www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Microsoft SharePoint –
экономно, быстро, надежно

Архивирование Microsoft SharePoint с помощью Doxis4

Архивирование с помощью Doxis4 является идеальным дополнением всюду, где Microsoft SharePoint используется, например, в качестве платформы для совместной работы (взаимодействия), внутрикорпоративных социальных сетей или интранет-порталов. В пользу передачи контента SharePoint в систему ECM в рамках предприятия говорит также обращение Microsoft к «облачному» хранилищу – как раз ввиду аспектов защиты данных. Архивирование Doxis4 за счет разгрузки базы данных SharePoint длительное время поддерживает быстродействие даже при быстро растущих объемах данных и обеспечивает гибкость при выборе применяемых технологий хранения, например за счет виртуализации памяти. Многократно привязанное содержимое без избыточности сохраняется в системе только один раз – это гарантирует эффективное использование имеющегося объема памяти. Сертифицированный согласно стандарту IDW PS 880 архив Doxis4 является надежной базой для архивирования подлежащих хранению документов и данных из SharePoint для аудиторской проверки, даже на протяжении длительных периодов времени.

Кроме того, Doxis4 позволяет осуществлять передачу и контроль версий документов, которые еще обрабатываются в SharePoint. Таким образом, данные SharePoint заблаговременно интегрируются в корпоративное, охватывающее разные системы хранилище контента и объединяются с информацией из других, важных для бизнеса приложений, которая на базе одинаковой технологии также может быть переведена в хранилище контента Doxis4. Таким образом, отдельные информационные хранилища в электронных почтовых ящиках, файловых системах или же в SharePoint отходят в прошлое. Информация предоставляется в распоряжение пользователям с соответствующими правами доступа именно тогда, когда она необходима в бизнес-процессе.

Гибко конфигурируемые опции архивирования

Фактическое архивирование содержимого SharePoint в хранилище контента (архиве) Doxis4 может осуществляться на базе свода правил автоматизированно или вручную пользователем. Doxis4 архивирует любой тип содержимого SharePoint, в том числе так называемые «разделы», которые могут состоять из нескольких файлов. При этом атрибуты документов из SharePoint передаются в систему ЕСМ Doxis4 – таким образом содержимое SharePoint может объединяться с бизнес-документацией из других систем и совместно просматриваться. После архивирования в SharePoint остается ссылка («заглушка»), так что с точки зрения пользователя привычный доступ к информации щелчком мыши сохраняется – при необходимости файлы восстанавливаются из архива и затем без задержки предоставляются в распоряжение через кэш-функцию. Для ручного архивирования непосредственно внутри SharePoint отображаются службы Doxis4, с помощью которых документы снова можно запросить из Doxis4. При этом можно также отмечать и архивировать или восстанавливать несколько документов. Но наряду с вызовом из SharePoint возможен также прямой переход к клиентам Doxis4 с целью использования таких расширенных функций, как подписки или сопряжение документов.

База данных SharePoint – эффективно и быстро

Сам Microsoft рекомендует выгрузку больших объемов редко использующейся информации из базы данных SharePoint. Благодаря этому должно поддерживаться быстродействие системы, а также приемлемое время резервного копирования и восстановления. Microsoft предоставляет для этого соответствующие интерфейсы. Кроме того, для заархивированного с помощью Doxis4 содержимого действует дедупликация, также называемая недублирующим архивированием. Благодаря этому файлы сохраняются в архиве «физически» только один раз, даже если на них делается несколько ссылок в системе SharePoint (или при глобальном использовании служб шлюза Doxis4, например также в файловой системе или на сервере электронной почты). Но в выгрузке через Doxis4 кроется еще больше преимуществ для предприятий: виртуализация памяти позволяет использовать и комбинацию различных систем ЗУ, включая простое перемещение на новые системы ЗУ для обеспечения доступа к документам и данным даже спустя продолжительное время. Кроме того, она является базой для системы управления жизненным циклом информации, с помощью которой документы можно перемещать на разные системы ЗУ в зависимости от их текущей ценности для бизнес-процессов.

Архивирование для аудиторской проверки в SharePoint

Установленные законом критерии архивирования для аудиторской проверки нейтральны по отношению к техническому обеспечению, так что за счет определенных организационных мероприятий в принципе любая система может работать в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS). Здесь должны соблюдаться в первую очередь предписания стандартов IDW PS 880 и IDW RS FAIT 3. Хотя архивирование теоретически возможно и в SharePoint, из-за многочисленных системных ограничений – см. подготовленное компанией КПМГ по поручению Microsoft техническое описание от 2011 года – именно в области неизменяемого сохранения (технология WORM) это настоятельно не рекомендуется, особенно если необходимо выполнять критерии архивирования для аудиторской проверки.

Сертификация согласно стандарту IDW PS 880 гарантирует пользователям Doxis4 надежную сохранность их документов и данных. Благодаря Doxis4 можно не только связывать неизменяемые системы ЗУ самых разных производителей (среди прочих также Doxis4 safeLock от SER), но и автоматически создавать на базе свода правил длительно хранящиеся файлы PDF/A из всех популярных пользовательских интерфейсов и форматов Office. Сроки хранения Doxis4 либо применяет непосредственно из SharePoint, либо устанавливает на основании соответствующих правил архивирования.

Подробнее об архивировании Microsoft Sharepoint с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Стабильное быстродействие системы SharePoint за счет выгрузки документов, файлов и прочих разделов из системы SharePoint в хранилище контента Doxis4
  • Как регулируемое автоматизированное, так и ручное сохранение и/или архивирование
  • Предотвращение избыточности благодаря недублирующему архивированию
  • Сертифицированное согласно стандарту IDW PS 880 архивирование для аудиторской проверки
  • Сокращение времени на резервное копирование/восстановление

Возможности & достоинства

  • Администрирование и своды правил

    Архивирование SharePoint с помощью Doxis4 поддерживает гибкое определение правил архивирования для всего узла SharePoint и предусматривает возможность специфицирования исключений в любой момент, не определяя для этого совершенно новые правила. Сами правила архивирования могут быть гибко составлены из разных аспектов, как, например, «выбор документа», который определяет, какие документы из каких узлов SharePoint должны сохраняться в архиве. Другими важными аспектами являются «формат архива», с помощью которого можно установить, создается ли полнотекстовое индексирование для поисковых целей или дополнительная долгосрочная зарезервированная копия в формате PDF/A, и «управление распределением памяти», которое задает дальнейшие действия с объектами в исходной системе после архивирования или восстановления. Временные рамки для применения правил архивирования можно гибко устанавливать в соответствии с требованиями предприятия.

  • Хранение и сроки

    Архивирование SharePoint с помощью Doxis4 поддерживает различные сценарии в отношении хранения, переадресации и удаления в зависимости от требований. Заархивированные документы или файлы могут сохраняться сначала в исходной системе и параллельно в Doxis4, например, если к файлам еще часто обращаются или документы еще обрабатываются в SharePoint – при этом Doxis4 может в любой момент их снова синхронизировать в виде новых версий. Но в случае редко требующихся документов рациональнее удалить их из исходной системы и заменить ссылкой на элементы в Doxis4. Такое «частичное удаление» Doxis4 выполняет автоматически на основании правил архивирования. По истечении сроков хранения или в соответствии с правилами для очень старых документов Doxis4 может их также полностью удалить, чтобы освободить область памяти. Для определенных групп пользователей возможно также ручное удаление заархивированных документов пользователем в файловой системе, что может быть важно, например, в управлении персоналом.

  • Атрибуты документов и полнотекстовый поиск

    При выгрузке или параллельном сохранении документов SharePoint в архиве Doxis4 атрибуты документов из SharePoint применяются в качестве метаданных. Помимо надежного архивирования и разгрузки сервера SharePoint это позволяет осуществлять формирование централизованного хранилища контента, в которое поступает бизнес-документация из различных информационных источников. Метаданные образуют основу для быстрого поиска в клиентах Doxis4. Дополнительно при сохранении можно также создавать полнотекстовую индексацию документов, которая затем позволяет выполнять удобный поиск по всему содержимому документов.

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки

    Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету Doxis4 iECM от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Таким образом, электронное архивирование для аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов. Программная блокировка записи на базе технологии WORM («Write Once Read Multiple» = однократная запись, многократное считывание) препятствует последующему изменению или удалению данных, сохраненных на жестких дисках. Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки вместе с точной технологической документацией, гибкими сроками хранения, возможностью воспроизведения изменений и цифровыми подписями обеспечивает соответствие правовым нормам и долгосрочную защиту обязательных для хранения и важных документов.

Электронное архивирование

Хранилище контента Doxis4 является корпоративным пулом информации для всех документов и данных. В нем записывается информация из самых разных источников (ERP, CRM, HR, электронная почта, Office и т. д.) и в различных форматах как для долгосрочного архивирования, так и для временного хранения и обработки, после чего она объединяется и предоставляется в распоряжение для дальнейшего использования как через клиентов Doxis4, так и с помощью привычного набора функций в соответствующей среде приложения.

Подробнее об универсальном архиве Doxis4

Doxis4 Gateway Services

Универсальной основой для автоматизированного регулируемого архивирования контента из систем групповой работы (MS Exchange/Outlook, а также IBM Lotus Domino/Notes), фермы SharePoint или файловых серверов являются службы шлюза Doxis4. Они обеспечивают разгрузку названных систем и ликвидируют информационные хранилища на предприятиях. Службы позволяют регулируемое и ручное архивирование электронных писем, файлов из файловых систем и документов из систем SharePoint.

Ваши выгоды

  • Службы шлюза для:
    • Microsoft Exchange/Outlook;
    • IBM Lotus Domino/Notes;
    • файловых серверов/файловых систем;
    • Microsoft SharePoint.
  • Ручное и автоматическое, регулируемое архивирование
  • Автоматическое, регулируемое удаление и частичное удаление из исходной системы

Обзор архивирования Microsoft SharePoint с помощью Doxis4

Архивирование & восстановление

  • Обширный свод правил для автоматизированного архивирования документов из Microsoft SharePoint
  • Функции ручного архивирования и восстановления документов и папок из SharePoint
  • Замена документов Microsoft SharePoint так называемыми «заглушками»
  • Вызов заархивированных элементов из SharePoint
  • Отображение архивного статуса в списках SharePoint
  • Переход в клиенты Doxis4 с многочисленными дополнительными функциями
  • Недублирующее сохранение (дедупликация данных)

Администрирование

  • Универсальное, централизованное администрирование
  • Интеграция любого количества третьих систем
  • Интеграция любого количества систем архивирования
  • Специфический свод правил для индивидуальных доменов, таких как Microsoft SharePoint
  • Синхронизация процессов в фоновом режиме
  • Интеграция в консоль управления Microsoft (MMC) в виде одиночной точки доступа (single-point-of-access)

Синхронизация

  • Восстановление отдельных объектов в исходной системе при открытии
  • Доступ к восстановленным объектам без дальнейшего обращения к архиву (кэширование)
  • Автоматическое удаление восстановленных объектов из третьей системы
  • Возможность автоматической синхронизации изменений с архивом в форме контроля версий

Инфраструктура

  • Широкие возможности конфигурирования
  • Поддержка кластеров
  • Виртуализация памяти, поддерживающая различные технологии хранения для неизменяемого содержимого, например Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer, «облачные» хранилища (Amazon S3, Google Storage или Microsoft Azure)
  • Простой переход на новые технологии хранения
  • Использование нескольких служб шлюза для распределения нагрузки
Contact