www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Документы, папки и процессы – интегрированные функции ЕСМ для всех бизнес-приложений

Универсальная интеграция системы ECM с помощью Doxis4

По историческим и стратегическим причинам предприятия поддерживают неоднородную программную среду бизнес-приложений самых разных систем и производителей. Каждое из этих системных решений вырабатывает собственные данные и документы. Сюда же добавляются документы внешних бизнес-партнеров. Отдельное для каждого приложения хранение нерационально из-за наличия множества систем (ERP, финансовый учет, CRM, HR, CAD и т. д.), к тому же данные и документы зачастую попадают в контекст в результате перекрещивания приложений и процессов. Doxis4 предлагает универсальную платформу ECM, на которой можно управлять всеми бизнес-приложениями – от единого хранилища контента, электронных папок и управления задачами и бизнес-процессами (BPM) до управления знаниями.

Будучи открытой платформой ECM, Doxis4 поддерживает зависящие и не зависящие от производителя стандарты интерфейсов для различных бизнес-приложений на рынке. Преимущество универсальных разъемов для ERP, CRM и других состоит в том, что они могут настраиваться индивидуально в соответствии с требованиями к интерфейсам и остаются постоянными даже при смене бизнес-приложения. Их нужно лишь согласовать с новой системой.

За счет тесной интеграции бизнес-приложений и пакета Doxis4 iECM пользователи могут обращаться к содержимому хранилища контента Doxis4 непосредственно через свои привычные бизнес-приложения, такие как ERP, финансовый учет, CRM, HR, CAD и т. д., и наоборот, использовать данные бизнес-приложений через Doxis4.

Трудоемкая смена систем, сбои воспроизведения данных коммуникативными средствами, недостаточная поддержка процессов, избыточные массивы данных и проблемы с интеграцией с появлением Doxis4 уходят в прошлое.

Подробнее об универсальной интеграции ЕСМ

Ваши выгоды

  • Универсальные стандартные коннекторы для всех популярных бизнес-приложений
  • Глобальное хранилище содержимого для папок, документов и рабочих процессов
  • Унифицированный доступ из различных бизнес-приложений
  • Автоматическое применение данных из бизнес-приложений в Doxis4

Бизнес-приложения и ЕСМ

Буква «Е» в названии системы ECM означает Enterprise и подчеркивает корпоративное значение. Управление корпоративным информационным контентом приносит пользу при выполнении бизнес-процессов во всех сферах предприятия. Информацию, обрабатываемую в электронном виде в рамках коммерческой деятельности предприятия, можно разделить на структурированные (например, бухгалтерские проводки) и неструктурированные данные (например, документы, электронные письма). Полная информация по заявке, клиенту, сотруднику или транзакции охватывает оба типа. С учетом этого система ЕСМ представляет собой сосредоточенное на документах дополнение к бизнес-приложениям, ответственным за обработку данных. 

Бизнес-приложения – ERP, CRM & Co.

Структурированные данные, например основные данные, данные заявок или бухгалтерские проводки, регистрируются, редактируются и обрабатываются в специализированных бизнес-приложениях ERP, бухгалтерский учет, CRM или отраслевых специфических приложениях. Эти структурированные данные базируются на постоянной схеме данных и могут обрабатываться и анализироваться в большом количестве. Как только в процессы вовлекаются документы, созданные самостоятельно или из других источников, структурированная работа зачастую заканчивается. Документы попадают в хаотичные файловые системы, пересылаются в разных направлениях по электронной почте или остаются изолированными в исходной системе, где они доступны не для всех участников. 

Управление корпоративным информационным контентом – ЕСМ

Регистрация многих важных информационных объектов по бизнес-процессам и управление ими осуществляется в неструктурированных форматах; это могут быть документы, электронные письма, фотографии, видеозаписи и др. В основу неструктурированных данных не заложена какая-либо постоянная схема. В системе ЕСМ сохранение и обнаружение осуществляется с помощью описательных метаданных, которые могут автоматизированно предоставляться и привязываться через интерфейсы к другим бизнес-приложениям.

Пакет Doxis4 iECM позволяет регистрировать структурированные и неструктурированные информационные объекты вне зависимости от формата и источника, структурированно управлять ими в бизнес-контексте, сохранять для аудиторской проверки и в любой момент напрямую находить.

Интеграция ERP [выписка]

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (бывш. Agresso)
  • . . .

Планирование корпоративных ресурсов (Enterprise Ressource Planning = ERP)

Для многих бизнес-процессов пользователям систем ERP наряду со структурированными данными в ERP требуются также относящиеся к ним папки и бизнес-документация. Так, например, входящий заявочный документ используется для регистрации данных по заказу в ERP и затем – для выставления счета. Входящий документ со счетом необходим для бухгалтерской проводки и разрешения на оплату в ERP. В дальнейшем документы служат для поддержки бизнес-процессов и выполнения регуляторных предписаний.

Каждый сотрудник знает, как выглядят деловые будни без поддержки системы ЕСМ, когда документы и папки не интегрированы в ERP: документы разбросаны по всему предприятию, и бизнес-процессы работают с перебоями. В худшем случае допускаются ошибки, которые бы не возникли при полной осведомленности о положении вещей.

Поэтому планирование корпоративных ресурсов ERP нуждается в системе ЕСМ как в идеальном дополнении. Универсальная интеграция пакета Doxis4 iECM в любые системы ERP позволяет осуществлять полноценное и единое управление важными для предприятия документами в бизнес-контексте. Это повышает эффективность и экономичность бизнес-процессов, снижает коммерческие риски, оптимизирует быстродействие системы ERP и, не в последнюю очередь, сокращает эксплуатационные расходы на информационные технологии. Пользователи систем ERP получают ощутимую дополнительную выгоду, если могут обращаться к исходным документам из своего привычного интерфейса.

Типичные случаи применения для интеграции ERP:

Подробнее об интеграции ERP с Doxis4

Интеграция финансового учета [выписка]

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • . . .

Финансовый учет (FiBu)

Прямой доступ из вашего ПО финансового учета к документам для бухгалтерских проводок и транзакций в высшей степени облегчает торговые операции в бухгалтерии. Входящие счета (дебиторы) после сканирования могут автоматизированно обрабатываться вплоть до (полной) автоматизации. Преобразование в цифровую форму охватывает не только входящие, но и исходящие документы, например журналы, извещения, списки открытых позиций, выписки из банковских счетов и т. д. Через виртуальный вывод на печать они автоматически сохраняются для аудиторской проверки в архиве Doxis4. Таким образом, заблокированные принтеры и работы по подшивке и хранению документов остаются в прошлом. 

Типичные случаи применения для интеграции финансового учета:

Подробнее об интеграции финансового учета с Doxis4

Интеграция CRM [выписка]

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • . . .

Управление взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management = CRM)

Предприниматель, ориентирующийся на потребителя, должен хорошо знать своих клиентов. Структурированные данные клиента в системе CRM представляют собой чрезвычайную ценность, но являются лишь частью важной информации. Системы CRM преимущественно ориентированы на сбыт и маркетинг. Информация и документы из отдела аквизиции и выполнения заказа регистрируются и обрабатываются в ERP. Лицензии на все системы и/или модули есть не у всех сотрудников, которым нужен доступ к информации по клиенту. Деловая переписка с клиентом по электронной почте также доступна не всем, если она хранится в персональных почтовых ящиках или в разрозненных системах без ссылки на бизнес-процесс.

Интегрированная система управления корпоративным информационным контентом (iECM) в Doxis4 объединяет данные клиента в системе CRM с соответствующими документами и электронными письмами на всем предприятии. В зависимости от сценария интеграции возможен как доступ через систему CRM к документам, папкам, процессам и задачам в хранилище контента Doxis4, так и использование данных из системы CRM в Doxis4, например в скоросшивателях папок клиентов.

Обращение к папкам клиентов может осуществляться на выбор через систему CRM или через клиентов Doxis4. Вся информация, необходимая для выполнения задач по сбыту, маркетингу и обслуживанию клиентов, предоставляется в распоряжение в скомпонованном виде. Такой глобальный обзор клиентов – разумеется, в зависимости от прав доступа – создает основу для превосходного обслуживания клиентов и коммерческого успеха. Даже самому клиенту через клиентский портал могут предоставляться определенные документы из его папки клиента или соответствующая информация по продукту и обслуживанию. Для внештатных сотрудников предлагается мобильный клиент Doxis4, позволяющий обращаться к документам в пути или участвовать в бизнес-процессах.

Типичные случаи применения для интеграции CRM:

Подробнее об интеграции CRM с Doxis4

Интеграция E-Mail & Groupware [выписка]

  • IBM Notes (бывш. Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • . . .

E-Mail & Groupware

Решения для электронной почты и ПО для рабочих групп фокусируются на обмене данными и сотрудничестве. Большая часть деловой корреспонденции извне поступает по электронной почте. Между собой многие сотрудники смежных отделов также преимущественно общаются по электронной почте и дополнительно обмениваются данными через ПО для рабочих групп и платформы взаимодействия, такие как SharePoint. Однако межсистемный информационный обмен функционирует в недостаточной степени. Доступ к другим источникам информации, например к входящей почте или к документам и данным из системы ERP, возможен лишь с ограничениями. Принятые и отправленные электронные письма часто оказываются в персональном почтовом ящике или групповых почтовых ящиках и остаются недоступными в бизнес-контексте для других заинтересованных лиц. 

Doxis4 дополняет решения для электронной почты и ПО для рабочих групп важными функциями ECM, с помощью которых электронные письма полностью интегрируются в бизнес-процессы и выполняются требования по хранению. Входящие и исходящие электронные письма можно привязать к соответствующему бизнес-контексту, после чего они предоставляются в распоряжение в сопутствующих папках и процессах.  

Оставаясь в привычной программной среде, пользователи могут использовать дополнительные удобные функции ЕСМ для привязанного к контексту сохранения, поиска и отображения электронных писем и документов. Именно быстрое и целенаправленное обнаружение важной информации является одним из преимуществ Doxis4 – благодаря комбинации поиска по метаданным и невосприимчивого к сбоям полнотекстового поиска, которые в рамках корпоративного поиска используют в качестве источника информации корпоративное хранилище контента. 

Типичные случаи применения для интеграции E-Mail- & Groupware:

Подробнее об интеграции электронной почты и ПО для рабочих групп с Doxis4

Обзор интеграции ЕСМ с помощью Doxis4

Системные интерфейсы

  • Универсальные интерфейсы для популярных систем ERP, HR и CRM через Universal ERP Connector
  • Сертифицированные интерфейсы для SAP (ArchiveLink (BC-AL 6.20) / HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0/3.0)
  • Интегрированные модули и интерфейсы для Microsoft Office, Outlook, SharePoint и Dynamics NAV/AX
  • Универсальная интеграция почтовых и файловых серверов, а также SharePoint через Doxis4 Gateway Service
  • Другие коннекторы для открытых, не зависящих от производителя стандартов: CMIS, WebDAV, File Import и т. д.

Интеграция клиентов и порталов

  • Управление клиентами Doxis4 из предметного приложения через набор протоколов OLE, «горячие кнопки» или URL-адрес с обширным сценарием
  • Интеграция/вызов запросов к базе данных и элементов ActiveX в Doxis4 winCube
  • Веб-компоненты с поддержкой неоднородного контента/вызов URL-адреса (как для карт Google)
  • Интеграция портлетов в сайты для шаблонов и списков совпадений Doxis4
  • Естественная интеграция Википедии с контролем версий и функциями редактирования Doxis4

Прямое взаимодействие

  • Поиск в Doxis4 отмеченных терминов из любых приложений через кнопку быстрого вызова
  • Извлечение и применение информации в Doxis4 без программирования во внешних бизнес-приложениях по технологии отслеживания движений курсора (например, для среды терминалов)

Администрирование

  • Разгрузка баз данных и улучшенное быстродействие в ведущих системах
  • Межплатформенное приложение и сохранение данных
  • Межплатформенная регистрация пользователя через Kerberos
  • Принятие пользователей/групп из Active Directory/LDAP
Эксклюзивный +Content для зарегистрированных пользователей
Способы интеграции пакета Doxis4 iECM - Интеграция Doxis4
Информационная брошюра

Способы интеграции пакета Doxis4 iECM - Интеграция Doxis4

Информационная брошюра »
Contact