www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Автоматизированная обработка входящих счетов – надежно, эффективно и экономично

Оптимизация обработки счетов с помощью Doxis4

Счета в бумажном виде в среднем обходятся предприятию в 13 евро. Эта сумма складывается из затрат на оплату труда за ручную регистрацию, проверку, разнос и сдачу в архив входящих счетов. Счета в бумажном виде сначала зачастую копируются и отдаются на проверку в специализированные отделы. Затем относящиеся к счетам данные регистрируются в системах бухгалтерского учета и платежных оборотов. Происходят опечатки, что влечет за собой дальнейшие задержки.

Сюда же добавляются высокие затраты из-за недостаточных информационных возможностей между предприятиями, выставляющими счета, коллегами и начальством. Зачастую длинный маршрут движения счетов – особенно на предприятиях с разрозненными подразделениями – лишает возможности получить скидку за досрочный платеж. Несоблюдение сроков платежей может надолго испортить отношения с поставщиками. Страдает также планирование ликвидности, так как неизвестны в точности количество и размер кредиторских задолженностей. В таких условиях затруднительно, а порой и невозможно четкое планирование потока наличных денег.

С помощью Doxis4 InvoiceMaster вы автоматизированно и ежедневно обрабатываете текущие входящие счета – со ссылкой на заказ и без нее, а также частичные и сводные счета-фактуры и т. д. При этом размер счета может варьироваться от одной до нескольких сотен страниц (например, строительные счета). При взаимодействии разных коммуникативных средств включаются все входные каналы, начиная с писем, факсов, электронных сообщений и заканчивая электронными форматами обмена данных (ZUGFeRD). В зависимости от организации считывание и проверку счетов можно осуществлять децентрализованно и централизованно в виде «Общекорпоративной службы», представленной одним подразделением для всего предприятия.

1, 2, 3, 4 – проще не бывает

Процесс обработки входящих счетов можно разбить на 4 этапа:

  • сканирование входящих документов,
  • идентификация поставщиков и относящихся к бухгалтерии данных,
  • управляемая рабочим процессом проверка счетов и
  • архивирование документов для аудиторской проверки.

в начале цепочки процесса находится сканирование с помощью Doxis4 Capture. Поддерживаются разнообразнейшие сценарии сканирования от централизованного до разрозненного сканирования в разных подразделениях предприятия. После успешной проверки соблюдения порядка выставления счетов параллельно с обработкой счетов выполняется их надлежащее архивирование в хранилище контента Doxis4, а при использовании электронной папки Doxis4 – размещение в соответствующем реестре папки поставщика.

На следующем этапе осуществляется распознавание текста с помощью оптического считывания шрифта (оптическое распознавание символов). Теперь необходимые для обработки данные счетов могут быть считаны (извлечены) и проверены на достоверность (валидированы). Для этого используется Doxis4 InvoiceMaster Read. За счет комбинации порождающего и самообучающегося методов постоянно оптимизируется функция распознавания. Проверка также включает в себя обязательную информацию согласно § 14 Закона о налоге с оборота и внутренним корпоративным директивам. Неправильные счета можно забраковать уже на этом этапе. С помощью шаблонов для деловой корреспонденции можно автоматизированно создавать документы для отправки в электронном виде, по факсу и почте.

Установленные посредством оптического распознавания символов данные счетов, среди прочего, используются для классификации поставщиков и автоматически сравниваются с основными данными поставщиков в системе ERP и/или системе бухгалтерского учета. Счета международных поставщиков обрабатываются на соответствующем языке, с учетом валюты и в соответствии с действующими нормами налогообложения – разумеется, также с поддержкой SEPA.

Цель: Полная автоматизация

После успешной проверки счета со ссылкой на заказ по каждой позиции сравниваются с информацией о заказе в используемой системе ERP. При полном соответствии (отсутствие отклонений в ценах, количестве и т. д.) необходимые для бухгалтерии данные передаются в систему бухгалтерского учета. В завершение счета могут автоматизированно проводиться (полная автоматизация) и включаться в платежные системы.

Для необходимых в определенных случаях доработок предоставляется специальное рабочее место для валидации, которое с помощью выделения цветом и поисковых функций заметно облегчает поиск и корректировку ошибок как для поставщиков, так и для получателей счетов. После успешной валидации счета можно переводить в рабочий процесс контроля счетов. В зависимости от используемой системы ERP процесс контроля счетов может быть полностью (например, SAP посредством Doxis4 InvoiceMaster SAP Control) или частично интегрированным на технической базе Doxis4 InvoiceMaster Control.

Проверка счетов

В процессе контроля счетов осуществляется предметная и ценовая проверка, при необходимости выяснение, например в случае расхождений в цене и количестве, составление проводок для счетов без ссылки на заказ, утверждение или отклонение и завершающее архивирование с целью выполнения требований налогового права.

Последующий процесс деблокирования согласовывается с директивами предприятия: можно использовать как распространенный принцип «четырех глаз», так и глубоко разветвленные, многоступенчатые деблокирующие структуры с параллельным контролем на позиционном уровне. Само собой разумеется, Doxis4 InvoiceMaster Control предлагает урегулирование уполномоченными и поддержку групповых почтовых ящиков.

Книга регистрации поступающих счетов

Книга регистрации поступающих счетов в качестве неотъемлемой составной части Doxis4 InvoiceMaster Control предлагает краткие обзоры всех без исключения счетов, которые обрабатываются – как предварительно зарегистрированных, так и уже находящихся в процессе контроля.

Мобильное деблокирование счета

В дальнейшее ускорение процесса свой вклад вносит мобильное деблокирование счета. Для этого Doxis4 InvoiceMaster Control предлагает веб-приложение для деблокирования, которое можно использовать на смартфоне или планшете под управлением Windows, Apple iOS, Blackberry или Android.

После завершения контроля счета протокол обработки сохраняется в дополнение к уже заархивированному для аудиторской проверки счету. Необходимые для бухгалтерии данные и идентификаторы документов архивируются дополнительно к отчетному документу. Таким образом, весь процесс контроля счета может быть полностью воспроизведен в любой момент.

Структура автоматизированной обработки счета

Doxis4 InvoiceMaster предлагает все необходимые для этого функции в одном решении. За счет тесной интеграции во все популярные на рынке системы ERP, такие как SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX или Oracle E-Business Suite, вы приобретаете единое решение.

В автоматизированной обработке входящих счетов заложена техническая база для глобальной, охватывающей разные коммуникативные средства обработки всей входящей почты. Если еще добавить электронные папки, службу & управления задачами и управление документами, то можно реализовать управление корпоративным информационным контентом в рамках предприятия, которое позволяет оптимизировать все бизнес-процессы, сопровождаемые интенсивным документооборотом.

Подробнее об автоматизированной обработке входящих счетов

Ваши выгоды

  • Быстрая, качественная и малозатратная обработка входящих счетов
  • Вовлечение всех входных каналов: почта, электронная почта, факс
  • Пригодность для SEPA и формата ZUGFeRD
  • Наглядность и прозрачность благодаря обновляющейся книге регистрации входящих счетов
  • Проверка всей обязательной информации согласно § 14 Закона о налоге с оборота
  • Мобильное деблокирование через смартфон или планшет
  • Плавная интеграция в системы финансового учета и ERP
Схематическое представление автоматизированной обработки входящих счетов
Схематическое представление автоматизированной обработки входящих счетов

Doxis4 InvoiceMaster

Doxis4 InvoiceMaster основывается на трех главных модулях, которые могут использоваться по отдельности или в комбинации:

  • Doxis4 InvoiceMaster Read
    Высокоэффективный метод считывания и валидации всех главных и позиционных данных (предварительно подготовленный и самообучающийся)
  • Doxis4 InvoiceMaster Control
    Межсистемный контроль счетов и утверждение в рамках предприятия
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
    Интегрированный непосредственно в SAP контроль счетов и утверждение (вкл. веб-клиент для пользователей, не использующих SAP)

Возможности & достоинства

  • Виды документов, входные каналы и языки

    Doxis4 InvoiceMaster обрабатывает сметы расходов и счета поставщиков со ссылкой на заказ и без нее, частичные и сводные счета-фактуры и перерасчетные счета. При взаимодействии разных коммуникативных средств включаются счета, полученные через все входные каналы – от писем и факсов до электронных сообщений. Doxis4 под силу также обработка нового формата ZUGFeRD для электронных счетов. Поддержка SEPA – единая зона платежей в евро, разумеется, учтена! Продукт Doxis4 InvoiceMaster разработан для предприятий, действующих на международном уровне, и предлагается на многих языках.

  • Автоматизированная обработка вплоть до полной автоматизации

    Весь процесс считывания счетов с помощью Doxis4 InvoiceMaster в значительной степени выполняется автоматизированно: классификация и распознавание языка документов, извлечение необходимой для дальнейшей обработки информации и валидация. Комбинация различных методик анализа, самообучающегося метода и возможности «подготовки» неизвестных счетов непрерывно улучшают функцию распознавания. Механизмы валидации, как, например, проверка на полноту обязательной информации согласно § 14, контроль согласования и сравнение исходных данных и счетов с системой ERP, заблаговременно отлавливают ошибки, сокращая тем самым затраты при последующем контроле и деблокировании счетов. Счета со ссылкой на заказ при соответствии могут целиком обрабатываться автоматизированно, вплоть до полной автоматизации.

  • Проверка и деблокирование счета

    Doxis4 InvoiceMaster поддерживает самые разные сценарии деблокирования, так что процессы деблокирования можно соответствующим образом реализовывать для любого предприятия или любой организационной структуры. Можно использовать как распространенный принцип «четырех глаз», так и глубоко разветвленные, многоступенчатые деблокирующие структуры с параллельным контролем на позиционном уровне. Кроме того, в случае выяснения в любой момент можно «спонтанно» интегрировать в процесс контроля других исполнителей. Само собой разумеется, урегулирование уполномоченными и поддержка групповых почтовых ящиков также входят в объем функций Doxis4 InvoiceMaster Control. С помощью независимого от устройства веб-приложения или напрямую по электронной почте (Doxis4 Mobile Workflow Access) Doxis4 InvoiceMaster обеспечивает независимое от времени и места участие в деблокировании счетов.

  • Графический анализ данных

    Нажатием кнопки в Doxis4 InvoiceMaster можно создавать предварительно сконфигурированные деловые отчеты со столбиковыми, круговыми, линейными и точечными диаграммами, которые предоставляют текущую картину процесса расчетов и показывают потенциал для улучшений: Насколько эффективно протекает процесс обработки входящего счета? Где возникают факторы, тормозящие процесс? Для каких счетов возникает угроза потери скидки? Насколько высока квота полной автоматизации для счетов со ссылкой на заказ? Таким образом, Doxis4 может способствовать не только оптимизации обработки отдельных счетов но и улучшению системы регулирования, а также повышению эффективности процесса в целом.

  • «Готов к выставлению счетов в электронном виде»

    Известная аудиторская компания EBNER STOLZ подтверждает, что Doxis4 выполняет правовые требования к электронным счетам согласно § 14 абз. 1 Закона о налоге с оборота. Тестирование, проведенное аудиторами, подтверждает, что проверенный программный продукт Doxis4 «при соответствующем применении и в сочетании со специфическими организационными проверками у клиента Doxis4 обеспечивает надлежащую обработку и архивирование входящих и исходящих электронных счетов согласно требованиям § 14 абз. 1 Закона о налоге с оборота в соответствии с положениями Закона о дальнейшем упрощении налогового законодательства от 2011 г., а также дополнительными разъяснениями Федерального министерства финансов в письме от 2 июля 2012 г.». Вывод компании EBNER STOLZ: «Проверенные модули программного пакета Doxis4 iECM могут считаться адекватными и функциональными для надлежащего ведения бухгалтерского учета».

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки

    Весь процесс автоматизированной регистрации, распределения, контроля и проводки входящих счетов прозрачно протоколируется и архивируется для аудиторской проверки. При использовании архива Doxis4 осуществляется автоматизированное управление сроками хранения, так что обязательные для хранения документы надежно сохраняются согласно законодательным, внутренним служебным и специфическим отраслевым директивам по соблюдению обязательств. Гарантия безопасности подтверждается также сертификатом IDW PS 880, выданным пакету Doxis4 iECM всемирно известной аудиторской компанией Deloitte & Touche. Таким образом, электронное архивирование для аудиторской проверки в Doxis4 осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов.

Ваши преимущества с автоматизированной обработкой счетов

Полностью автоматизированная обработка счетов вплоть до полной автоматизации (для счетов со ссылкой на заказ).
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL использует интегрируемую сис­тему ЕСМ от SER в разных отделах. Свое применение находят электрон­ные папки, архивирование, проверка счетов и руководство KTQ.

Читать »
PVS Büdingen

В организации PVS Büdingen используют архив, СУД, электронные папки, почтовые ящики, рабочий процесс, модуль сканирования (Capture), офисное приложение SmartOffice Plus из пакета Doxis4 iECM.

Читать »
DER Touristik

Используя свое решение Doxis4, группа компаний каждый год автоматически обрабатывает более полумиллиона входящих счетов и архивирует все расчетные документы в архиве SER для аудиторской проверки.

Читать »
Dürr Dental AG

Компания Dürr Dental AG автоматизировала обработку накладных и входящих счетов и интегрировала решение Doxis4 в ведущую систему IFS-ERP.

Читать »

Вход в автоматизированную обработку входящей почты

Обработка входящих счетов предопределена для входа в автоматизированную обработку входящей почты в рамках предприятия. Doxis4 InvoiceMaster технически базируется на универсальном решении Doxis4 Inbound Center.

Doxis4 Inbound Center позволяет автоматизированно регистрировать и распределять всю входящую корреспонденцию, электронные письма и факсы предприятия. Сканированные документы в бумажном виде и электронные документы собираются в одном месте в рамках лишь одного процесса, таким образом устраняется сбой воспроизведения данных коммуникативными средствами. Описанное решение находит свое применение не только в крупных концернах, но и активно распространяется на предприятиях мелкого и среднего бизнеса.

Преимущества налицо: упраздняются сроки доставки и хранения. Все документы без сбоя воспроизведения данных коммуникативными средствами сразу же после поступления попадают в делопроизводство и обработку транзакций. Таким образом заметно ускоряется обработка транзакций. Документы привязываются к процессу, через который можно напрямую вызывать всю остальную информацию. 

Подробнее о глобальной обработке входящей почты с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Устранение сбоя воспроизведения данных коммуникативными средствами за счет многоканальной обработки
  • Автоматизация посредством классификации содержимого
  • Быстрое соотнесение и распределение, ускоряющие делопроизводство и обработку транзакций и повышающие информационные возможности
  • Прямая интеграция в бизнес-процессы

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Doxis4 im Überblick

Rechnungslesung (Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • Medienübergreifende Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen über unterschiedlichste Kanäle (Papier, Fax, E-Mail, ZUGFeRD)
  • Verarbeitet unterschiedlichste Rechnungsformate (Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Teil- und Sammelrechnungen)
  • Unterstützt frühes und spätes Erfassen
  • OCR-Erkennung für gescannte Belege
  • Extraktion aller verarbeitungsrelevanten Informationen (z.B. Lieferanten und Rechnungsempfänger, Kopf- und Stammdaten, Positionen etc.)
  • Überwachte und vollautomatische Verbesserung der Erkennungsleistung
  • Vollständige SEPA-Integration (Zusätzliche Felder für IBAN und BIC, Prüfroutine für Bankverbindung des Lieferanten auch für IBAN)
  • Validierung und Prüfung gemäß §14 UStG sowie weiterer hinterlegter Richtlinien
  • Komfortabler Validierungsclient zur Prüfung und Korrektur der Belege
  • Unabhängig von eingesetzten ERP-System und dem eingesetzten Archivsystem
  • Unterstützt zahlreiche Sprachen, Währungen und Steuersätze
  • Abgleich mit Stammdaten der ERP-Systeme (zertifizierte SAP-Schnittstelle, universelle Schnittstelle für alle anderen ERP-Systeme)

Rechnungsprüfung (Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
  • Konfigurierbare Freigabestrategien
    • einstufig/mehrstufig
    • automatische Bearbeiterfindung
    • Freigabestufen und Betragsgrenzen
    • Erkennen und Prüfen von Preis- und Mengenabweichungen
    • Vier-Augen-Prinzip
  • Arbeit mit Gruppen- und Einzelpostkörben (direkte Zustellung)
  • Hilfe bei der Kontierung durch Vorschläge und Suchdialoge
  • Geteilte Kontierungslisten (Eigene Kontierungsdaten/sonstige Kontierungsdaten)
  • Controlling durch Berichte und Historie
  • Flexible Eskalationsmechanismen
  • Individuelle Kommentare je Prozessschritt
  • Erstellung von Dokumenten für Lieferantenkorrespondenz
  • Parallele Freigabe durch Zustellung des Vorgangs an mehrere Mitarbeiter
  • Vertretungsregelung
  • Mobile Prozessteilnahme mit moderner Weboberfläche
  • Integration in die Doxis4-Clients Doxis4 winCube und Doxis4 webCube
  • SEPA-fähig: Unterstützt sowohl IBAN/BIC als auch Kontonummer/BLZ

Schnittstellen

  • Zertifizierte Schnittstelle zu SAP
  • universelle Schnittstelle zu allen anderen ERP-Systemen (Universal ERP Connector)
  • Flexibler Einsatz – auch mit Fremdarchiven
  • Komfortable Übernahme von Vorgangsdaten in die SAP GUI mittels Doxis4 SAP Remote Control
Contact