www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Электронная папка договора –
структура и наглядность в управлении договорами

Управление договорами с Doxis4

Doxis4 вносит в управление договорами порядок, организационную структуру и наглядность. Решение подходит для архивирования в форме, подходящей для аудиторской проверки, поиска и контроля любой документации к договору. Отправной точкой в папку договора Doxis4 служит информационный кокпит со всеми важными данными по договору. Отсюда осуществляется прямой доступ к договорным документам. В папке договора можно централизованно управлять всей поступающей информацией – независимо от коммуникативного средства – в структурированном виде за весь договорной период. Программа-монитор сроков и система управления вторичным рассмотрением автоматизированно информируют о предстоящих запланированных встречах и сроках. Благодаря расширению в виде почтового ящика и функций рабочего процесса можно контролированно выполнять и протоколировать разрешения и сверку по договору.

Ваши выгоды

  • Информационный кокпит со всем важными данными по договору
  • Автоматизированные вторичные рассмотрения и контроль сроков
  • Выполнение правовых предписаний и директив по соблюдению обязательств
  • Межтерриториальный и межведомственный доступ к договорам
  • .
  • База для производственно-экономических, юридических и статистических отчетов

Возможности & достоинства

  • Одно решение для всех договоров

    Используя лишь одно решение, можно управлять всеми затрагивающими предприятие договорами и соглашениями, например кредитными договорами, типовыми соглашениями, договоренностями с клиентами и поставщиками, договорами на прокат, аренду и лизинг, соглашениями о сотрудничестве, внутрикорпорационными соглашениями, договорами страхования, трудовыми контрактами, лицензионными соглашениями и договорами на техобслуживание.

  • Простой доступ

    Договоры можно структурированно выбирать по всем зарегистрированным договорным метаданным независимо от места нахождения. Полнотекстовый поиск дополнительно позволяет осуществлять поиск по содержанию в документах и метаданных. Доступ к папкам договоров и документам защищен правами доступа. За пределами офиса доступ к документации по договору обеспечивают автономная папка, а также веб-клиент и мобильный клиент.

  • Защита данных/безопасность

    Защита информации обеспечивается системной концепцией прав доступа Doxis4, предотвращающей неконтролируемые и несанкционированные обращения к договорам. Кроме того, интегрированный в систему управления договорами Doxis4 контрольный журнал протоколирует все обращения и изменения в документации к договору. Сохранение выполняется в форматах для аудиторской проверки (TIFF, PDF и PDF/A). Дополнительная защита по технологии SoftWORM предотвращает непреднамеренное или ошибочное удаление документации к договору.

  • Управление сроками и вторичным рассмотрением

    Содержащаяся в Doxis4 система управления сроками и повторным предоставлением автоматизированно контролирует всю без исключения документацию к договору и информирует уполномоченного ответственного исполнителя о предстоящих запланированных встречах и сроках. При отсутствии реакции автоматически оповещаются другие ответственные лица, причастные к договору (механизм эскалации).

  • Интеграция

    Систему управления договорами Doxis4 можно интегрировать в Microsoft Office, системы ERP, CRM, административно-хозяйственное управление и другие программные приложения, имеющие отношение к договорам. Автоматизированно могут приниматься все необходимые основные и промежуточные данные по договору. За счет интеграции Microsoft все договорные документы можно перевести в систему управления договорами Doxis4 уже при создании. Тем самым предоставляются возможности от управления шаблонами до автоматизированного контроля версий.

Общий контроль всех данных по договору

Папка договора Doxis4 наглядно отображает все важные договорные данные на информационном кокпите – включая сроки и повторные предоставления.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Оптимизированные договорные процессы

Самые разные транзакции по договорам в Doxis4 могут отражаться и выполняться стандартизированно или спонтанно. Широкомасштабные функции СУД, например комментарии, шаблоны, контроль версий, позволяют осуществлять полностью цифровую обработку договора.

Отчеты & анализ данных

Гибкие, свободно определяемые функции анализа образуют базу для производственно-экономических, юридических и статистических отчетов (например, формулирование отношений ответственности).

Test
PreviewLupe
Screen

Обзор системы управления договорами Doxis4

Управление договорными папками

  • Архивирование договоров и относящихся к договорам документов для аудиторской проверки с соблюдением правового порядка
  • Перекрестное управление всеми договорными объектами (офисные документы, электронные письма, отсканированные документы в бумажном виде и т. д.)
  • Возможности базовых настроек (другие договоры, иерархии, возможности группирования)
  • Привязка документов к нескольким транзакциям по договорам – без избыточности в архиве 
  • Предлагаемые списки для индексации документов и выбор при поиске
  • Возможность дополнительного атрибутирования документов или изменения атрибутирования

Управление договорными документами

  • Широкомасштабные функции СУД (комментарии, контроль версий, выгрузка/регистрация)
  • Сохранение документов MS Office путем перетаскивания мышью в клиент Doxis4, вкл. применение свойств файлов (опция)
  • Поиск относящихся к договору документов при редактировании непосредственно из MS Office (дополнительно)
  • Сохранение документов в разных репрезентациях в виде исходного и конечного формата, например Word и PDF

Управление договорными процессами

  • Гибкие, прозрачные и запротоколированные рабочие процессы по договору
  • Отражение стандартизированных и спонтанных рабочих процессов
  • Обзор договоров, находящихся на сверке
  • Клиентская проверка – кто, что, когда и в каких документах делал

Управление договорными данными

  • Прием и синхронизация данных по договору из коммерческих инвентарных систем, списков в формате Excel и т. д.
  • Функция вторичного рассмотрения и управление сроками
  • Экспорт по умолчанию для анализа данных, например в MS Excel
Contact