www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl

Управление документами с Doxis4

Сопровождаемые интенсивным документооборотом процессы без поддержки электронной системой управления документами (СУД) в большинстве случаев могут выполняться только последовательно, они непрозрачные, подвержены ошибкам и отличаются длинными маршрутами. Эти и другие недостатки компенсирует система управления документами Doxis4.

До появления финальной версии документа и возможности его архивирования для аудиторской проверки зачастую требуются многочисленные этапы обработки и открытия доступа к объектам – часто также от различных участников. СУД Doxis4 предоставляет функции управления документами для всех предметно-ориентированных и привязанных к событиям бизнес-процессов: от управления шаблонами через комментарии для обработки неизменяемых форматов (PDF, TIFF и т. д.) до простого доступа к документам и обмену ими. В комбинации с Doxis4 Content Repository, Doxis4 eAkte и Doxis4 SmartOffice можно заменять каталоги файлов и разрозненные системы архивирования.

Интеллектуальное решение для ежедневной работы с Microsoft Office

Пользователи ощущают преимущества СУД Doxis4 уже при создании документов. Непосредственно из MS Office пользователь может с помощью Doxis4 SmartOffice осуществлять поиск предметно-ориентированных и относящихся к процессам документов и информации, которые помогут при составлении новых документов и в лучшем случае послужат шаблоном, нуждающимся лишь в дополнительной адаптации. Здесь же находит применение независимое от формата архивирование хранилища контента Doxis4, которое позволяет архивировать наряду с форматом для аудиторской проверки (PDF, TIFF и т. д.) соответствующие оригинальные файлы из Word, Excel & и пр. Это экономит пользователю массу рабочего времени, так как не нужно заново формировать каждый документ.

Стандартизированное составление документов позволяет управлять шаблонами в Doxis4 – например напрямую из электронной папки клиента Doxis4 или с помощью функции шаблонов в Doxis4 SmartOffice. При этом шаблоны Doxis4 предлагают намного больше, чем простые, согласованные с логотипом компании шаблоны писем. Напрямую из шаблонов выводятся такие атрибуты документов, как направление (входящие/исходящие) и заглавие/тема. Если, к примеру, пользователь начинает новую переписку с бизнес-партнером, то созданный на основании шаблона документ в формате Word уже снабжен такой основной информацией, как имя и адрес партнера. При создании отчета о статусе проекта самые важные параметры проекта передаются в шаблон. Это предотвращает ошибки с самого начала. Создавать новые документы удается намного быстрее. Эффективность шаблонов Doxis4 полностью раскрывается в сочетании с электронными папками. С одной стороны, шаблоны могут быть заранее сопряжены с реестрами для повышения эффективности сохранения в архиве, с другой стороны, сохранение может использоваться в определенных реестрах или предварительно определенных типах документов и для запуска информационных потоков, например при создании итогового отчета по проекту.

Совместная обработка «живых» документов

Многие документы создаются на протяжении длительного времени и/или при взаимодействии с другими участниками. В результате появляются различные версии документов, которыми необходимо управлять. Для этого Doxis4 предлагает глобальное управление версиями, которое может различать основные и рабочие версии. Щелкнув в Doxis4 по «Редактировать», пользователь получает доступ для редактирования соответствующего документа, и тот тем самым блокируется для других пользователей, но остается доступным для поиска. После успешного редактирования и регистрации Doxis4 автоматически создает новую версию документа. В зависимости от сценария использования либо сам пользователь непосредственно определяет, идет ли речь о рабочей версии или о новой главной версии, либо это осуществляется при поддержке процесса посредством деблокирующей технологической схемы. При необходимости в любой момент возможно обращение к предыдущим версиям документа – в случае чего можно снова активировать более раннюю версию в Doxis4.

Взаимодействие с временными рабочими средами

Основой надежного совместного редактирования служит точно детализированное управление правами вплоть до уровня объекта, которое четко определяет, кто и какие версии видит, кто и где вносит изменения или кто может выгрузить документ. Комфортную поддержку для совместной работы предлагает функция организации так называемых рабочих сред. В свете современных решений по взаимодействию Doxis4 предлагает возможность запуска своего рода временных проектных папок, которые могут содержать самые разные документы, процессы и объекты и к которым есть доступ у всей рабочей группы. Чтобы не нужно было самому постоянно проверять, не был ли уже отредактирован определенный документ коллегами, предлагается служба уведомлений, которая, как своего рода функция подписки, немедленно сообщает по электронной почте об изменениях определенных документов или же о реестрах папок. Так что все участники проекта всегда в курсе событий с минимальными затратами времени. Если проект закрыт, можно снова удалить рабочую среду, а совместно созданное содержимое передать в архив – только в конечной редакции или же с его версиями в процессе создания.

С помощью функции контрольного журнала Doxis4 регистрирует для аудиторской проверки, кто и когда создает, добавляет, редактирует, просматривает, изменяет или удаляет какие-либо документы. Все этапы обработки остаются прозрачными за счет протоколирования. Это может быть важно как для ведомственного контроля с правовыми и внутренними предписаниями, так и для решения вопросов ответственности при возникновении конфликтов или в страховых случаях.

В комбинации с архивом Doxis4 система управления документами Doxis4 охватывает весь жизненный цикл документов – от создания и обработки с контролем версий до финализации и надежного долгосрочного хранения. Сюда добавляется управление дополнительными копиями документов (визуальным воспроизведением), привязками документов и цифровыми подписями. Идеальным дополнением к СУД Doxis4 являются электронные папки, на базе которых можно реализовывать управление любыми папками и деловой документацией на уровне отделов, проектов, транзакций и предметной ориентации, и функции рабочего процесса для автоматизированного управления и контроля бизнес-процессов, сопровождаемых интенсивным документооборотом.

Подробнее о системе управления документами Doxis4

Ваши выгоды

  • Широкие возможности для хранения в архиве и обработки «живых» документов
  • Контроль рабочих и основных версий
  • Развернутые опции примечаний с практичной функцией обзора
  • Интеллектуальное управление шаблонами

Система управления документами в контексте архитектуры Doxis4

Важные функции Doxis4 для управления документами и для совместной работы в команде (взаимодействия) предоставляют Служба СУД и Служба хранилища. Рациональными дополнениями обычно являются Служба отношений для организации рабочих сред, Служба интеллектуального анализа текстов для ассоциативного полнотекстового поиска и Служба уведомлений для автоматизированного оповещения, например при внесении изменений в документы и папки. Расширить объем функций, среди прочего, можно с помощью Службы ILM для управления всем жизненным циклом документов или Службы импорта файлов для автоматизированного приема большого количества документов.

Возможности & достоинства

  • Контроль версий и регистрация/выгрузка

    Для прозрачной обработки документов, которые создаются на протяжении длительного времени и/или при взаимодействии с несколькими исполнителями СУД Doxis4 предлагает глобальное управление версиями. При этом могут различаться главные и рабочие версии (major/minor versions), для которых можно также определять различное санкционирование доступа, например на уровне отделов. Механизм регистрации/выгрузки обеспечивает автоматическое сохранение новой версии документа после каждого редактирования. Благодаря этому исключается непреднамеренная перезапись содержимого и отредактированных документов. В зависимости от сценария использования либо сам пользователь непосредственно определяет, идет ли речь о рабочей версии или о новой главной версии, либо это осуществляется при поддержке процесса документооборота посредством деблокирующей технологической схемы. При необходимости в любой момент возможно обращение к предыдущим версиям. Тесное взаимопроникновение архива Doxis4 и функций СУД способствует тому, что при работе с «живыми» документами необновляемую версию можно в любой момент «заморозить» и затем заархивировать для аудиторской проверки.

  • Интеграция Microsoft Office

    Офисные будни невозможно представить без пакета офисных приложений Microsoft Office. Само собой разумеется, что принятие и сохранение документов, таблиц, презентаций и электронных писем из приложений Microsoft Office в хранилище контента Doxis4 относится к стандартным функциям Doxis4. Но со встраиваемым приложением Doxis4 SmartOffice Plus интеграция в приложения Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint заходит намного дальше: дополнительно к комфортному сохранению документов встраиваемое приложение предлагает поиск уже заархивированных документов, удобный список совпадений с уже знакомыми по Doxis4 возможностями фильтра, функцию регистрации/выгрузки, прямой доступ к управлению шаблонами в Doxis4 и создание дополнительных копий документов (визуальное воспроизведение), например версии в PDF. При этом пользователи используют все функции непосредственно в привычной среде MS Office.

  • Интеллектуальное управление шаблонами

    Управление шаблонами в Doxis4 вносит свой вклад в стандартизацию составления и сохранения документации как в пределах клиентов Doxis4, так и через Doxis4 SmartOffice. Шаблоны Doxis4 позволяют выводить из шаблона такие основные атрибуты документа, как направление (входящие/исходящие) и заглавие/тема, и принимать главное содержимое, например адресных данных, номеров операций и т. д., непосредственно в создаваемый документ. Это ускоряет создание новых документов и одновременно помогает избежать при этом ошибок. В электронных папках шаблоны могут быть сопряжены с определенными реестрами для повышения эффективности сохранения в архиве, кроме того, сохранение может использоваться в определенных реестрах или предварительно определенных типах документов и для запуска информационных потоков, например при создании итогового отчета по проекту.

  • Комментарии и обзор комментариев

    На документах – также и в неизменяемых форматах PDF и TiFF – можно размещать комментарии, например примечания, заметки, штемпели, стрелки и тексты, подобно привычной работе с документами в бумажном виде. При этом для каждого пользователя создается собственный уровень комментариев, который можно также снабдить индивидуальными правами. Но в отличие от документов в бумажном виде комментарии в Doxis4 не становятся фиксированной частью документа, а находятся на собственных уровнях (это можно сравнить со съемными прозрачными пленками) и при необходимости могут быть скрыты – большое преимущество, например, для договоров, содержимое которых не должно изменяться. Удобный обзор комментариев даже в случае объемных документов позволяет держать в поле зрения текущие изменения и не терять общий контроль.

  • Поиск информации и независимый от места нахождения доступ

    Доступ к редактируемым документам осуществляется с помощью поиска по индексу и полнотекстового поиска в клиентах Doxis4 или напрямую из приложений Microsoft Office (см. Интеграция Microsoft Office). Если при поиске по индексу определенные папки или документы разыскиваются быстро и целенаправленно, то полнотекстовый поиск (интеллектуальный анализ текстов) просматривает все содержимое документов. Поиск документов и папок охватывает все без исключения присоединенные массивы, «живые» документы, а также заархивированные для аудиторской проверки объекты. Управление документами с помощью Doxis4 обеспечивает большие преимущества предприятиям с несколькими подразделениями: доступ к документам отделяется от хранения. Документы всегда доступны независимо от места нахождения, опционально также с помощью веб-клиента или мобильного клиента – при условии наличия прав доступа!

  • Рабочие среды и функция подписки

    Для совместной обработки документов и папок Doxis4 предоставляет возможность, например через службу отношений, определять общие рабочие среды (Workspace), а также соответствующие структуры каталогов, и управлять ими. Для совместной работы над проектом (взаимодействия) можно сохранять своего рода временную проектную папку, содержащую самые разные документы, процессы и объекты, доступ к которым предоставляется проектной группе исполнителей из разных подразделений. Оптимальное предоставление информации участникам обеспечивают автоматизированные оповещения при изменениях документов или появлении новых документов в каталогах проекта, отправляемые через службу уведомлений. С помощью функции подписки пользователи сами могут определять подлежащие контролю документы, каталоги, папки или поисковые процессы и вид изменений, информацию о которых они хотят получать. После завершения проекта можно снова удалить такую рабочую среду и заархивировать совместно созданное содержимое – в виде финальных версий или со всеми этапами обработки.

  • Механизмы безопасности и защита доступа

    Права доступа к «живым» документам, изменению, удалению и т. п. можно предоставлять по нисходящей вплоть до уровня отдельного документа, но, например, при использовании электронных папок это осуществимо также на уровне реестров и папок. Персональная авторизация и аутентификация пользователя, кодовое представление SSL взаимодействия «клиент-сервер», а также принятие полномочий из третьих систем (например, протокола LDAP), как правило, обеспечивают безопасность при обработке. С помощью функции контрольного журнала осуществляется регистрация для аудиторской проверки относительно того, кто и когда добавлял, просматривал, изменял или удалял какие-либо документы. Так что все этапы обработки остаются прозрачными за счет протоколирования.

Работа, как с документами в бумажном виде

При передаче процессов, сопровождаемых интенсивным документооборотом, в полную электронную обработку, разумеется, не стоит отказываться от таких привычных вспомогательных средств, как текстовые маркеры, заметки, штемпели и т. п. Doxis4 предоставляет все эти возможности обозначений в цифровой форме, в виде так называемых комментариев.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Обзор комментариев позволяет быть в курсе дела

Практичный обзор комментариев наглядно показывает все комментарии в форме списка. Двойным щелчком вы напрямую попадаете в нужное место. Это большое преимущество как раз в случае таких объемных документов, как договоры, технические условия и т. п. Вам теперь не нужно перелистывать 80-страничный документ, чтобы найти все замечания, указания и записи коллег.

Интеллектуальная офисная интеграция

Дополнительная офисная интеграция от Doxis4 соединяет офисные приложения Microsoft Word, Excel и PowerPoint непосредственно с хранилищем контента Doxis4. Через дополнительные меню и диалоговые окна в строке меню офисных приложений можно сохранять документы и искать их по всему хранилищу. Поиск, создание, редактирование, включая контроль версий – все это непосредственно из привычной офисной среды без обходных маршрутов через файловую систему.

Test
PreviewLupe
Screen
BAUHAUS AG

В 2007 году компания BAUHAUS AG внедрила в юридическом отделе электронную правовую папку. Сегодня система управления делопроиз­водством на базе Doxis4 регулирует все коммуникационные процессы в рамках юридического отдела.

Читать »
Eissmann Group Automotive

Компания Eissmann выбрала для корпоративного использования пакет Doxis4 iECM от SER.

Читать »
PVS Büdingen

В организации PVS Büdingen используют архив, СУД, электронные папки, почтовые ящики, рабочий процесс, модуль сканирования (Capture), офисное приложение SmartOffice Plus из пакета Doxis4 iECM.

Читать »
EDEKA Nord

Компания EDEKA Nord управляет планами, актами приемки, договорами, текущими счетами своих рынков и т. п. в так называемых электронных папках объектов, чтобы быстро и удобно размещать документы без излишней работы с бумагами.

Читать »
DB Systel

Благодаря системе управления контентом в железнодорожной отрасли (BCM) на базе Doxis4 концерн Deutsche Bahn реализует специфические приложения для многотысячных пользователей.

Отчет о проекте »
LBS

На сегодняшний момент в системе Doxis4 ССК находится уже 43 млн документов. 300 сотрудников ССК работают с электронными папками, например с папкой накоплений на строительство, кредитной папкой, правовой папкой.

Читать »
Stadtwerke Bielefeld GmbH

Основой для единого, структури­рованного сохранения документов, постоянного доступа и необходимой оптимизации процессов стало внед­рение электронной строительной папки (EBA) на базе Doxis4.

Читать »
Город Гёттинген

Город Гёттинген доверяет «электрон­ному правительству» и при поддержке SER внедрил в первые организацион­ные единицы электронного ведения документации.

Читать »
DHL Express

Компания DHL с 2010 года использует универсальную корпоративную программу СУД на базе Doxis4, чтобы вместе с партнером НР формировать один из самых крупных в мире архивов коммерческих документов.

Читать »
SEW-Eurodrive

Компания SEW Eurodrive во всем мире использует СУД /архив, международ­ную сетевую инфраструктуру хранения и другие решения SER для оптимизации процессов.

Отчет о проекте »

Обзор управления документами с помощью Doxis4

Система управления документами

  • Глобальный контроль версий (главные/рабочие версии)
  • Перекрещивающееся управление шаблонами
  • Общие рабочие среды (Workspace), например для временных проектных папок (служба отношений)
  • Автоматическое оповещение при изменении документов и сохранении новых документов в соответствующих каталогах (служба уведомлений)
  • Поиск во всех без исключения присоединенных массивах с помощью поиска по индексу и полнотекстового поиска
  • Разнообразные возможности комментариев (примечания, заметки, штемпели, прямоугольники, стрелки и тексты)
  • Уровни комментариев с индивидуальными правами доступа
  • Практичный обзор комментариев
  • Функция регистрации/выгрузки
  • Широкомасштабные опции для сохранения и индексации документов (например через клиентов Doxis4, подсоединение сканера, автоматизированный импорт файлов)

Интеграция Microsoft Office

  • Функциональное расширение пакета MS Office за счет важных функций управления документами
  • Использование непосредственно из MS Office через Doxis4 SmartOffice
  • Структурированное сохранение документов в архиве с привычными по Doxis4 диалоговыми окнами и параметрами архивирования
  • Поиск по всему набору документов – не ограниченный документами Office
  • Регистрация/выгрузка, включая последующий контроль версий
  • Создание дополнительных форматов
  • Доступ к управлению шаблонами Doxis4 непосредственно из Microsoft Office

Степень соответствия/безопасность

  • Предоставление права доступа к «живым» документам, изменению, удалению и т. п. по нисходящей вплоть до уровня отдельного документа
  • Надежное взаимодействие «клиент-сервер» (на базе SSL)
  • Функция контрольного журнала для регистрации всех без исключения этапов обработки
  • Сертифицированное архивирование для аудиторской проверки (IDW PS 880)
Эксклюзивный +Content для зарегистрированных пользователей
Организация и автоматизация цифрового офиса - Doxis4 SmartOffice Plus
Информационная брошюра

Организация и автоматизация цифрового офиса - Doxis4 SmartOffice Plus

Информационная брошюра »
Contact