www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

eAkten – от папок к приложениям

Электронные папки Doxis4 комбинируют содержимое, бизнес-процессы и приложения. Они служат главной отправной точкой в обработке транзакций и для поиска бизнес-документации. Находясь в папке, можно запускать процессы, можно записывать процессы в папки или визуализировать папку в виде составной части процесса. Электронные папки (eAkten) проактивно снабжают пользователей последней информацией, включая сюда также изолированную сегодня связь по электронной почте.

С помощью электронных папок Doxis4 можно реализовать управление любыми папками и деловой документацией на уровне отделов, проектов, транзакций и предметной ориентации. В зависимости от специализации электронные папки Doxis4 можно найти, например, в отделе сбыта в виде документации на клиентов, в сфере управления персоналом/кадрами в виде личных дел, в производстве в виде производственной, проектной документации и документации на машины, в договорном делопроизводстве в виде договорной документации, в административных органах в виде гражданских актов и в здравоохранении в виде медицинской документации. В отношении своих структурных признаков и визуального проявления электронные папки похожи на физическую документацию с типичными для нее вкладными листами в скоросшивателях и реестрами. Таким образом, электронные папки Doxis4 – правильное решение для тех, кто хочет избавиться от бумажных папок, подвесных регистраторов и каталогов файлов.

Электронные папки сводят к одному деловому процессу сохраненную до этого отдельно информацию. Структурированные и неструктурированные данные в большинстве случаев сохранены в различных системах архивирования, часто – в папках или файловых системах без ссылки на бизнес-процессы. В противовес этому с помощью электронных папок Doxis4 можно управлять любыми информационными объектами в бизнес-контексте и отображать их там. Точно так же возможны мультипривязки без избыточности. Благодаря возможности сопряжения (документы с папками, процессы с папками, папки с папками и т. д.) можно прозрачно протоколировать взаимосвязи. В тех случаях, когда сотрудники смежных отделов и подразделений в группах и процессах одновременно работают с одной и той же информацией, электронные папки Doxis4 позволяют осуществлять защищенное, не зависящее от времени и места нахождения сотрудничество, например при выполнении проекта, в бухгалтерском учете и реализации продаж, а также в сфере управления качеством.

Подробнее об электронных папках с Doxis4

Ваши выгоды

  • Надежный доступ к папкам для всех подразделений
  • Автоматическое обновление и сохранение комплектности электронных папок благодаря динамичным реестрам
  • Широкомасштабный, обновляемый обзор всей информации, включая сторонние системы
  • Совместная обработка процессов – в одном наборе папок из нескольких подразделений
  • Сокращение затрат на содержание помещений, материалы и персонал

Электронные папки в контексте архитектуры Doxis4

Возможности & достоинства

  • Пульт управления информацией

    Электронные папки Doxis4 предлагают цифровой вкладной лист, наглядно представляющий всю основную информацию по папке. Информация может приниматься из сторонних систем, например ERP, CRM и HR, и автоматизированно синхронизироваться. С помощью Doxis4 cubeDesigner для каждого типа папки можно свободно определять информацию, которая приводится на виртуальном скоросшивателе. Наряду с информацией, требующейся для идентификации папок (параметры индексов/метаданные), можно также сохранять сроки и даты, которые автоматически контролируются Doxis4. Кроме того, метаданные применяются при поиске папок. 

  • Хранение и просмотр в полном объеме

    В электронных папках на базе Doxis4 можно централизованно регистрировать информационные объекты разных форматов и из различных источников данных, управлять ими и протоколировать – речь идет о сканированных документах в бумажном виде и цифровых документах, электронных письмах, изображениях, ссылках и т. п. Интегрированная программа просмотра поддерживает свыше 280 форматов и отображает содержимое самых разнообразных информационных объектов, даже если первоначальная программа, в которой был создан файл, отсутствует. Опционально все информационные объекты можно, естественно, в любой момент отобразить с помощью другого приложения, инсталлированного в систему.

  • Поиск информации и совместная работа для всех подразделений

    Навигация по электронным папкам и внутри них осуществляется просто с помощью соответствующей структуры реестра либо посредством многопрофильного или полнотекстового поиска (интеллектуальный анализ текстов) по всей структуре реестра. Разнообразные возможности фильтра, функция группирования и сортировка списков совпадений помогают в освоении даже больших объемов документов. Независимо от места нахождения цифровые папки всегда доступны в виде автономных папок или с помощью веб-клиента и мобильного клиента (опции) – при условии наличия прав доступа! Электронные папки, ориентированные на соответствующие IT-структуры, в течение длительного времени можно надежно сохранять централизованно, в разрозненных подразделениях или совмещая оба способа.

  • Структурированная система папок и индивидуальные просмотры папок

    Создание электронной папки осуществляется через центральные (или же предусмотренные для каждого спецотдела или иной организационной структуры), свободно определяемые модели папок. Вы задаете, какое содержание относится к папке и как оно структурируется в этой папке. Наряду с хранением в иерархически организованных, статических реестрах Doxis4 поддерживает также динамические реестры, содержание которых автоматически образуется из общего хранилища контента на основании определенных критериев поиска. Кроме того, пользователи могут в любой момент создавать индивидуальные обзоры набора информации. Для этих так называемых «виртуальных папок» не нужно перемещать или копировать содержимое – любой информационный объект может привязываться к нескольким папкам без избыточности.

  • Механизмы безопасности и защита доступа

    Для электронных папок Doxis4 можно точно и дифференцированно определять, кто имеет право просматривать соответствующие папки, процессы и документы, а кто нет. Защиту конфиденциальных документов обеспечивают персональная авторизация и аутентификация пользователя, кодовое представление SSL взаимодействия «клиент-сервер», а также – в зависимости от сценария использования – принятие полномочий из третьих систем (например LDAP, систем HR, CRM и ERP). С помощью функции контрольного журнала можно протоколировать все случаи доступа и изменений.

  • Многоарендная архитектура и предоставление прав

    Для концернов и предприятий среднего уровня с множеством юридически самостоятельных подразделений незаменима многоарендная архитектура электронных папок Doxis4. Действие многоарендной архитектуры заключается в том, что каждая компания или каждый мандант может видеть и изменять только свои данные. В этом случае переход от одного манданта к другому возможен только посредством повторной авторизации и аутентификации пользователя. Но дифференциацию мандантов можно также определять с помощью концепции предоставления прав и разделенного сохранения данных (база данных и носители ЗУ).

  • Предметные приложения «Сделай сам» («Made-by-Yourself»)

    С помощью Doxis4 cubeDesigners приложения папок можно определять, разрабатывать и администрировать индивидуально («Made-by-yourself»). Для этого Doxis4 предоставляет администраторам и продвинутым пользователям простую в использовании графическую систему разработки шаблонов. Созданные в Doxis4 cubeDesigner приложения папок могут параллельно распределяться и отображаться с помощью различных клиентов Doxis4.

Решение для самых разных видов папок – Doxis4

Технология электронных папок в Doxis4 служит универсальной базой для дизайна многообразных приложений папок. Здесь приводятся некоторые типичные примеры. Щелчок по ярлыку или заголовку вызывает подробное представление отдельных видов папок.

Папка закупок

Наглядно предоставляет всю важную информацию, например заказы, накладные, счета, ценовую информацию, служебную переписку и договоры.

Папка контингента (страховые компании)

Управляет миллионами клиентских досье и предлагает единообразный просмотр клиентов по всем документам из разных сфер страхования.

Папка судебного дела

Содержит все относящиеся к делу документы, от подающейся жалобы и деловой переписки (включая электронный обмен данными) до приговора с цифровой подписью.

Папка по недвижимости

Позволяет осуществлять централизованное управление, использование и архивирование для аудиторской проверки всех без исключения документов, связанных с недвижимостью.

Кредитная папка

Одним нажатием кнопки предоставляет ответственным исполнителям все необходимые для принятия решения документы и связанные с клиентом данные.

Папка клиента

Содержит всю обновленную информацию по клиенту и его историю, включая письменную и электронную переписку.

Папка пациента

Позволяет просматривать любые, связанные с пациентом, прецедентом и периодами данные, документы, изображения и мультимедийные объекты в истории болезни.

Папка с личным делом

Управляет всеми документами и справками по сотруднику (в том числе исходящей документацией, например справки о зарплате) и архивирует их (для аудиторской проверки). 

Проектная папка

Позволяет осуществлять централизованное управление и доступ ко всему содержимому проекта, независимо от первоначальной системы и участвующих сторон.

Договорная папка

Записывает все относящиеся к договору документы (как в бумажном виде, так и в электронном) и контролирует даты и сроки.

Test
PreviewLupe
Screen

База для всех требований к папкам

Документы, папки и процессы можно произвольно комбинировать и привязывать. Такая свобода комбинирования позволяет осуществлять всеохватывающее внедрение папок на универсальной технологической базе с учетом индивидуальных требований различных отраслей и формулировок задач.

Наглядный пульт управления информацией

Каждая электронная папка в Doxis4 предлагает цифровой вкладной лист – пульт управления информацией, который наглядно представляет всю основную информацию по папке – в зависимости от вида папки, также из третьих систем, таких как HR, ERP и CRM. Отсюда можно осуществлять все необходимые работы и запускать действия. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Предметное администрирование для всех клиентов

Созданные в Doxis4 cubeDesigner приложения папок могут параллельно распределяться и отображаться через Doxis4 winCube (клиент ОС Windows) и webCube (веб-клиент).

Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL использует интегрируемую сис­тему ЕСМ от SER в разных отделах. Свое применение находят электрон­ные папки, архивирование, проверка счетов и руководство KTQ.

Читать »
EDEKA Nord

Компания EDEKA Nord управляет планами, актами приемки, договорами, текущими счетами своих рынков и т. п. в так называемых электронных папках объектов, чтобы быстро и удобно размещать документы без излишней работы с бумагами.

Читать »
Stadtwerke Bielefeld GmbH

Основой для единого, структури­рованного сохранения документов, постоянного доступа и необходимой оптимизации процессов стало внед­рение электронной строительной папки (EBA) на базе Doxis4.

Читать »
PVS Büdingen

В организации PVS Büdingen используют архив, СУД, электронные папки, почтовые ящики, рабочий процесс, модуль сканирования (Capture), офисное приложение SmartOffice Plus из пакета Doxis4 iECM.

Читать »
Город Гёттинген

Город Гёттинген доверяет «электрон­ному правительству» и при поддержке SER внедрил в первые организацион­ные единицы электронного ведения документации.

Читать »
DB Systel

Благодаря системе управления контентом в железнодорожной отрасли (BCM) на базе Doxis4 концерн Deutsche Bahn реализует специфические приложения для многотысячных пользователей.

Отчет о проекте »
LBS

На сегодняшний момент в системе Doxis4 ССК находится уже 43 млн документов. 300 сотрудников ССК работают с электронными папками, например с папкой накоплений на строительство, кредитной папкой, правовой папкой.

Читать »
Eissmann Group Automotive

Компания Eissmann выбрала для корпоративного использования пакет Doxis4 iECM от SER.

Читать »
BAUHAUS AG

В 2007 году компания BAUHAUS AG внедрила в юридическом отделе электронную правовую папку. Сегодня система управления делопроиз­водством на базе Doxis4 регулирует все коммуникационные процессы в рамках юридического отдела.

Читать »

Обзор электронных папок в Doxis4

Управление папками

  • Вкладной лист с метаинформацией по папке (в том числе из сторонних систем, например ERP, CRM, HR)
  • Запись информационных объектов любого вида из разнообразных источников данных, например документов, ссылок и мультимедийного содержимого
  • Гибкое, централизованное определение структур папок через модели папок
  • Иерархически структурируемые реестры на любом уровне
  • Индивидуализированные просмотры информации папок («виртуальные папки»)
  • Автоматическое обновление и сохранение комплектности динамических реестров
  • Применение организационных моделей и прав на папки
  • Прописывание обратной ссылки: просмотр всех папок, в которых содержится рассматриваемый документ
  • Четкие структуры хранения в архиве и нормированные действия по хранению, предотвращающие избыточность и многозначность критериев хранения
  • Параллельная привязка документов к нескольким папкам без избыточного хранения

Польза папок

  • Совместная обработка процессов: работы в одном наборе папок из нескольких подразделений
  • Независимый от места нахождения и параллельный доступ к электронным папкам
  • Использование папок в автономном режиме
    (регистрация/выгрузка)
  • Оповещение по электронной почте об изменениях в электронной папке с помощью функции подписки
  • Перекрестный поиск папок и документов и индивидуальный поиск папок
  • Поиск внутри единственной папки и/или в индивидуальном реестре
  • Комфортный доступ по ссылкам iECM: отправка поддерживающих доступ ссылок в специфические папки или документы непосредственно из клиента
  • Поиск документов в комбинации с атрибутами папок
  • Интегрированная программа просмотра для более, чем 300 форматов
  • Контрольный журнал для всех операций в одной папке
  • Просмотр веб-страниц с использованием вкладок в папке

Модели папок

  • Поддержка различных типов реестров:
    • реестры в целях дифференциации;
    • реестры для статического содержимого;
    • референциальные обзорные реестры;
    • реестры для динамического содержимого;
    • реестры окон ActiveX/iframe.
  • Дополнительная автоматическая нумерация реестров папок
  • Возможность автоматического изменения модели папки для всех папок (без семантики «Copy&Paste»)
  • Возможность детализации предварительно определенных реестров модели папки посредством подреестров для отдельных папок
  • Права на уровне реестров и наследование прав
Contact