Перед внедрением оптического архива вся почта в бумажном виде попадала в делопроизводство. Ежедневно регистрировалось от 50 до 100 почтовых поступлений в бумажном виде. Было очень трудно определить конкретного исполнителя по конкретному процессу. Поиск бумажных документов в традиционных вместительных регистраторах был обременительным и отнимал много времени. Исполнителям приходилось долго разыскивать документы, которые им были действительно нужны. Внедрение СУД/архива должно было обеспечить хранение документов для аудиторской проверки и возможность воспроизведения всех изменений в документах. Кроме того, был важен свободный выбор системы хранилища.