www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Электронные проектные папки –
надежный контроль проектов любой сложности

Управление проектными папками в Doxis4

Проектная папка Doxis4 позволяет осуществлять быстрое, не зависящее от места нахождения и защищенное от несанкционированного доступа обращение ко всем важным для проекта документам и сведениям – всегда в соответствующем контексте. Выполняется управление всей мультимедийной информацией по проекту и ее архивирование: от переписки и планирования до документов CAD. Для освоения массы документов при поиске предоставляются многочисленные фильтры, а также сортировка списков совпадений. Дополнительно Doxis4 предлагает внешним предприятиям, участвующим в проекте через клиентское веб-приложение, безопасный и протоколируемый доступ к необходимой проектной информации с помощью модуля проектного пространства.

Электронная папка поддерживает, в частности, проекты, сопровождающиеся интенсивным документооборотом, например в производстве или строительстве. Централизованная структура реестра электронной проектной папки позволяет, в зависимости от типа проекта и выбранного метода управления проектом, приспосабливаться к индивидуальным требованиям конкретного проекта, а также вносить изменения в ходе реализации проекта. Плавная интеграция в системы ERP, CAD и PPS позволяет осуществлять прием и синхронизацию основных и промежуточных данных в производственном процессе или вызов заархивированных документов непосредственно из производственных систем. Таким образом, соответственно обновленная информация доступна даже в сложных проектах без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами. Автоматическое управление версиями и хронологирование обеспечивают гарантирующее соблюдение правового порядка протоколирование, а функция контрольного журнала фиксирует, кто, когда и что просматривал, добавлял, редактировал или удалял, что важно для выполнения предписаний и решения вопросов ответственности.

Ваши выгоды

  • Централизованное управление и контроль всех без исключения документов в проектах
  • Прозрачность и контроль ресурсов, сроков и решений 
  • Отражение самых разных структур проектов в одной папке
  • Гарантирующее соблюдение правового порядка протоколирование для выполнения предписаний и решения вопросов ответственности

Возможности и достоинства

  • Комплексное хранение и просмотр

    С помощью электронной проектной папки Doxis4 в проекте можно централизованно регистрировать документы всех типов и форматов, управлять ими и протоколировать их – речь идет об электронных письмах, схемах, чертежах (CAD), рисунках, изображениях, видеоматериалах и т. п. Программа просмотра поддерживает свыше 300 форматов и отображает содержимое самых разнообразных документов, даже если первоначальная программа, в которой был создан файл, отсутствует. Кроме того, заархивированный файл можно также открывать и отображать с помощью другого приложения.

  • Архивирование и протоколирование в соответствии с законом

    Проектная папка Doxis4 обеспечивает хранение всех документов и папок проекта для аудиторской проверки в соответствии с законом на протяжении установленного периода вплоть до истечения возможных сроков давности. Функция контрольного журнала непрерывно протоколирует для всех документов, кто, что и когда добавлял, просматривал, изменял или удалял. Заархивированная для аудиторской проверки документация представляет важность как для контроля соблюдения правовых или внутренних предписаний, так и для решения вопросов ответственности при возникновении конфликтов или в страховых случаях. 

  • Предоставление информации – для внутреннего и внешнего пользования

    С помощью электронного почтового ящика документы любого размера неограниченно распределяются в проекте между заинтересованными лицами без «физической» избыточности. Уменьшенная нагрузка сети и безопасность за счет зашифрованного обмена данными являются преимуществами по сравнению с ненадежным взаимодействием по электронной почте. Благодаря проектному пространству Doxis4 внешние участники проекта получают через Интернет защищенный паролем доступ к электронной проектной папке. Для реестров, папок или отдельных документов можно предоставлять дифференцированные права на такие функции, как просмотр, обработка, передача и загрузка данных.

  • Передаваемая структура проекта

    Согласованная с индивидуальными требованиями структура электронной проектной папки с помощью Doxis4 может переноситься на параллельные или следующие друг за другом проекты, как и их адаптация в ходе реализации проекта. Типичные примеры можно найти практически во всех отраслях от управления мероприятиями и сетевого администрирования до строительства и производства.

  • Многоарендная архитектура и предоставление прав

    Для концернов и предприятий средних размеров с множеством юридически самостоятельных подразделений незаменима многоарендная архитектура проектной папки Doxis4. Действие многоарендной архитектуры заключается в том, что каждая компания или каждый мандант может видеть и изменять только свои данные. В этом случае переход от одного манданта к другому возможен только посредством повторной авторизации и аутентификации пользователя. Дифференциацию мандантов можно дополнительно определять с помощью концепции предоставления прав и разделенного сохранения данных (база данных и носители ЗУ). Повторная авторизация и аутентификация пользователя в этом случае не требуются.

  • Быстрый и простой поиск документов

    Поиск документов может осуществляться с помощью многопрофильного или полнотекстового поиска (интеллектуальный анализ текстов) по всей структуре реестра. Разнообразные возможности фильтра, функция группирования и сортировка списков совпадений помогают в освоении массы документов. 

Пульт управления информацией

Проектный титульный лист электронной папки предоставляет краткий обзор основной информации, например проектных данных и примечаний по проекту. Вместе с обзорной структурой реестра проекта в распоряжение предоставляется полный информационный кокпит для быстрого и целенаправленного доступа ко всем важным документам и информации.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Универсальная структура реестра

Проектная папка с централизованно управляемой, универсальной структурой реестра может гибко согласовываться с любым типом проекта и любой методикой. Сохраненные один раз структуры папок в любой момент могут быть перенесены на другие проекты такого же типа. Кроме того, централизованно определяемая структура папки обеспечивает однозначную конфигурацию и классификацию для всех имеющихся документов и папок, независимо от первоначальных проектных папок.

Проектное пространство с клиентским веб-приложением

Через клиентское веб-приложение внешние участники проекта получают защищенный паролем доступ к важным для них документам по проекту. Соответствующие права могут распределяться детализированно для реестров, папок или даже отдельных документов, в том числе с временным ограничением – при этом возможно администрирование пользователей напрямую руководителем проекта.

Test
PreviewLupe
Screen

Обзор электронных проектных папок в Doxis4

Управление проектными папками

  • Универсальное управление проектной информацией и
    документами разных форматов и из разных источников в предварительно определяемой, унифицированной структуре папки
  • Компактный обзор всех важных проектных данных (информационный кокпит)
  • Точная система предоставления прав на основе ролевого принципа (реестр, папка, документ, временный доступ и т. д.)
  • Мобильный доступ через веб-клиента и мобильного клиента
  • Автономная папка: использование электронной папки с помощью регистрации/выгрузки при полной функциональности: просмотр и редактирование (автоматическая синхронизация)
  • Проектное пространство (безопасная интеграция извне)
  • Гибко конфигурируемые просмотры папок: индивидуальные (например, утверждения, проводки и сроки) или для всего отдела (например, закупка, финансы, логистика)
  • Интеграция межсистемных функций, например отображение адреса на картах Google (проектные подразделения, местонахождение строительного оборудования), интегрированная Википедия
  • Применение структур прав доступа из сторонних систем (например, протокол LDAP)

Управление проектными документами

  • Сохранение документов и папок для аудиторской проверки
  • Четкие структуры хранения в архиве и нормированные действия по хранению, предотвращающие избыточность и многозначность критериев хранения
  • Интегрированные функции СУД: сохранение папок (ручное или автоматизированное сохранение пакетов), поиск, редактирование, изменение версий, протокол и т. п.
  • Интернационализм за счет наличия разных языков (поддержка UNICODE)
  • Логичное соотнесение документов с несколькими проектами отдельных объектов или участниками, без избыточности в архиве
  • Расширение документов за счет дополнительных индексов (метаданных) в текущей работе
  • Программа просмотра для более чем 300 форматов, даже если отсутствует приложение, в котором они были созданы (в том числе CAD)
  • Интеграция MS Office – поиск и сохранение документов непосредственно из MS Office
  • Электронный почтовый ящик для процессов, сопровождаемых интенсивным документооборотом
  • Регистрация документов в бумажном виде с помощью полностью интегрированной программы сканирования

Управление проектными процессами

  • Функция контрольного журнала – клиентское протоколирование: кто, что, когда и с какими документами делал
  • Возможность привязки Doxis4 Workflow: например, диспетчеризация, сроки, вторичное рассмотрение
  • Функция подписки для получения информации по электронной почте, например об изменениях статуса, деблокировании/утверждении

Управление проектными данными

  • Сбор самых разных информационных объектов из различных источников данных в электронной проектной папке (например, из систем ERP, CRM, CAD, PPS)
  • Безопасность за счет авторизации и аутентификации пользователя, шифрования SSL взаимодействия «клиент-сервер», а также применения прав доступа
Contact