www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Электронная папка закупок – упрощает закупку

Оптимизация закупок с помощью Doxis4

Эффективное обеспечение товарами является важной задачей в процессе закупок. Без профессионального электронного управления папками и документами обработка информации может оказаться большим препятствием. Конечно, системы управления цепью поставок (SCM), та же логистика, стремятся к формированию потоков объектов, к которым относятся и информационные потоки, но им все же недостает подходящей интеграции процессов, сопровождаемых интенсивным документооборотом. Если за счет использования систем SCM и ERP были оптимизированы ориентированные на данные процессы закупок, не хватает исчерпывающей и комплексной документации для всех процессов, сопровождаемых интенсивным документооборотом. Папка закупок Doxis4 восполняет этот пробел, интегрируясь целиком в существующие системы SCM и ERP и обеспечивая тем самым значительную оптимизацию эффективности.

Постоянный доступ ко всей без исключения документации по закупке

Большинство процессов закупок запускаются и завершаются документами. Документы создаются, обрабатываются, проверяются и проводятся. Востребовано профессиональное управление папками и документами, которое структурированно протоколирует, а также прозрачно организовывает для аудиторской проверки весь процесс от установления до завершения делового контакта, начиная с заявки на материалы посредством запроса и процедуры заказа и заканчивая разрешением на оплату счетов поставщика.

Папка закупок Doxis4 управляет всеми без исключения документами разных форматов и из разных источников и архивирует их в одной системе – от поступления (вход) до обработки и завершающего архивирования (выход). Таким образом, все участвующие в закупке сотрудники получают долгожданный единый доступ ко всем документам, папкам и транзакциям, относящимся к процессу закупки. Благодаря Doxis4 любую систему SCM и ERP можно укомплектовать полным письменным документооборотом неструктурированных данных. Мультимедийность электронной папки закупок Doxis4 позволяет сохранять и отображать не только корреспонденцию и предложения, но и видеоролики и изображения продуктов, ссылки на информацию поставщиков в интернете, например места расположения.

Одинаковый информационный уровень в команде

Папка закупок Doxis4 обеспечивает прозрачность в процессе принятия решений, эффективно управляет им и позволяет команде участвующих в закупке сотрудников взаимодействовать на одинаково обновляемом информационном уровне. На уровне объекта, реестра и папки можно точно присвоить права, разрешающие определенным пользователям просматривать определенные документы, реестры и папки. В отличие от папок в бумажном виде, которые физически привязаны к одному месту, к папке закупок Doxis4 можно получить доступ посредством Doxis4 mobileCube или через функцию стандартных автономных папок.

Благодаря возможности сопряжения документов с документами (например, предложения с прайс-листом), документов с папками (например, текущих с прежними процедурами заказов), транзакций с папками (например, нескольких процедур заказов одного материала), папок с папками (например, папки закупок с папкой поставщика) и т. д. можно прозрачно протоколировать взаимосвязи. В случае закупки, в процессе которой сотрудники смежных отделов и подразделений зачастую одновременно работают с одной и той же информацией, электронные папки Doxis4 обеспечивают защищенное, не зависящее от времени и места нахождения сотрудничество. Большим преимуществом при этом оказывается параллельный доступ к информационному объекту.

От папки закупок к папке поставщика

Папка закупок дополняется папкой поставщика и при необходимости папкой материалов, в которых документально подтверждается весь жизненный цикл деловых отношений с поставщиком или характеристики и свойства материала. Для разграничения с папкой закупок папка поставщика предлагает целенаправленный просмотр отдельного поставщика. Среди прочего, это подразумевает информацию о платежеспособности, текущие прайс-листы, сертификаты, испытания материалов, рекламации по качеству, акты приемки и т. д.

Папка поставщика Doxis4 может создаваться автоматически при создании основной записи кредитора, так что из индикации основной записи системы SCM и ERP или заявки на поставку материала системы логистики можно напрямую перейти в папку поставщика. Большая часть информации поступает в папку поставщика Doxis4 из логистики, например заказы. Сохранение в папке поставщика Doxis4 при этом осуществляется автоматизированно, на основании переданных из логистики критериев оценки индексов. Если заказы осуществляются без логистики, что зачастую в порядке вещей для мелких деталей, папка закупок может также сохраняться вручную.

Сначала выполняется запрос

В большинстве случаев процессы закупок начинаются с письменных запросов по поводу определенных продуктов и услуг. Поступающая информация собирается и хранится отдельно в бумажных папках, каталогах файлов или в электронном почтовом ящике. Только если дело доходит до заказа, система ERP берется за процедуру заказа. Уже на этом раннем этапе процесса закупки папка закупок Doxis4 оказывает ценную поддержку даже без сохранения процедуры заказа в системе ERP, что особенно важно в тех случаях, когда в этой операции задействовано несколько сотрудников – в том числе из разных отделов. Они могут непосредственно из папки закупок Doxis4 создавать новые документы и запускать рабочие процессы. Для этого Doxis4 предлагает возможность сохранять к процессам закупок шаблоны документов с предварительно сформулированным содержанием, которые автоматизированно заполняются данными поставщиков. Затем их можно индивидуально изменять, если это требуется в контексте процесса закупки. К папке закупок автоматически добавляется исходящий обмен данными. Если в конечном итоге доходит до заказа, папку закупок можно затем объединить с процедурой заказа в системе ERP.

Подробнее об электронной папке закупок

Ваши выгоды

  • Исчерпывающее протоколирование процессов закупок, сопровождаемых интенсивным документооборотом
  • Доступ ко всей текущей и прошлой информации
  • Полная интеграция в систему SCM и ERP, в офисные и почтовые системы
  • Доступ независимо от подразделения и отдела – в том числе мобильный
  • Различные подходы (логистика, финансы и т. д.)

Возможности & достоинства

  • Интеграция в существующие системы SCM и ERP, офисные и почтовые системы

    Электронная папка закупок интегрируется в любую систему управления цепью поставок, систему ERP, офисные и почтовые системы и дополняет их полным и постоянно обновляемым обзором всех важных документов в процессе закупки, включая обмен данными через электронную почту, изображения, фото- и видеоматериалы продуктов. Папка закупок функционирует в некотором роде самостоятельно, так как важные документы из существующих вышеупомянутых систем автоматизированно передаются и индексируются. Вызов папки закупок Doxis4 удобно осуществляется из систем SCM и ERP.

  • Соблюдение предписаний

    Соблюдение предписаний становится все более важным для предприятий как на национальном, так и международном уровне. Например, к этому относятся также подтверждение и соблюдение стандартов поставщиков в отношении работы, охраны труда и окружающей среды. Без письменно приведенного подтверждения не обойтись также при решении конфликтов и в страховых случаях. Папка закупок Doxis4 протоколирует для аудиторской проверки и в соответствии с законодательством весь «письменный» процесс закупок и с помощью функции контрольного журнала показывает, кто и когда получал, просматривал, обрабатывал, изменял, утверждал или удалял информацию.

  • Структурированная система папок и индивидуальные просмотры папок

    Папка закупок Doxis4 по своей структуре напоминает знакомые папки в бумажном виде. Цифровой скоросшиватель предоставляет обзор содержимого папки закупок и фиксирует важную информацию. Программа-монитор сроков контролирует установленные сроки и заблаговременно отображает их наступление. По аналогии с бумажной папкой возможно универсальное конфигурирование содержимого папки закупок в реестрах и подреестрах, причем конфигурация может подчиняться структуре папки. Кроме того, в любой момент можно создавать индивидуальные просмотры набора информации и сохранять их в «Избранном». Это можно использовать, например, для того, чтобы задать регулярное автоматизированное отображение всех текущих входящих рекламаций по качеству или заказов за последние 14 дней.

  • Простая работа с папками и документами

    Для постоянно обновляемого информирования при появлении новых документов в папке закупок оптимально подходит услуга подписки на технической базе службы уведомлений Doxis4. При добавлении в папку новых документов информация поступает по электронной почте. Чтобы не получать информацию сразу о всех новых появившихся документах, можно установить ограничения, например, на основании вида документа, интервала времени и т. п. Управление версиями Doxis4 всегда гарантирует работу с обновленными документами.

  • Интеллектуальные информационные потоки

    При помощи интегрированных процессов проверки и деблокирования на технической базе Doxis4 Workflow упрощается создание, распределение, согласование и сопровождение документов дополнительно к электронной папке закупок и, соответственно, к папке поставщика. Таким образом можно стандартизировать неоднородные процессы закупок, прозрачнее формировать и быстрее осуществлять (разрозненные) процессы деблокирования. Для утверждения заказов и заявок на поставку материалов предлагаются адаптивная (Adaptive Case Management) и нормативная (Production Workflow) системы ВРМ, применение которых зависит от того, как вы хотите управлять процессами закупок: индивидуально или полностью автоматизированно. Это позволяет распределять задачи между соответствующими уполномоченными сотрудниками. Последние в процессе могут отвечать по электронной почте, используя интегрированные функции: принятие, отказ и комментарий.

Обзор папок закупок с помощью Doxis4

Управление папками закупок

  • Управление всеми относящимися к процессу закупки документами, папками и транзакциями из различных источников в универсальной структуре папки
  • Управление самыми разными форматами, вкл. видеоролики и изображения продуктов, ссылки на информацию поставщиков в интернете
  • Интеграция в существующие системы SCM и ERP, офисные и почтовые системы: автоматизированная передача и индексация важных документов и доступ к папке закупок или ее вызов непосредственно из системы SCM и ERP
  • Конфигурируемая структура в реестрах и подреестрах по аналогии с бумажной папкой
  • Электронный скоросшиватель с основной информацией по папке, обзором содержания и программой-монитором сроков
  • Многочисленные возможности сопряжения: документов между собой, документов с папками, папок с папками и т. д. без избыточного хранения
  • Гибко конфигурируемые, индивидуальные просмотры папок (например, заказы, рекламации по качеству и т. д.)
  • Мобильный доступ через веб- и мобильного клиента
  • Автономная папка: использование электронной папки с помощью регистрации/выгрузки при полной функциональности: просмотр и редактирование (автоматическая синхронизация)

Управление документами закупок

  • Сохранение для аудиторской проверки и надежное хранение всех документов и папок в процессе закупки
  • Интегрированные функции СУД: сохранение папок (ручное или автоматизированное сохранение пакетов), поиск, редактирование, изменение версий, протокол и т. п.
  • Разнообразные возможности комментариев аналогично редактированию документов в бумажном виде: заметки, штемпели, текстовые маркеры, примечания и др.
  • Интернационализм за счет наличия разных языков (поддержка Unicode)
  • Интегрированная программа просмотра для более чем 300 форматов
  • Функция подписки для получения информации по электронной почте, например о новых появившихся документах, изменениях статуса, деблокировании/утверждении
  • Регистрация документов в бумажном виде с помощью полностью интегрированной программы сканирования
  • Функция контрольного журнала для протоколирования: кто, что, когда и в каких документах делал

Управление процессами закупок

  • Возможность привязки Doxis4 Workflow для стандартизации неоднородных процессов закупок, а также прозрачных и эффективных процессов деблокирования
  • Поддержка как адаптивной (Adaptive Case Management), так и нормативной (Production Workflow) системы ВРМ – для индивидуальных или автоматизированных процессов закупки
  • Автоматизированное распределение задач: электронный почтовый ящик и групповые почтовые ящики 
  • Интеграция функций информационного потока в электронную почту: принятие, отказ и комментарий

Управление папками поставщиков

  • Управление информацией о поставщике и его документами в разных форматах и из разных источников в универсальной структуре папки
  • Компактный обзор всех основных данных поставщика (информационный кокпит)
  • Автоматизированная передача основных данных поставщика из систем ERP, SCM и прочих

Безопасность/защита доступа

  • Безопасность за счет авторизации и аутентификации пользователя, шифрования SSL взаимодействия «клиент-сервер», а также передачи прав доступа из ведущих систем
  • Точно детализированная система предоставления прав на основе ролевого принципа (реестр, папка, документ, временный доступ и т. д.)
Contact