www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Электронная папка клиента – доступ ко всей бизнес-документации

Полноценная информация о клиентах благодаря Doxis4

Предприниматель, ориентирующийся на потребителя, должен хорошо знать своих клиентов. Сведениями о деловых отношениях с клиентом можно управлять в электронной папке клиента на базе Doxis4. В отличии от привязанной к месту хранения бумажной документации, хаотичных каталогов файлов или разрозненных информационных хранилищ, преимущественно в системах ERP и CRM, папки клиентов Doxis4 предлагают протоколирование деловых отношений и постоянный, не зависящий от места нахождения доступ к документам клиента – при условии наличия прав доступа.

Благодаря Doxis4 в распоряжение предоставляется информационный кокпит, с помощью которого можно получить надежные и конкретные сведения о клиенте, заявке и проекте. После вызова папки клиента открывается обзор (скоросшиватель) всех важных данных клиента. Доступ к папке клиента может осуществляться в стационарном режиме с компьютерного рабочего места через Doxis4 winCube и webCube или в мобильном – через Doxis4 mobileCube, альтернативно также с помощью функции автономных папок.

Вместо переписки в системах электронной почты, предложений в системе управления связями с клиентами (CRM), заявок в системе логистики и счетов в ПО финансового учета папка клиента Doxis4 предлагает структурированное хранение всех относящихся к клиенту документов. Благодаря передаче документов и критериев оценки индексов из систем электронной почты, MS Office, ERP, CRM и финансового учета папка клиента заполняется автоматизированно в максимально возможной степени и к тому же сохраняется для аудиторской проверки. Только входящие документы в бумажном виде добавляются к папке клиента с помощью сканирования. Интеграция MS Office дополнительно позволяет выполнять поиск в папке клиента непосредственно из приложений Word, Excel & Co. За счет прямого перехода из существующих третьих систем, таких как ERP, CRM и др., возможна быстрая обработка без каких-либо сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами. При этом все без исключения этапы обработки полностью протоколируются и архивируются для аудиторской проверки.

Папки клиентов Doxis4 предлагают универсальную структуру архива, которую можно как угодно определять в соответствии с индивидуальными требованиями. Индивидуальные просмотры бизнес-документации клиента могут просто определяться самим пользователем, например «Показать по нажатию кнопки все заявки клиента за последние три месяца». При появлении новых документов в папке клиента Doxis4, например подтверждения заявки, пользователь автоматизированно получает информацию по электронной почте.

Подробнее об электронной папке клиента

Ваши выгоды

  • Постоянный, независимый от места нахождения доступ ко всей бизнес-документации клиента
  • Прямой вызов из программ ERP, CRM и др. и интеграция в них
  • Хранение всей бизнес-документации без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами
  • Активное оповещение при появлении новых документов, например заявок, заказов и т. д.

Возможности & достоинства

  • Общий контроль всей информации о клиенте

    Папка клиента Doxis4 структурированно отображает на информационном кокпите всю важную бизнес-документацию по клиенту (переписку, предложения, заказы, счета, рекламации и т. д.) в любых реестрах. После вызова папки клиента перед пользователем появляется индивидуально конфигурируемый, виртуальный скоросшиватель со всей важной информацией о клиенте. Сами данные можно автоматизированно принимать из систем ERP, CRM и др. и регулярно синхронизировать. Кроме того, пользователи с легкостью могут самостоятельно создавать «виртуальные» просмотры папки клиента с учетом определенных информационных потребностей, например все рекламации за последние 14 дней.

  • Эффективная и быстрая обработка запросов клиентов

    На запросы клиентов о сроках поставки или рекламации в любой момент можно быстро и квалифицированно отреагировать с помощью электронной папки клиента. Она предоставляется в распоряжение независимо от места (при наличии прав доступа) 24 часа в сутки без выходных и позволяет осуществлять эффективное управление клиентами по принципу «лицом к потребителю».

  • Архивирование и протоколирование для аудиторской проверки

    Папка клиента Doxis4 обеспечивает хранение всех документов и папок клиента для аудиторской проверки в соответствии с законом на протяжении установленного периода вплоть до истечения возможных сроков давности. Функция контрольного журнала непрерывно протоколирует для всех документов, кто, что и когда добавлял, просматривал, изменял или удалял. Заархивированная для аудиторской проверки бизнес-документация важна как для соблюдения правовых и внутренних служебных предписаний, так и для решения вопросов ответственности при поступлении рекламаций и в страховых случаях. 

  • Многоарендная архитектура и предоставление прав

    Для концернов и предприятий больших и средних размеров с множеством юридически самостоятельных подразделений многоарендная архитектура незаменима. Ее действие заключается в том, что каждая компания или каждый мандант может видеть и изменять только свои данные. Дифференциацию мандантов можно дополнительно определять с помощью концепции предоставления прав и разделенного сохранения данных (база данных и носители ЗУ). Повторная авторизация и аутентификация пользователя в этом случае не требуются. В рамках Doxis4 можно реализовывать широкомасштабную концепцию предоставления прав (группы, роли, подразделения и т. д.), которая обеспечивает дополнительную безопасность бизнес-документации.

  • Интеллектуальные информационные потоки

    В рамках привлечения клиентов, обработки заявок и заказов зачастую взаимодействуют сотрудники смежных отделов. Такие процессы, сопровождающиеся особо интенсивным документооборотом, нуждаются в электронном информационном потоке для возможности оперативного осуществления транзакций точно по графику. Doxis4 Workflow представляет собой идеальное дополнение к папке клиента Doxis4 и позволяет осуществлять контролируемое распределение и обработку транзакций. В рамках обработки транзакций сотрудники в соответствии со своими правами получают доступ к папке клиента, отдельным реестрам или документам. Сама транзакция является частью папки, так что в итогах запротоколировано, кто, когда и что сделал и решил.

  • Работа как в ОС Microsoft, поиск как в Google

    Во время работы с документом в приложениях MS Office непосредственно из Word, Excel и др. можно искать документы с помощью многопрофильного или полнотекстового поиска (интеллектуальный анализ текстов) по всей структуре реестра. Разнообразные возможности фильтра, функция группирования и сортировка списков совпадений помогают в освоении массы документов.

Обзор электронных папок клиентов в Doxis4

Управление папками клиентов

  • Управление бизнес-документацией и документами в разных форматах и из разных источников в универсальной структуре папки клиента
  • Компактный обзор всех основных данных клиента и вход в реестры папок (информационный кокпит)
  • Мобильный доступ через веб- и мобильного клиента
  • Автономная папка: использование электронной папки с помощью регистрации/выгрузки при полной функциональности: просмотр и редактирование (автоматическая синхронизация)
  • Гибко конфигурируемые просмотры папок: индивидуальные (например, заявки, рекламации и т. д.) или относящиеся к целому отделу (например, сбыта, обслуживания клиентов и т. п.)
  • Функция подписки для получения информации по электронной почте, например об изменениях статуса, деблокировании/утверждении
  • Интеграция смежных системных функций в электронную папку клиента, например отображение адреса на картах Google (места заказа или поставки)

Управление документами клиентов

  • Сохранение для аудиторской проверки всей бизнес-документации
  • Интегрированные функции СУД: сохранение папок (ручное или автоматизированное сохранение пакетов), поиск, редактирование, изменение версий, протокол и т. п.
  • Интернационализм за счет наличия разных языков
    (поддержка Unicode)
  • Логичное соотнесение документов с несколькими реестрами папок, без избыточности в архиве
  • Отображение более чем 300 форматов в интегрированной программе просмотра, даже если приложение, в котором был создан файл, недоступно
  • Интеграция MS Office – поиск и сохранение документов непосредственно из MS Office
  • Возможность привязки Doxis4 Workflow: например, диспетчеризация, сроки, вторичное рассмотрение
  • Электронный почтовый ящик для процессов, сопровождаемых интенсивным документооборотом
  • Регистрация документов в бумажном виде с помощью полностью интегрированной программы сканирования

Степень соответствия/безопасность

  • Безопасность за счет авторизации и аутентификации пользователя, шифрования SSL взаимодействия «клиент-сервер», а также передачи структур прав доступа из сторонних систем (например, протокол LDAP)
  • Точно детализированная система предоставления прав на основе ролевого принципа (реестр, папка, документ, временный доступ и т. д.)
  • Функция контрольного журнала – протоколирование для аудиторской проверки: кто, что, когда и в каких документах делал
Contact