www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Электронная папка с личным делом – эффективное и безопасное управление конфиденциальными документами

Doxis4 для личных дел и резюме

Папка с личным делом Doxis4 обеспечивает надежное и интуитивное управление всеми конфиденциальными персональными документами и данными сотрудников и соискателей. Будь то документы кандидата на должность, договоры, электронные письма, записи собеседований с сотрудниками или аттестации в рамках развития персонала – электронная папка с личным делом, как информационный кокпит, по нажатию кнопки предоставляет обзор всей важной информации по сотруднику или соискателю, а также прямой доступ к необходимым личным документам.

С помощью дифференцированной защиты доступа пользователям обеспечивается возможность просмотра и редактирования папок и/или документов в точном соответствии с их правами. Благодаря этой концепции прав доступа можно отразить все необходимые для защиты данных ограничения на просмотр, которые требуются с точки зрения руководства, делопроизводства и персонала. Обеспечивается поддержка как автоматизированных процессов (например, поступление на работу и увольнение, охрана материнства или регулярное подтверждение необходимой квалификации), так и соблюдение установленных законов или важных для предприятия сроков. Стандартизированные интерфейсы для систем управления персоналом и передача, а также регулярная синхронизация основных данных о сотрудниках гарантируют оптимальную интеграцию в процессы работы с персоналом.

Папка с личным делом Doxis4:

  • Многопользовательское и пригодное для аудиторской проверки хранение документов сотрудников и соискателей без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами
  • Стандартизированная функциональность для построения универсальных структур папок
  • Механизмы защиты от несанкционированного доступа/просмотра
  • Интеграция в системы управления персоналом и расчетов с помощью стандартизированных интерфейсов

Возможности и достоинства

  • Возможность немедленного эффективного использования

    Электронная папка с личным делом доступна в виде пакета Doxis4 Solutions Package и после внедрения готова к немедленному использованию. Предварительно сконфигурированное решение для папки с личным делом основывается на многочисленных проектах для клиентов и по структуре и функциональности уже по умолчанию выполняет самые важные требования к личному делу. В любой момент можно реализовывать индивидуальные требования. Централизованно предпринимаемые настройки в соответствии с индивидуальными потребностями сразу же доступны на всем предприятии.

  • Поиск и независимый от места нахождения доступ

    Поиск папок с личными делами и персональных документов выполняется путем перехода из системы управления персоналом или с помощью поиска по индексу и полнотекстового поиска в клиенте Doxis4. Если при поиске по индексу определенные папки или документы разыскиваются быстро и целенаправленно, то полнотекстовый поиск (интеллектуальный анализ текстов) просматривает содержимое документов. Благодаря Doxis4 персональные документы можно объединять в рамках всего предприятия и централизованно использовать: свидетельства, целевые соглашения, сертификаты и другие документы. Папка с личным делом Doxis4 обеспечивает большие преимущества предприятиям с несколькими подразделениями: доступ к папкам с личными делами отделяется от хранения и, кроме того, может осуществляться одновременно. Вне зависимости от места нахождения цифровые папки с личными делами всегда доступны в виде автономной папки или также с помощью веб-клиента и мобильного клиента (опция) – при условии наличия прав доступа! В зависимости от соответствующих IT-структур папки с личными делами в течение длительного времени можно надежно сохранять централизованно, в разрозненных подразделениях или совмещая оба способа. 

  • Механизмы безопасности и защита доступа

    Высокую защиту конфиденциальных личных документов обеспечивают персональная авторизация и аутентификация пользователя, шифрование SSL взаимодействия «клиент-сервер», а также применение прав доступа из соответствующей системы управления персоналом. Можно предоставлять временный доступ начальству для принятия дисциплинарных мер и сотрудникам с целью обеспечения гарантированного законом просмотра. С помощью функции контрольного журнала осуществляется регистрация для аудиторской проверки относительно того, кто и когда добавлял, просматривал, изменял или удалял какие-либо документы. Так что все этапы обработки остаются прозрачными за счет протоколирования.

  • Многоарендная архитектура и предоставление прав

    Для концернов и предприятий средних размеров с множеством юридически самостоятельных подразделений незаменима многоарендная архитектура папки с личным делом Doxis4. Действие многоарендной архитектуры заключается в том, что каждая компания или каждый мандант может видеть и изменять только свои данные. В этом случае переход от одного манданта к другому возможен только посредством повторной авторизации и аутентификации пользователя. Но дифференциацию мандантов можно также определять с помощью концепции предоставления прав и разделенного сохранения данных (база данных и носители ЗУ). 

  • Интеграция в систему управления персоналом и расчетов, а также в Microsoft Office

    Папка с личным делом Doxis4 позволяет осуществлять интеграцию в любые системы управления персоналом и расчетов заработной платы. Для вызова папки с личным делом предлагается прямой переход по ссылке iECM. Прием и синхронизация личных данных осуществляется через стандартизированные интерфейсы, равно как и передача документов, подлежащих архивированию, например расчетов заработной платы. За счет интеграции Microsoft Office документы и электронные письма можно искать и сохранять непосредственно из соответствующего приложения Microsoft. Управление шаблонами облегчает и автоматизирует создание переписки, договоров и т. д. 

  • Процессы работы с персоналом, сопровождаемые интенсивным документооборотом

    Помимо архивирования для аудиторской проверки и управления важными документами, процессы работы с персоналом, сопровождаемые интенсивным документооборотом, можно также отражать в цифровом виде, а также выполнять вручную или автоматизированно. Ручное распределение личных документов может осуществляться с помощью электронных почтовых ящиков. Электронный почтовый ящик функционирует как классический аккаунт электронной почты, правда, с двумя важными отличиями: взаимодействующие документы надежно сохраняются в вашей системе личных дел. Таким образом, можно быть уверенным в том, что любое отправляемое вами сообщение не может просматриваться третьими лицами. В отличие от электронной почты состояние обработки всегда остается прозрачным. Это избавляет от расспросов по почте и телефону.

Общий контроль всех личных данных

Папка с личным делом Doxis4 наглядно отображает все важные личные данные на информационном кокпите – включая все предстоящие встречи и сроки, а также сохраненные примечания. Все личные документы имеют стандартизированную структуру и наглядно отображаются без сбоя воспроизведения данных коммуникативными средствами. За счет этой заданной структуры можно несколькими щелчками мыши создавать индивидуальные «виртуальные» просмотры папок с учетом конкретных информационных потребностей, например все истекающие в ближайшие 30 дней срочные трудовые договоры.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Оптимизированное управление персоналом

Электронные рабочие процессы поддерживают и ускоряют типичные и часто повторяющиеся транзакции, например поступление на работу и увольнение, обучение и повышение квалификации и т. п. Наряду с преимуществом повышенной автоматизации гарантируется стабильный уровень качества, независимо от подразделения и соответствующего сотрудника отдела кадров.

Обзор папки с личным делом Doxis4

Управление папками с личными делами

  • Универсальное управление персональной информацией и документами разных форматов и из разных источников в предварительно определенной, единой структуре папок
  • Компактный обзор всех личных данных (информационный кокпит)
  • Детализированное управление правами доступа к папкам с личными делами или к отдельным документам, а также возможность временного доступа
  • Применение структур прав доступа из всех популярных систем управления персоналом
  • Ограничения прав для доступа/изменения на основании личных данных (например, группы сотрудников):
    • общие папки
    • реестры папок
    • (основные) данные о персонале

Управление личными документами

  • Логичная привязка документов к нескольким процессам работы с персоналом без избыточности в архиве
  • Расширение и индексация документов с использованием дополнительных индексов (метаданных) в текущей работе
  • Удобное сохранение документов: ручное или автоматизированное сохранение пакетов
  • Сохранение документов MS Office путем перетаскивания мышью в клиент Doxis4, вкл. применение свойств файлов
  • Поиск важных личных документов непосредственно из MS Office
  • Сохранение документов в разных репрезентациях в виде исходного и конечного формата, например Word и PDF
  • Регистрация документов в бумажном виде с помощью полностью интегрированной программы сканирования

Управление процессами работы с персоналом

  • Автоматическое соблюдение сроков удаления определенных документов
  • Отражение стандартизированных и спонтанных рабочих процессов для повторяющихся транзакций (поступление на работу & увольнение, отпуск по уходу за ребенком, получение профессионального образования и т. д.)
  • Предупреждение о переработках при работе с неполным рабочим днем
  • Программная проверка – кто, что, когда и в каких документах делал
  • Автоматизированное повторное предъявление для подтверждения квалификации, полномочий и т. п.

Управление личными данными

  • Прием и синхронизация личных данных через стандартизированные интерфейсы для любых популярных на рынке систем управления персоналом и расчетов, например SAP HRM, Oracle Peoplesoft HCM, ADP PAISY и др.
  • Прямой переход из соответствующей системы управления персоналом и заработной платой в папку с личным делом Doxis4 (и наоборот)
  • Автоматизированный прием личных документов, например расчетов заработной платы
Contact