www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Автоматизированный переход от бумажного документа к цифровому почтовому ящику

Электронная обработка входящей почты с помощью Doxis4

Решающую роль в эффективных процессах предпринимательства играет быстрый и точный ввод входящих документов в письмах, по факсу и т. п. в дальнейшее делопроизводство. Обработка входящей документации с помощью Doxis4 обеспечивает универсальную общую обработку всей входящей почты по всем каналам: от регистрации и архивирования до распределения между уполномоченными службами на предприятии.

Перекрестная электронная обработка без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами с помощью Doxis4 экономит время, ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы, увеличивает прозрачность операций и статуса обработки и, не в последнюю очередь, улучшает качество регистрации. За счет упразднения ручного распределения в бумажном виде и непродуктивных стереотипных видов деятельности, например регистрации данных вручную, сортировки почты и т. п., можно заметно сократить время исполнения и расходы.

Входящие документы вместе с метаданными попадают в делопроизводство непосредственно после преобразования в цифровую форму. Становится возможной работа без сбоя воспроизведения данных коммуникативными средствами и постоянного метания между «бумажным миром» и рабочим местом с дисплеем.

Ход автоматизированной обработки входящей почты: в начале цепочки процесса находится сканирование с помощью Doxis4 Capture. Поддерживаются разнообразнейшие сценарии сканирования от централизованного до разрозненного сканирования в разных подразделениях предприятия. Оцифрованные документы автоматизированно привязываются к правильным получателям и/или правильной организационной структуре посредством базирующегося на содержании, обучающегося и ручного метода. Важную информацию можно извлечь из структурированных документов и валидировать. Для классификации и извлечения используются высокоточные и чрезвычайно эффективные технологии – базирующаяся на содержании обучающаяся методика в комбинации с методами на основе свода правил.

В рамках обработки входящей документации с помощью Doxis4 регистрацией (сканированием) бумажных документов занимается модуль Doxis4 Capture. Электронные документы и потоки данных интегрирует Doxis4 Inbound Center с модулем Doxis4 InputConnect. В Doxis4 InboundMaster документы привязываются по содержанию и автоматически считываются все необходимые данные.

Подробнее об обработке входящей почты с помощью Doxis4

Ваши выгоды

  • Ежедневная обработка всех без исключения текущих входящих документов
  • Автоматизированная классификация, извлечение и привязка к бизнес-процессам, задачам и контактным лицам
  • Глобальная готовность к выдаче справок за счет доступа ко всей информации в режиме реального времени
  • Незначительные периоды обработки и выполнения

Возможности & достоинства

  • Универсальное решение для входящей почты и других массивов документов

    Обработка входящей почты с помощью Doxis4 подходит для разнообразных сфер применения, связанных с входящими документами по почте, факсу, электронной почте и т. д. К этому относится автоматическая индексация документов для сохранения в электронном архиве или хранилище контента. В комбинации с электронными папками и электронной обработкой транзакций входящие документы можно автоматически привязывать к соответствующим процессам (например, обработка заявок, ликвидация убытка и т. д.) и к соответствующим папкам (например, папки клиентов, папки поставщиков и т. д.). В значительной степени автоматизированно может обрабатываться кредиторская и дебиторская входящая почта. Отдельные бизнес-процессы при обработке заявок и выполнении заказов могут быть автоматизированы посредством полного анализа содержимого документов с помощью классификации и извлечения. 

  • Автоматическая классификация

    Классификация необходима для автоматической смысловой привязки документов к бизнес-сферам, отделам, получателям, товарным сферам и т. д. Комбинация различных методов (например, классификация шаблонов, классификация по ассоциативному поиску, классификация по формальному идентифицирующему коду, классификация по размерам изображения и категоризация на базе фраз) позволяет использовать все важные свойства документов для оптимальной привязки всего спектра документов – от структурированных формуляров до неструктурированного произвольного текста.

  • Интеллектуальный метод извлечения

    Doxis4 использует также надежный обучающийся метод при автоматизированном считывании данных, связанных с контекстом (извлечение). Даже при изменениях в размещении или плохом качестве оригинального документа гарантируется высокая достоверность результата. На основании образцов документов Doxis4 InboundMaster изучает контекст, в котором находится соответствующая информация, и на этой основе определяет в результате важные сведения даже в незнакомых документах. Помимо того, используются другие интеллектуальные методы извлечения: высшим достижением является табличное извлечение, с помощью которого можно автоматизированно считывать даже сложные, многостраничные таблицы. Инновационный многопрофильный анализ и адресный анализ служат для сравнения со стандартными массивами данных и/или с эксклюзивными данными.

  • Надежная валидация

    Автоматическая проверка (валидация) считанных ранее данных осуществляется локально (например, действительные интервалы значений, ограничения формата, метод контроля с использованием контрольных форматов и т. п.), а также путем сравнения с базами данных и онлайновыми массивами данных. При этом за счет импорта, например основных данных, и динамической интеграции эксклюзивных оперативных данных всегда гарантируется максимальная актуальность и безопасность при валидации. Если документ когда-то не удалось полностью считать автоматизированно, считанные данные могут подтверждаться, дополняться или корректироваться на рабочем месте Doxis4 InboundMaster. 

  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки

    Вся обработка входящей почты прозрачно протоколируется, и документы архивируются для аудиторской проверки. При использовании архива Doxis4 осуществляется автоматизированное управление сроками хранения, так что обязательные для хранения документы надежно сохраняются согласно законодательным, внутренним служебным и специфическим отраслевым директивам по соблюдению обязательств. Гарантия безопасности подтверждается также сертификатом IDW PS 880, выданным пакету Doxis4 iECM всемирно известной аудиторской компанией Deloitte & Touche. Таким образом, электронное архивирование для аудиторской проверки в Doxis4 осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных (GoBS), а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов.

Возможные сценарии применения

Doxis4 поддерживает основные сценарии применения в контексте современной обработки входящей почты.

Применение на предприятии

Внедрение на предприятии: централизованно (в одном подразделении), децентрализованно
(в разрозненных подразделениях) или с распределением (на отдельные участки/отделы).

Аутсорсинг через поставщиков услуг

Внедрение у поставщика услуг (хостинг) – предоставление всей обработки входящей документации (в частности «считывание») полностью или частями клиентам/мандантам.

Общекорпоративная служба/инсорсинг

Консолидация и централизация в рамках общего обслуживания центральным отделением компании/концерна. Дополнительно также существует возможность инсорсинга, т. е. передачи в распоряжение внешним мандантам.

Contact