www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Интеллектуальное управление документами для Word, Excel и PowerPoint

Интеграция ECM пакета Doxis4 в Microsoft Office

Microsoft Word, Excel и PowerPoint предлагают разнообразнейшие возможности для обработки документов. Тем не менее при этом ощущается отсутствие таких важных функций, как универсальное, межведомственное хранилище документов с контролем версий, управление шаблонами и регистрация/выгрузка. Здесь документы можно как угодно копировать и произвольно выкладывать в каталогах файлов с избыточностью, не протоколируя изменения в документе. Взаимосвязи между документами не отображены, и отсутствует четкое представление о том, какой документ оригинальный, а какой обновленный.

Система управления корпоративным информационным контентом в Doxis4 представляет собой не просто альтернативу нынешним каталогам файлов. Она предлагает множество других важных функций для ежедневной работы с документами, особенно там, где документы редактируются и используются рабочими группами и разными отделами.

Doxis4 SmartOffice дополняет пакет Microsoft Office важными функциями архивирования и управления документами, предоставляя их в распоряжение непосредственно в пользовательских интерфейсах Microsoft. Таким образом, новые документы Word, Excel и PowerPoint уже при создании можно сохранять в бизнес-контексте в Microsoft Office без обходных маршрутов. Сохранение документов в архиве может осуществляться для аудиторской проверки, хотя это необязательно. Это относится, например, к предыдущим версиям или к документам, не подлежащим обязательному сохранению.

Ваши выгоды

  • Высокопроизводительные функции ECM, интегрированные в клиента Microsoft Office
  • Неизбыточное архивирование для аудиторской проверки в бизнес-контексте без хаоса каталогов и версий
  • Прямой, групповой и межведомственный доступ к необходимым офисным документам
  • Управление версиями, включая протоколирование изменений

Возможности & достоинства

  • Органичная интеграция в операционную среду Microsoft Office

    Doxis4 SmartOffice органично интегрируется в графические интерфейсы Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Если вы работаете преимущественно в Microsoft Office, вам не нужно покидать привычную рабочую среду, чтобы сохранить новые документы или найти и отредактировать имеющиеся. Встраиваемое приложение Doxis4 Office-Add-In представляется пользователю естественными функциями Microsoft. Таким образом, дополнительные функции СУД открываются для него напрямую. Диалоговые окна архивирования и поиска могут оформляться индивидуально в соответствии с пользовательскими требованиями.

  • Полная информация в бизнес-контексте

    Большинство документов регистрируется, редактируется и распределяется в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Эти документы являются частью делопроизводства или обработки транзакций и как таковые подлежат управлению, сохранению и, в конечном итоге, архивированию вместе с документами другого происхождения и форматов (PDF, электронные письма, графики и т. д.). Doxis4 SmartOffice дополняет Microsoft Office важными функциями управления документами. Документы в полном объеме и в контексте делопроизводства и обработки транзакций сохраняются не в каталогах файлов, а в корпоративном хранилище контента Doxis4 и таким образом предоставляются в распоряжение всем соответствующим сотрудникам для просмотра, редактирования, контроля и разблокирования.

  • Интеграция с электронными папками и информационными потоками

    В комбинации с электронными папками, такими как папки клиентов или поставщиков, документы Office в Doxis4 можно быстро и структурировано выкладывать в подходящие реестры папок. Все документы и электронные письма одного клиента с запросами, заказами, встречными вопросами и другой важной информацией в таком скомпонованном виде предоставляются в бизнес-контексте, в том числе для коллег, привлеченных к торговой сделке или замещающих работника на время отпуска. При поиске к желаемой информации приводят содержимое и метаданные как документов и электронных писем, так и папок. 

  • Улучшенная совместная работа

    Взаимодействие и бизнес-процессы охватывают рабочие группы и выходят за пределы отделов. То же самое относится к управлению документами. Для поддержки ориентированного на проект и связанного с процессами режима работы Doxis4 предлагает корпоративное хранилище контента, которое предоставляет всем уполномоченным сотрудникам прямой доступ к документам. Это помогает в значительной степени избавиться от отнимающих много времени выяснений между коллегами, где можно найти документ, кто над ним сейчас работает или какая версия последняя. Надстроенное над ним встраивающееся приложение Doxis4 SmartOffice облегчает коллективное использование и редактирование офисных документов посредством таких специальных функций ЕМС, как поиск, регистрация/выгрузка, контроль версий, сохранение в архиве различных форматов (документ Word, PDF и т. д.) и преобразование в форматы для долгосрочного хранения. 

  • Универсальное администрирование

    Управление готовыми диалоговыми окнами для сохранения и поиска в Microsoft Office осуществляется централизованно в пакете Doxis4 iECM, а с помощью клиента для проектирования Doxis4 cubeDesigner их можно создавать или обновлять. Через клиента для проектирования Doxis4 диалоговые окна SmartOffice, среди прочего, можно снабжать правами доступа для определенных ролей, групп и отделов. Благодаря централизованно администрируемой платформе такого типа можно систематически, просто и эффективно реализовывать в Microsoft Office различные требования на предприятии.

Динамичная строка меню в стиле Microsoft

Doxis4 SmartOffice интегрируется в поддерживаемые продукты Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) в виде дополнительной строки меню. Таким образом, функциями Doxis4 для сохранения, поиска и редактирования документов Office можно пользоваться напрямую в привычном приложении. Строка меню и доступные функции согласовываются с текущим контекстом по типу Microsoft – редактировать, искать или сохранить документы – и, помимо того, могут конфигурироваться индивидуально. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Интегрированное окно сохранения

С помощью Doxis4 SmartOffice документы Office в любой момент можно переписать в хранилище контента Doxis4 через интегрированное окно сохранения, включая метаданные для бизнес-контекста и привязки к документам, а также, при необходимости, в виде персональной рабочей версии, к которой нет доступа у других пользователей. Благодаря автоматическому применению свойств документа и другим средствам ввода это происходит быстрее, чем «Сохранить как» в сложных структурах каталогов Windows, и обеспечивает заметное повышение эффективности операций. 

Списки совпадений для поисков

Через интегрированные, конфигурируемые окна поиска в Microsoft Office приложение Doxis4 SmartOffice просматривает все хранилище контента Doxis4 в поиске необходимой информации и документов. Полнотекстовый поиск, поиск по индексу или комбинированный поиск быстро приводят к подходящему бизнес-контексту даже при обширных наборах документов. Отображаемый в Microsoft Office список совпадений с документами Office и другими форматами предлагает быстрый, полный обзор результатов поиска и содержимого документов.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Общее редактирование и контроль версий

Doxis4 поддерживает работу с «живыми» документами в Microsoft Office от создания и изменения версий до архивирования для аудиторской проверки. Щелчком по строке меню SmartOffice документ с помощью функции регистрации/выгрузки защищается от одновременного редактирования коллегами. Затем изменения можно сохранить как собственную рабочую версию или в завершенной версии предоставить в распоряжение другим пользователям группы или всего предприятия.

PVS Büdingen

В организации PVS Büdingen используют архив, СУД, электронные папки, почтовые ящики, рабочий процесс, модуль сканирования (Capture), офисное приложение SmartOffice Plus из пакета Doxis4 iECM.

Читать »

Обзор Microsoft Office & Doxis4

Сохранение & индексация

  • Сохранение новых документов Office непосредственно из Microsoft Word, Excel и PowerPoint
  • Архивирование документов Office для аудиторской проверки, вкл. описательную, соответствующую предмету или процессу информацию (метаданные)
  • Предварительно определенные окна сохранения, списки выбора и поля ввода с предложенными списками в Office
  • Применение свойств документа Office в качестве параметров индексов с индивидуальным наложением
  • Поддержка множественных атрибутов, скрытых полей ввода, обязательных полей и заблокированных полей для окон сохранения

Поиск & отображение

  • Поиск по всему хранилищу контента Doxis4 непосредственно из Word, Excel и PowerPoint
  • Поиск по индексу атрибутов документов
  • Полнотекстовый поиск содержимого документов
  • Комбинированный поиск атрибутов и содержимого документов
  • Системные значения по умолчанию для полей поиска в Microsoft Office
  • Список совпадений с настраиваемой сортировкой, группировкой и фильтрацией, а также предварительный просмотр лучших ссылок в полном тексте, непосредственно в Microsoft Office
  • Открытие документов с помощью Microsoft Office и другого оригинального приложения (программа PDF, обработка изображений и т. д.) или с помощью клиентов Doxis4 (ОС Windows, веб, мобильный) и программы просмотра Doxis4

Редактирование & взаимодействие

  • Прямое редактирование документов из хранилища контента Doxis4 в Word, Excel и PowerPoint без дополнительного клиента Doxis4 или смены окон
  • Управление версиями с помощью функции выгрузки/регистрации для совместного использования документов
  • Преобразование документов Office в PDF с помощью функции Office и сохранение в качестве дальнейшей репрезентации
  • Преобразование документов Office в PDF, PDF/A и TIFF с помощью дополнительной функции Doxis4 PDF & TIFF Producer

Управление & администрирование

  • Свободно конфигурируемые окна сохранения и поиска
  • Централизованное управление диалоговыми окнами, пользователями и правами в клиенте администрирования
  • Скриптовая среда для обработки событий и расширенный режим настройки

Больше ECM для Microsoft

Оставаясь на протяжении многих лет «золотым партнером» Microsoft, компания SER поддерживает глубокую интеграцию решений Microsoft и пакета Doxis4 iECM. Наряду с Microsoft Office программа Doxis4 интегрирует другую комплексную поддержку ECM прямо в привычные пользовательские интерфейсы Microsoft: Благодаря интеллектуальным встраиваемым приложениям для Microsoft Outlook и разъемам для Microsoft SharePoint и Microsoft Dynamics NAV/AX пользователям Microsoft открыты все возможности.

Интеграция Doxis4 & Microsoft

Эксклюзивный +Content для зарегистрированных пользователей
Организация и автоматизация цифрового офиса - Doxis4 SmartOffice Plus
Информационная брошюра

Организация и автоматизация цифрового офиса - Doxis4 SmartOffice Plus

Информационная брошюра »
Способы интеграции пакета Doxis4 iECM - Интеграция Doxis4
Информационная брошюра

Способы интеграции пакета Doxis4 iECM - Интеграция Doxis4

Информационная брошюра »
Contact