www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Архивирование электронной почты

Конец хаотическому складированию – архивирование электронной почты с помощью Doxis4.

Хаотическое складирование электронной почты в персональных почтовых ящиках не только создает для компаний серьезные проблемы с точки зрения соблюдения нормативных требований, но и существенно осложняет бизнес-процессы. Результат – непрозрачность и высокие бизнес-риски, например, если важные письма случайно удалены и больше не могут быть найдены.

Компании не должны подвергать себя им. Doxis4 – это современное программное решение, с помощью которого вы можете хранить электронные письма вместе с приложениями с защитой от изменений, структурированно и контекстно-зависимо, а также предоставлять общекорпоративный доступ к ним, в том числе из сторонних приложений. При этом у вас есть множество возможностей эффективного архивирования электронной почты: от ручного, пользовательского архивирования непосредственно из почтового ящика до основанного на правилах архивирования и комплексного журнального архивирования. Ниже представлены разнообразные возможности архивирования электронной почты с помощью Doxis4:

Пользовательское архивирование непосредственно из почтового ящика

С помощью Doxis4 пользователи могут быстро и просто, а также с учетом бизнес-процессов и бизнес-контекста архивировать любые электронные письма без необходимости покидать для этого привычную рабочую среду и персональный почтовый ящик. Это можно сделать перетаскиванием &в клиентах Doxis4, а также с помощью интеллектуальных расширений в Microsoft Outlook или IBM Notes.

Интегрированная проверка подобия обеспечивает, что одни и те же письма не сохраняются в архиве Doxis4 многократно разными получателями. Кроме того, у пользователей имеются разнообразные аналитические возможности, с помощью которых они могут выполнять поиск документов, файлов и т. д. в Doxis4 из Microsoft Outlook или IBM Notes и получать к ним прямой доступ.

Серверное архивирование электронной почты

Кроме того, с помощью архивирования с Doxis4 можно автоматически (по определенным правилам) архивировать всю деловую переписку. Наконец, существует возможность автоматического удаления архивированных электронных писем или замены их на ссылки. При этом компании получают преимущество в виде ощутимой разгрузки почтового сервера.

Благодаря автоматизированному серверному архивированию электронной почты пользователи получают гибко настраиваемую систему. В первую очередь фильтрация выполняется по возрасту электронной почты. Затем определенные правила могут расширяться и дополняться множеством других критериев, таких как размер электронных писем, формат приложений и другие характеристики электронных писем. Компаниям эта функция полезна, например, при отделении деловой переписки от личной. Можно, например, определить в почтовом ящике папку «Частные», которая будет исключена из архивирования.

Журнальное архивирование: полное архивирование всех входящих и исходящих электронных писем

Для соблюдения нормативных требований предлагается серверное архивирование всех входящих и исходящих электронных писем с защитой от изменений. Doxis4 обеспечивает это благодаря журнальному архивированию, при котором ни одно письмо с деловой информацией (например, счетами, договорами, протоколами заседаний), на которое распространяются установленные законом сроки хранения коммерческой переписки, не будет потеряно или случайно удалено. Посредством протоколирования компании могут документально подтверждать отправление и/или получение ими определенных электронных писем в юридических целях. Лица, уполномоченные на проведение аудита, быстро получают в свое распоряжение соответствующие данные согласно законодательным требованиям, таким как Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD), Налоговый кодекс (AO) или Торговый кодекс (HGB) в рамках экономического и производственного аудита. Кроме того, электронные письма и их вложения могут конвертироваться в формат данных для длительного хранения (например, TIFF, PDF и PDF/A), при этом они в течение многих лет остаются доступными для чтения.

Подробнее об архивировании электронной почты с помощью Doxis4

Преимущества для вас

  • Архивирование электронной почты с помощью Doxis4: от ручного архивирования до архивирования на основе правил и журнального архивирования
  • Гибкие функции архивирования электронной почты (на пользовательской и/или серверной стороне)
  • Структурированное хранение электронной почты с защитой от изменений, соблюдением нормативных требований и учетом бизнес-контекста
  • Глубокая интеграция в Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 и IBM Domino/Notes
  • Снижение нагрузки на почтовый сервер

Возможности & достоинства архивирования электронной почты с помощью Doxis4

  • Гибкие возможности архивирования

    Ручное архивирование электронной почты возможно одним щелчком мыши. При этом у вас есть три функции: «Как последнее архивирование», «Как последнее архивирование из текущей папки» или «С последним шаблоном архивирования». Тем самым пользователи экономят много времени; они также могут выполнять одновременное архивирование любого количества электронных писем.

    В рамках серверного архивирования электронной почты с помощью Doxis4 пользователи получают преимущество в виде гибкого определения правил архивирования (например, по размеру электронных писем, формату приложений, а также любым условиям в отношении свойств электронных писем). При этом правила могут иметь исключения. Пользователи могут определить исключения без необходимости в совершенно новых определениях правил для этих особых случаев.

    Кроме того, существует возможность журнального архивирования всех входящих и исходящих электронных писем вместе с приложениями с защитой от изменений.

  • Снижение нагрузки на почтовый сервер

    Благодаря серверному архивированию электронных писем с последующим удалением их из исходной системы нагрузка на почтовый сервер существенно снижается. На сервере остаются только наборы файлов с именами файлов, атрибутами и привязкой. Это существенно облегчает работу и сокращает время технического обслуживания, резервного копирования и восстановления. Кроме того, компании экономят пространство для хранения и достигают существенной экономии затрат.

  • Быстрый анализ

    Функциональность для анализа архивированных в Doxis4 электронных писем и их вложений, а также других объектов, относящихся к бизнес-транзакциям (документы, файлы и т. д.), интегрирована непосредственно в Microsoft Office и IBM Notes. Опционально пользователям предоставляется возможность полнотекстового поиска, с помощью которого они могут выполнять анализ не только по тексту электронных писем, но и по их вложениям, допускающим возможность поиска.

  • Сертифицированная защита от изменений

    Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету Doxis4 iECM сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Это означает, что электронное архивирование электронной почты выполняется согласно Принципам надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD), а также Налоговому кодексу (AO) и Торговому кодексу (HGB) с защитой от изменений.

    Сертифицированная безопасность с защитой от изменений в сочетании с подробной процедурной документацией, гибкими сроками хранения, отслеживаемостью изменений и цифровыми подписями – это основа для соблюдения нормативных требований и долгосрочной защиты электронных писем, которые необходимо хранить в соответствии с юридическими требованиями или по другим причинам.

Пакет Doxis4 сертифицирован компанией Deloitte & Touche по стандарту IDW PS 880

Всемирно известная аудиторская компания Deloitte & Touche выдала пакету ПО Doxis4 Enterprise Content Management от SER сертификат согласно стандарту IDW PS 880. Тем самым клиенты SER получают подтвержденную безопасность и гарантию того, что электронное архивирование осуществляется с защитой от изменений и в соответствии с Принципами надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным (GoBD) а также Налоговым кодексом (AO) и Торговым кодексом (HGB).

Подробнее о сертификации Doxis4 по IDW PS 880

Контекстно-зависимая обработка и архивирование электронной почты

Чем точнее электронное письмо сопоставляется клиенту, проекту, открытой бизнес-транзакции и т. д., тем точнее и эффективнее может выполняться последующая обработка. Doxis4 поддерживает компании в этом и обеспечивает защищенное архивирование, а также точное сопоставление электронных писем с бизнес-процессами, включая контекст, в котором появляется электронное письмо. Например, если в электронном письме речь идет о коммерческом предложении, контекстом будет соответствующая транзакция в системе ERP. Сопоставление выполняется по большей части автоматически и непосредственно интегрируется в почтовый клиент (например, Microsoft Outlook).

Dürr Dental AG

Компания Dürr Dental AG автоматизировала обработку накладных и входящих счетов и интегрировала решение Doxis4 в ведущую систему IFS-ERP.

Читать »
SEW-Eurodrive

Компания SEW Eurodrive во всем мире использует СУД /архив, международ­ную сетевую инфраструктуру хранения и другие решения SER для оптимизации процессов.

Отчет о проекте »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL использует интегрируемую сис­тему ЕСМ от SER в разных отделах. Свое применение находят электрон­ные папки, архивирование, проверка счетов и руководство KTQ.

Читать »
Fraport AG

Компания Fraport AG использует долгосрочное архивирование на базе Doxis4. Уже при переходе на современное поколение продукта архив вмещал 8,7 млн. документов общим объемом 1,3 ТБ.

Отчет о проекте »

Обзор архивирования электронной почты с помощью Doxis4

Ручное архивирование электронной почты с помощью Doxis4

  • Бесшовная, глубокая интеграция в Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013, а также IBM Lotus Notes
  • Клиентское ручное архивирование электронной почты с метаданными (индексными данными) и приложениями в бизнес-контексте
  • Конвертация электронных писем в форматы PDF или PDF/A
  • Поиск по атрибутам документов, опциональный полнотекстовый поиск по содержимому документов
  • Избежание дублирования архивирования различными получателями электронных писем (проверка подобия)
  • Многоуровневая контекстуализация для электронных писем
  • Возможность многоуровневого отбора и архивирования множества электронных писем
  • Возможность автоматического удаления архивированных электронных писем в почтовой системе

Серверное архивирование электронной почты с помощью Doxis4

  • Интеграция в Groupware Microsoft Exchange исходная система IBM Lotus Domino
  • Автоматическое архивирование электронной почты на основе правил
  • Определение любых условий для выбора подлежащих архивированию электронных писем
  • Журнальное архивирование (опционально – исключение внутренних электронных писем)
  • Автоматическое удаление и частичное удаление электронных писем из исходной системы
  • Опциональный полнотекстовый поиск (в том числе в приложениях) с помощью ключевых слов и дополнительных функций
  • Разделение и удаление файлов PST или банков данных почтовых архивов Notes
  • Архивирование и восстановление отдельных объектов и целых папок

У вас есть вопросы об архивировании электронной почты или Doxis4?

Мы будем рады предоставить вам персональную консультацию об архивировании электронной почты или управлении корпоративным информационным контентом с помощью Doxis4! С помощью нашей контактной формы вы сможете, не принимая на себя никаких обязательств, получить дополнительную информацию или согласовать дату для презентации Doxis4.

Мы будем рады ответить на ваш запрос!

 

Contact