www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Управление бизнес-процессами с помощью Doxis4

В отличие от производства, автоматизация офисной работы не обязательно повышает эффективность. Следует хорошо обдумать и взвесить, можно ли автоматизировать процесс. Автоматизация функционирует только в тех случаях, когда можно точно описать последовательность рутинных работ – примером этому служит проверка счета и его разблокирование. Однако там, где оптимальные решения должны приниматься человеком, чрезмерно ограниченные определением модели процессов проявляют недостатки. Здесь должны сохранять превосходство работники умственного труда («Knowledge Worker»), чтобы на основании опыта и профессиональных знаний анализировать ситуации и давать указания о выполнении действий. Сфера работы с информацией принадлежит человеку. Автоматизация зачастую оказывается слишком негибкой и затратной, чтобы отразить сложность реальной жизни. Управление рекламациями, обработка страховых случаев или метод отбора соискателей требуют принятия решения для каждого отдельного случая. Управлять работниками умственного труда, целиком используя модели процессов, нецелесообразно – это исключает мотивацию и ориентацию на конечный результат!

Поэтому кроме автоматизации должна предлагаться еще одна модель процесса, сфокусированная не на процессе, а на случае («Case»), для которого должна быть достигнута цель. При этом случаем может быть клиент, проект, заказ или рекламация.

Для лучшей дифференциации управление бизнес-процессами делится на «нормативную» и «адаптивную» систему ВРМ. Обе частные дисциплины управления бизнес-процессами в равной степени используются в предпринимательской практике. Нормативная система BPM, называемая также Production Workflow, направлена на процессы, ход которых можно определить заранее, тогда как адаптивная система BPM, известная также как Adaptive Case Management, Ad-hoc-Workflow или Smart Process Applications (согласно Forrester), поддерживает любые действия сотрудников, которые обрабатывают отдельный случай. Так можно понять и определение, которое дает EABPM (Европейская ассоциация управления бизнес-процессами): «Управление бизнес-процессами является систематическим подходом к определению, моделированию, выполнению, протоколированию, измерению, контролю и регулированию как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов для последовательного достижения целей, согласованных со стратегией предприятия. Система BPM включает в себя обдуманное, общее и поддерживаемое информационными технологиями определение, рационализацию, инновацию и обеспечение непрерывных процессов». 

Поэтому при выборе следует уделить особое внимание тому, чтобы ваше будущее решение для системы ВРМ объединяло в архитектуре обе дисциплины. Так, как это делает Doxis4 BPM! Если в теории говорится об адаптивной и нормативной системе BPM, то мы в целях максимального приближения к реальным условиям называем обе дисциплины управлением задачами и бизнес-процессами – как одно целое в пакете Doxis4 iECM.

Система BPM в качестве части однородного пакета Doxis4 iECM

Doxis4 BPM – это недавно разработанная, инновационная система управления бизнес-процессами, являющаяся частью пакета Doxis4 для управления корпоративным информационным контентом. Будучи интегрированными в однородную сервис-ориентированную архитектуру (SOA) и базируясь на общей платформе ECM (Doxis4 CSB), документы, папки, процессы и задачи используют здесь универсальную базу метаданных (RBDMS) и общие базовые службы (безопасность, репликация, транспортировка и т. д.). С помощью только одного соответствующего клиента можно применять и администрировать архивирование, управление документами, управление задачами и бизнес-процессами. Документы, папки, процессы и задачи интегрируются друг в друга. Документы и процессы становятся, к примеру, частью папок. Из папок опять-таки можно запускать процессы и задачи.

При разграничении межплатформенных и интеграционных систем BPM в случае с Doxis4 BPM речь идет о так называемой «Интеграции систем ECM & BPM». В отличие от межплатформенных систем BPM для интеграции системы ВРМ в ландшафт приложений не требуется дополнительная сервис-ориентированная архитектура SOA. Doxis4 BPM служит для самостоятельного моделирования, администрирования, оптимизации и выполнения базирующихся на документах бизнес-процессов – как для отдельных случаев, так и для стандартизированных действий – во всех сферах деятельности предприятия, от продвижения компании и организации до специализированных отделов и информационных технологий. При этом Doxis4 BPM можно использовать внутри отдельных организационных единиц, в рамках предприятия и за его пределами. Пожалуй, одна из самых известных и распространенных сфер применения внутри организационной единицы – проверка счета и его разблокирование с помощью системы ВРМ. Последовательность выполняемых действий в рамках предприятия можно найти при обработке заказов.

Больше свободы действий

Но с помощью Doxis4 BPM можно выполнять не только стандартизированные процессы («doing by design») с точно детализированными технологическими схемами рабочего процесса. Большинство процессов в делопроизводстве не структурированы («design by doing») или могут структурироваться только частично. В данном случае говорят также об управлении делами (Case Management). В управлении делами сотрудники несут больше ответственности и получают больше свободы действий, что положительно сказывается на мотивации. Ход и результат этих процессов непредсказуемы. Ответственному сотруднику на основании опыта надлежит решить, какие шаги будут следующими и каких сотрудников привлечь к работе над случаем.

Нередко стандартизированные процессы не сразу определяются как таковые. Только на практике становится ясно, что в данном случае речь всегда идет об одинаковом ходе действий. Эти ранее спонтанно планируемые и выполняемые действия с помощью Doxis4 BPM можно перевести в стандартные процессы. Doxis4 объединяет обе концепции, позволяет осуществлять понятное моделирование и предлагает универсальную концепцию для комбинации «этапа выполнения» («runtime») и «этапа формирования» («buildtime»).

Подробнее об управлении бизнес-процессами с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Интеграция систем ECM & BPM
  • Рутинная работа (автоматизация) и умственный труд (спонтанные процессы)
  • Незначительные периоды обработки и выполнения
  • Больше прозрачности в бизнес-процессах
  • Более высокий уровень обслуживания

Ситуативный рабочий процесс и стандартный рабочий процесс

Понятие управления бизнес-процессами очень многогранное. Существует множество синонимов для системы ВРМ: рабочий процесс, управление деловыми процессами, рабочий процесс, обработка транзакций или просто коротко управление процессами. В управлении бизнес-процессами есть различие между стандартизированными и нестандартизированными рабочими процессами. В дифференциации нестандартизированных рабочих процессов опять-таки обнаруживаются такие определения, как адаптивное управление информационным потоком для управления делами и управление задачами для ситуативных процессов. Здесь приводится разграничение понятий.

Ситуативный рабочий процесс:

  • design by doing;
  • по ситуации;
  • ход и результат непредсказуемы;
  • невозможно автоматизировать;
  • решения о выполняемых действиях принимаются сотрудником. 

Стандартная рабочий процесс:

  • doing by design;
  • систематически;
  • организованный, планируемый ход;
  • автоматизируемый;
  • действия зависят друг от друга.
PVS Büdingen

В организации PVS Büdingen используют архив, СУД, электронные папки, почтовые ящики, рабочий процесс, модуль сканирования (Capture), офисное приложение SmartOffice Plus из пакета Doxis4 iECM.

Читать »
DB Systel

Благодаря системе управления контентом в железнодорожной отрасли (BCM) на базе Doxis4 концерн Deutsche Bahn реализует специфические приложения для многотысячных пользователей.

Отчет о проекте »
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe использует Doxis4 в качестве ECM-платформы в рамках предприятия. За прошедшие 15 лет система SER постоянно расширялась – теперь с Doxis4 работают практически все отделы и подразделения предприятия.

Читать »
DER Touristik

Используя свое решение Doxis4, группа компаний каждый год автоматически обрабатывает более полумиллиона входящих счетов и архивирует все расчетные документы в архиве SER для аудиторской проверки.

Читать »
Eissmann Group Automotive

Компания Eissmann выбрала для корпоративного использования пакет Doxis4 iECM от SER.

Читать »
Город Гёттинген

Город Гёттинген доверяет «электрон­ному правительству» и при поддержке SER внедрил в первые организацион­ные единицы электронного ведения документации.

Читать »
Dürr Dental AG

Компания Dürr Dental AG автоматизировала обработку накладных и входящих счетов и интегрировала решение Doxis4 в ведущую систему IFS-ERP.

Читать »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL использует интегрируемую сис­тему ЕСМ от SER в разных отделах. Свое применение находят электрон­ные папки, архивирование, проверка счетов и руководство KTQ.

Читать »
Contact