www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Архивирование электронной почты

Конец хаотическому складированию – архивирование электронной почты с помощью Doxis4.

Хаотическое складирование электронной почты в персональных почтовых ящиках не только создает для компаний серьезные проблемы с точки зрения соблюдения нормативных требований, но и существенно осложняет бизнес-процессы. Результат – непрозрачность и высокие бизнес-риски, например, если важные письма случайно удалены и больше не могут быть найдены.

Компании не должны подвергать себя им. Doxis4 – это современное программное решение, с помощью которого вы можете хранить электронные письма вместе с приложениями с защитой от изменений, структурированно и контекстно-зависимо, а также предоставлять общекорпоративный доступ к ним, в том числе из сторонних приложений. При этом у вас есть множество возможностей эффективного архивирования электронной почты: от ручного, пользовательского архивирования непосредственно из почтового ящика до основанного на правилах архивирования и комплексного журнального архивирования. Ниже представлены разнообразные возможности архивирования электронной почты с помощью Doxis4:

Пользовательское архивирование непосредственно из почтового ящика

С помощью Doxis4 пользователи могут быстро и просто, а также с учетом бизнес-процессов и бизнес-контекста архивировать любые электронные письма без необходимости покидать для этого привычную рабочую среду и персональный почтовый ящик. Это можно сделать перетаскиванием &в клиентах Doxis4, а также с помощью интеллектуальных расширений в Microsoft Outlook или IBM Notes.

Интегрированная проверка подобия обеспечивает, что одни и те же письма не сохраняются в архиве Doxis4 многократно разными получателями. Кроме того, у пользователей имеются разнообразные аналитические возможности, с помощью которых они могут выполнять поиск документов, файлов и т. д. в Doxis4 из Microsoft Outlook или IBM Notes и получать к ним прямой доступ.

Серверное архивирование электронной почты

Кроме того, с помощью архивирования с Doxis4 можно автоматически (по определенным правилам) архивировать всю деловую переписку. Наконец, существует возможность автоматического удаления архивированных электронных писем или замены их на ссылки. При этом компании получают преимущество в виде ощутимой разгрузки почтового сервера.

Благодаря автоматизированному серверному архивированию электронной почты пользователи получают гибко настраиваемую систему. В первую очередь фильтрация выполняется по возрасту электронной почты. Затем определенные правила могут расширяться и дополняться множеством других критериев, таких как размер электронных писем, формат приложений и другие характеристики электронных писем. Компаниям эта функция полезна, например, при отделении деловой переписки от личной. Можно, например, определить в почтовом ящике папку «Частные», которая будет исключена из архивирования.

Журнальное архивирование: полное архивирование всех входящих и исходящих электронных писем

Для соблюдения нормативных требований предлагается серверное архивирование всех входящих и исходящих электронных писем с защитой от изменений. Doxis4 обеспечивает это благодаря журнальному архивированию, при котором ни одно письмо с деловой информацией (например, счетами, договорами, протоколами заседаний), на которое распространяются установленные законом сроки хранения коммерческой переписки, не будет потеряно или случайно удалено. Посредством протоколирования компании могут документально подтверждать отправление и/или получение ими определенных электронных писем в юридических целях. Лица, уполномоченные на проведение аудита, быстро получают в свое распоряжение соответствующие данные согласно законодательным требованиям, таким как Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD), Налоговый кодекс (AO) или Торговый кодекс (HGB) в рамках экономического и производственного аудита. Кроме того, электронные письма и их вложения могут конвертироваться в формат данных для длительного хранения (например, TIFF, PDF и PDF/A), при этом они в течение многих лет остаются доступными для чтения.

Подробнее об архивировании электронной почты с помощью Doxis4

Преимущества для вас

  • Архивирование электронной почты с помощью Doxis4: от ручного архивирования до архивирования на основе правил и журнального архивирования
  • Гибкие функции архивирования электронной почты (на пользовательской и/или серверной стороне)
  • Структурированное хранение электронной почты с защитой от изменений, соблюдением нормативных требований и учетом бизнес-контекста
  • Глубокая интеграция в Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 и IBM Domino/Notes
  • Снижение нагрузки на почтовый сервер

Возможности & достоинства архивирования электронной почты с помощью Doxis4

  • Гибкие возможности архивирования

    Ручное архивирование электронной почты возможно одним щелчком мыши. При этом у вас есть три функции: «Как последнее архивирование», «Как последнее архивирование из текущей папки» или «С последним шаблоном архивирования». Тем самым пользователи экономят много времени; они также могут выполнять одновременное архивирование любого количества электронных писем.

    В рамках серверного архивирования электронной почты с помощью Doxis4 пользователи получают преимущество в виде гибкого определения правил архивирования (например, по размеру электронных писем, формату приложений, а также любым условиям в отношении свойств электронных писем). При этом правила могут иметь исключения. Пользователи могут определить исключения без необходимости в совершенно новых определениях правил для этих особых случаев.

    Кроме того, существует возможность журнального архивирования всех входящих и исходящих электронных писем вместе с приложениями с защитой от изменений.

  • Снижение нагрузки на почтовый сервер

    Благодаря серверному архивированию электронных писем с последующим удалением их из исходной системы нагрузка на почтовый сервер существенно снижается. На сервере остаются только наборы файлов с именами файлов, атрибутами и привязкой. Это существенно облегчает работу и сокращает время технического обслуживания, резервного копирования и восстановления. Кроме того, компании экономят пространство для хранения и достигают существенной экономии затрат.

  • Быстрый анализ

    Функциональность для анализа архивированных в Doxis4 электронных писем и их вложений, а также других объектов, относящихся к бизнес-транзакциям (документы, файлы и т. д.), интегрирована непосредственно в Microsoft Office и IBM Notes. Опционально пользователям предоставляется возможность полнотекстового поиска, с помощью которого они могут выполнять анализ не только по тексту электронных писем, но и по их вложениям, допускающим возможность поиска.

  • Сертифицированная защита от изменений

    Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету Doxis4 iECM сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Это означает, что электронное архивирование электронной почты выполняется согласно Принципам надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD), а также Налоговому кодексу (AO) и Торговому кодексу (HGB) с защитой от изменений.

    Сертифицированная безопасность с защитой от изменений в сочетании с подробной процедурной документацией, гибкими сроками хранения, отслеживаемостью изменений и цифровыми подписями – это основа для соблюдения нормативных требований и долгосрочной защиты электронных писем, которые необходимо хранить в соответствии с юридическими требованиями или по другим причинам.

Пакет Doxis4 сертифицирован компанией Deloitte & Touche по стандарту IDW PS 880

Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету ПО Doxis4 Enterprise Content Management от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Тем самым клиенты SER получают подтвержденную безопасность и гарантию того, что электронное архивирование осуществляется с защитой от изменений и в соответствии с Принципами надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD) а также Налоговым кодексом (AO) и Торговым кодексом (HGB).

Подробнее о сертификации Doxis4 по IDW PS 880

Контекстно-зависимая обработка и архивирование электронной почты

Чем точнее электронное письмо сопоставляется клиенту, проекту, открытой бизнес-транзакции и т. д., тем точнее и эффективнее может выполняться последующая обработка. Doxis4 поддерживает компании в этом и обеспечивает защищенное архивирование, а также точное сопоставление электронных писем с бизнес-процессами, включая контекст, в котором появляется электронное письмо. Например, если в электронном письме речь идет о коммерческом предложении, контекстом будет соответствующая транзакция в системе ERP. Сопоставление выполняется по большей части автоматически и непосредственно интегрируется в почтовый клиент (например, Microsoft Outlook).

Fraport AG

Компания Fraport AG использует долгосрочное архивирование на базе Doxis4. Уже при переходе на современное поколение продукта архив вмещал 8,7 млн. документов общим объемом 1,3 ТБ.

Отчет о проекте »
SEW-Eurodrive

Компания SEW Eurodrive во всем мире использует СУД /архив, международ­ную сетевую инфраструктуру хранения и другие решения SER для оптимизации процессов.

Отчет о проекте »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL использует интегрируемую сис­тему ЕСМ от SER в разных отделах. Свое применение находят электрон­ные папки, архивирование, проверка счетов и руководство KTQ.

Читать »
Dürr Dental AG

Компания Dürr Dental AG автоматизировала обработку накладных и входящих счетов и интегрировала решение Doxis4 в ведущую систему IFS-ERP.

Читать »

Обзор архивирования электронной почты с помощью Doxis4

Ручное архивирование электронной почты с помощью Doxis4

  • Бесшовная, глубокая интеграция в Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013, а также IBM Lotus Notes
  • Клиентское ручное архивирование электронной почты с метаданными (индексными данными) и приложениями в бизнес-контексте
  • Конвертация электронных писем в форматы PDF или PDF/A
  • Поиск по атрибутам документов, опциональный полнотекстовый поиск по содержимому документов
  • Избежание дублирования архивирования различными получателями электронных писем (проверка подобия)
  • Многоуровневая контекстуализация для электронных писем
  • Возможность многоуровневого отбора и архивирования множества электронных писем
  • Возможность автоматического удаления архивированных электронных писем в почтовой системе

Серверное архивирование электронной почты с помощью Doxis4

  • Интеграция в Groupware Microsoft Exchange исходная система IBM Lotus Domino
  • Автоматическое архивирование электронной почты на основе правил
  • Определение любых условий для выбора подлежащих архивированию электронных писем
  • Журнальное архивирование (опционально – исключение внутренних электронных писем)
  • Автоматическое удаление и частичное удаление электронных писем из исходной системы
  • Опциональный полнотекстовый поиск (в том числе в приложениях) с помощью ключевых слов и дополнительных функций
  • Разделение и удаление файлов PST или банков данных почтовых архивов Notes
  • Архивирование и восстановление отдельных объектов и целых папок

У вас есть вопросы об архивировании электронной почты или Doxis4?

Мы будем рады предоставить вам персональную консультацию об архивировании электронной почты или управлении корпоративным информационным контентом с помощью Doxis4! С помощью нашей контактной формы вы сможете, не принимая на себя никаких обязательств, получить дополнительную информацию или согласовать дату для презентации Doxis4.

Мы будем рады ответить на ваш запрос!

 

Contact