www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Осуществление спонтанных задач и процессов

Управление задачами & делами

Ситуативные, базирующиеся на знаниях задачи определяют большую часть нашей работы. По текущим прогнозам аналитической компании Gartner в 2017 году 70 % бизнес-моделей будут базироваться на «заведомо нестабильных процессах». Эти задачи зависят от конкретного случая и требуют знаний офисных работников. Их невозможно или очень трудно определить заранее. Зачастую для осуществления необходимо тесное взаимодействие с коллегами и партнерами. Для этого чаще всего используются системы групповой работы (Microsoft Exchange/Outlook или Lotus Domino/IBM Notes и т. п.). При этом управление документами (в том числе электронными письмами) и рабочие процессы не учитываются и должны осуществляться самими пользователями. В результате это приводит к несогласованным и непрозрачным процессам, разобщенным версиям документов и, в конце концов, к недостаточной эффективности и несоблюдению предписаний.

Именно здесь может помочь приложение Doxis4 Task Management. С помощью Doxis4 Task Management можно спонтанно и по ситуации планировать задачи в одном процессе, а также определять сроки, приоритеты и исполнителей задач.

Подвижное управление благодаря приложению Doxis4 Task Management

Потребность в большей гибкости и порядке действий с учетом конкретного случая очень важна и неоспорима для решения о внедрении системы автоматизации деловых процессов (САДП). Но увеличение гибкости не должно означать отсутствие возможности воспроизведения процессов. Слишком многими операциями на предприятии в наше время «управляют» по электронной почте, и гибкость наверняка является важным фактором. Однако в таких случаях уже невозможно ответить на столь простые вопросы, приведенные ниже:

  • У кого какая задача сейчас обрабатывается?
  • Какие задачи по процессу должны быть выполнены и к какому сроку?
  • Какие задачи просрочены?
  • Сколько процессов и какого типа сейчас обрабатывается?
  • и т. д.

И для неструктурированных процессов «Design by Doing», и для исключительно ситуативных рабочих процессов должна обеспечиваться возможность их воспроизведения. Мы называем это «flexibility without losing control» (гибкость без потери контроля).

Задачи можно разделять на подзадачи (на любом уровне сложности), опционально также с зависимостями между задачами, не имея глубоких знаний BPMN2 или аналогичных систем.

Таким образом обеспечивается возможность их простого и понятного определения и управления последовательно, параллельно или с любыми зависимостями. Все задачи, связанные с одним процессом, можно увидеть в одном обзоре вместе с их статусом. Решения протоколируются и могут воспроизводиться.

От аналогичного процесса к управлению процессами

Созданные и выполненные процессы в дальнейшем могут снова служить базой, позволяющей применять и адаптировать задачи в качестве шаблона для создания нового процесса. Так действует метод «Design by Doing» и прокладывается путь для формирования обобщенной модели процесса на основании этих знаний.

Потом уже недалеко до следующего шага к управлению процессами на основании модели, с помощью которой можно также автоматизировать задачи. С Doxis4 этот этап преодолевается оптимально и в технологическом отношении, при взаимодействии с приложениями Doxis4 Task Management и Doxis4 Process Management

Традиционное программное обеспечение BPM поддерживает адаптивные и нормативные процессы только на разных технологических платформах. Спустя время классическую, действующую согласно модели программу для реализации конкретной задачи ВРМ уже невозможно «обучить» адаптивному порядку действий с учетом конкретного случая.

Только то ПО ВРМ, которое наряду со структурированным режимом работы используется также для адаптивного, учитывающего конкретный случай порядка действий, воспроизводит сложность процессов на практике. Новое приложение Doxis4 Task Management удовлетворяет оба требования: гибкость и контроль – «flexibility without losing control».

Подробнее об управлении задачами с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Удобное планирование задач в одном процессе – спонтанно и по ситуации
  • Наглядность и возможность воспроизведения в любое время
  • Воспроизводимые знания о процессе
  • Адаптивные и нормативные процессы на одной платформе

Возможности & достоинства

  • Ситуативный рабочий процесс – Design by Doing

    С помощью приложения Doxis4 Task Management можно спонтанно и по ситуации планировать задачи в одном процессе, определяя при этом сроки, приоритеты и исполнителей задач. Задачи можно разделять на подзадачи (на любом уровне сложности), опционально также с зависимостями между задачами, не имея глубоких знаний BPMN2 или аналогичных систем. Таким образом обеспечивается возможность их простого и понятного определения и управления последовательно, параллельно или с любыми зависимостями, как на диаграмме Ганта. Эти созданные и выполненные процессы в дальнейшем могут снова служить базой, позволяющей применять и адаптировать задачи в качестве шаблона для создания нового процесса. Тем самым, любой процесс фактически имеет собственную модель, даже если она состоит лишь из декомпозиции задач. Так функционирует «Design by Doing»!

  • Функциональность

    Условием принятия и эффективного применения спонтанно планируемых или предварительно определенных процессов является также хорошая функциональность. Поэтому один из основных принципов разработки Doxis BPM предполагал возможность предоставления конечному пользователю пользовательского интерфейса, базирующегося на знакомой программной среде, например Microsoft Outlook, и простого в обслуживании.

  • Папки процессов и почтовые корзины

    Как своего рода электронная оборотная папка, почтовые корзины в Doxis4 содержат процессы и задачи, подлежащие обработке, с их текущим статусом и другой важной метаинформацией. Предварительно определенные «фильтры» позволяют осуществлять не только быстрый доступ, например, к открытым, выполненным или запланированным задачам, но и уже заранее отображают их количество. Предлагаются индивидуальные и групповые почтовые корзины. При этом процессы могут спонтанно рассылаться в различные почтовые корзины, в том числе автоматически (например, при регламентации представительских полномочий). Благодаря функции вторичного рассмотрения и активным уведомлениям по электронной почте уже практически невозможно пропустить какую-либо задачу или забыть о ней.

  • Используемые повторно знания о процессе

    Существенным преимуществом Doxis4 BPM является повторное использование знаний о процессе. Если процессы, спонтанно запланированные посредством Doxis4 Task Management, повторяются, их можно просто и быстро назначить по умолчанию или применять для аналогичных процессов с помощью функции «скопировать и вставить». Знания о процессе можно воспроизвести – в том числе для коллег.

  • Гибкость и возможность воспроизведения

    Гибкость и порядок действий с учетом конкретного случая – это решающие факторы для принятия решения о внедрении системы автоматизации деловых процессов. Но увеличение гибкости не должно происходить за счет снижения возможности воспроизведения процессов. Doxis4 BPM регистрирует все действия, просмотры и обращения к информации, предоставляя ответ на вопрос «У кого какая задача сейчас обрабатывается?». Таким образом, постоянно обеспечиваются возможность воспроизведения задач и процессов и соблюдение предписаний. А вот управление задачами по электронной почте, часто практикуемое в качестве вспомогательного средства, неизбежно приводит к несогласованным и непрозрачным процессам, разобщенным версиям документов и, в конце концов, к недостаточной эффективности и несоблюдению предписаний.

  • Платформа для нормативной и адаптивной системы ВРМ

    Doxis4 BPM предоставляет нормативное и адаптивное управление бизнес-процессами в одном программном обеспечении. Благодаря этому «или то – или это» превращается в «как то – так и это». За счет общей технологической базы можно даже комбинировать оба метода в одном процессе. Если определенные разделы в модели процесса невозможно или не нужно предварительно задавать, они осуществляются спонтанно. Например, для создания сложного технического предложения постоянно могут требоваться различные задачи с разными экспертами, зависящие от конкретной ситуации, связанной с предложением. Эти разделы остаются гибкими. Но опять-таки для формальной и юридической проверки и утверждения предложения всегда должен выполняться предварительно зафиксированный процесс.

    Подробнее об управлении бизнес-процессами с помощью Doxis4 »

Полная интеграция в платформу ЕСМ Doxis4

До сих пор ЕСМ и ВРМ представляли собой раздельные программные системы, требовавшие трудоемкой интеграции на прикладном, межплатформенном или портальном уровне. Новое приложение Doxis4 BPM воплощает замысел управления всеми информационными объектами и службами в контексте ECM & BPM на однородной и одновременно сервис-ориентированной платформе (SOA) с общим «ядром метаданных». Платформа Doxis4 является базой для хранилища контента с электронным архивированием, для СУД, управления записями, взаимодействия, а также для новой системы управления задачами и процессами. Все решения могут комбинироваться между собой, а также использоваться по отдельности, независимо друг от друга. Тем самым, отпадает необходимость в традиционном принятии принципиального решения при выборе системы ЕСМ или ВРМ.

Подробнее об интегрированном приложении Doxis BPM

Ваши выгоды

  • Единое управление метаданными
  • Глобальная многоарендная архитектура и поддержка Unicode
  • Универсальное использование таких служб, как автоматизированные действия и уведомления
  • Перекрестное администрирование пользователей и права доступа

Обзор управления задачами с помощью Doxis4

Спонтанные процессы и задачи

  • Спонтанное и ситуативное планирование задач в одном процессе
  • Определение сроков, приоритетов и исполнителей задач
  • Разделение задач на подзадачи (на любом уровне сложности)
  • Опциональное определение зависимостей между задачами (последовательно, параллельно или с любыми зависимостями)
  • Поиск задач и их исполнителей или сроков
  • Просмотр всех задач и их статуса в процессе
  • Определение и протоколирование спонтанных решений для задач
  • Наглядность и возможность воспроизведения всех задач в любой момент

Интеграция ЕСМ и ВРМ

  • Возможность свободного выбора «BPM с управлением по контенту» или «ECM с управлением по процессам»
  • Документы и процессы как информационные объекты
  • Унифицированный поиск документов, папок, задач и процессов через службу поиска Doxis4
  • Унифицированная функция комментария
  • Унифицированная служба уведомлений/подписки
  • Унифицированное администрирование пользователей и прав
  • Унифицированная индивидуальная настройка
  • Общее перемещение «коробочного приложения»
  • Общие агенты
Contact