем групповой работы (MS Exchange/Outlook, а также IBM Lotus Domino/Notes), фермы SharePoint или файловых серверов являются службы шлюза Doxis4. Они обеспечивают разгрузку названных систем и ликвидируют информационные хранилища на предприятиях. Службы позволяют регулируемое и ручное архивирование электронных писем, файлов из файловых систем и документов из систем SharePoint.

Ваши выгоды

  • Службы шлюза для:
    • Microsoft Exchange/Outlook;
    • IBM Lotus Domino/Notes;
    • файловых серверов/файловых систем;
    • Microsoft SharePoint.
  • Ручное и автоматическое, регулируемое архивирование
  • Автоматическое, регулируемое удаление и частичное удаление из исходной системы

Обзор архивирования файловых систем с помощью Doxis4

Архивирование файловых систем

  • Автоматическая индексация заархивированных файлов
  • Конфигурируемый свод правил для административного и ручного архивирования
  • Прозрачная интеграция в файловую систему
  • Поддержка файловых систем NTFS и «не-NTFS»
  • Интеграция поиска в проводнике/файловой системе

Администрирование

  • Универсальное, централизованное администрирование
  • Интеграция любого количества третьих систем
  • Интеграция любого количества систем архивирования
  • Дифференцированный свод правил для архивирования и восстановления (синхронизированное, административное, ручное)
  • Синхронизация процессов в фоновом режиме
  • Интеграция в консоль управления Microsoft (MMC) в виде одиночной точки доступа (single-point-of-access)

Синхронизация

  • Восстановление отдельных объектов в исходной системе при открытии
  • Доступ к восстановленным объектам без дальнейшего обращения к архиву (кэширование)
  • Автоматическое удаление восстановленных объектов из третьей системы
  • Возможность автоматической синхронизации изменений с архивом в форме контроля версий

Инфраструктура

  • Широкие возможности конфигурирования
  • Поддержка кластеров
  • Использование нескольких служб шлюза для распределения нагрузки
  • Недублирующее сохранение
Contact